カテゴリー別アーカイブ: RPA

RPA導入日記~RPAあるある~

 爆発的にRPAが拡大しています。2018年はRPA元年と言っても過言ではないと思います。但し、当初と目論見が違った、目測を誤ったなどの体験をされた方も多いと思います。そんな”当初の○○と違った”というあるあるを自分の推測も入りますが、まとめてみました

1.RPAを導入したら人は要らないよね?

 経営者の方に多いと思いますが、RPAを導入したら、”人が要らなくなるので人の行き場に困る”、と悩んだ方もいらっしゃるのではないかと思います。

 実際には、RPA開発者を増やすなど、逆に人の頭数が増えたケースすらあるのではないかと思います。

RPAの効果は導入業務の種類、または対応の仕方で効果の出方が大幅に変わるので、現実的には”人が要らなくなるケースもある”ということにとどまるものだと思います。それよりRPAの導入目的をどこに置くのかが一番問題なのだと思います。

 敢えて付け加えるとRPAを起動させる人はどうしても必要です(やり方次第でそうでないケースもありますが・・・)。

2.AIと違うの?

 RPAとAIを混同される方がいますが、RPAとAIは違います。但し、新しいテクノロジーとして同じカテゴリーで話されるケースもあると思いますが、厳密には全然違います。重要なのはRPAとAIをどう連携していくか?ということに尽きます

3.RPAは止まらないよね?

これは止まります。RPAのデモで動画を準備している方も多くいらっしゃいますし、動画のみでデモすると割り切っている方もいらっしゃると思います。重要なのはエラーを防ぐ(止まらないようにする)努力と起こってしまった時に回復する仕組みの構築です

4.RPAはユーザー(システム部門以外)で開発できるよね?

これはできるということもできます。開発する内容、そして選択したRPAとの相性次第になります。後、もちろんユーザーの質も影響します。ただ総じていうと難しいと言わざるおえないとは思います「この○○RPAはユーザーが開発できます」という触れこみのセミナーにも参加したことがありますが、セミナー開発会社が社内で行ったであろう啓蒙活動や教育活動は他の会社でできるとは限りません。但し、ユーザーがRPA開発するのは究極的な理想形ではあるので、SEとの協業、融合を追い求めるのは当然の流れになるかとは思います

5.RPAは業務が人より早いよね?

これも業務によります。そしてRPAのシナリオにもよります。私の場合には業務自体を再構築しつつ、エクセルマクロと組み合わせてなるべくスピードアップする努力をしています。RPA機種によるとは思いますが、RPAにエクセル処理をさせると人間より遅いと感じることもあります。当然、エクセル内の処理はエクセルで行った方が早いので、スピードを意識する場合、どうしてもエクセルマクロとの連携は重視せざるおえません

以上、思いつくまま羅列しましたが、続編を書くことがあるかもしれません

最後に、どんな”あるある”が生まれてこようとRPAと人間の協業の流れは止まることはないと思います。長文でしたが、最後まで読んで頂きありがとうございました。

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RPA導入日記~期待効果と割り算~

今回はRPAの導入による効果について記事を書きたいと思う

以前、雑誌にある企業のRPA導入事例が特集されていたので、購入して読んでみたことがある。何故、その記事に興味を持ったかというと、その企業はRPAベンダーも兼ねていて、話しを聞いたことがあったからだ。

話しを聞いた時にはその企業の売りはユーザー自身がRPAを開発したということだったが、実際の記事内ではまずは”年間○千時間の業務削減”の文字に目を引かれた

ところが、記載してあったロボット数で削減時間を割ると1ロボットあたり月3時間ほどの時間にしかならない

プログラミング経験が無いユーザーが一からロボットを作成したことを考えると、3時間程の効果では到底、作成に当たっての学習時間や作成時間自体も回収が困難だとは思ったが、よくよく文章を追いかけていくと”社員をストレスから解放する”とのその会社のRPA導入方針が記事内で強調されていた。実は時間ではなく人自体の働き方を変える意図が主だったことを理解した

つまり、何が言いたいかというと、RPAの導入効果については”時間だけに囚われてはいけない”ことなのだが、まずは自分のRPA導入経験の中で、時間だけでは測定できない効果が出た例を以下に列挙していきたい

1.滅多に行われない業務のRPA化

普段は行わない業務のRPA化が喜ばれたことがある。一見、不思議な感じはするが、普段行わないだけに、その業務を行う必要が出た時にはユーザーは一からマニュアルを見ながら行うらしく、それが相当苦痛だったらしい

.月初1時間の削減

普段は暇だが、月末や月初は殺人的に忙しいという人も世の中多いと思うが、そんな業務集中の時期に1時間でも削減できると相当負担が減るのは間違いない。前述の月3時間削減のロボットにも通じる話だが、月初の前月の売掛金・集計業務を1時間だけ自動化したら大変感謝された

3.業務のタイマー化

毎日、決まった時間に行わなくてはいけない業務なのに、ついつい業務の多忙さに追われて忘れがちな業務をタイマー化(デスクっトップ型RPAをサーバー型のように使う方法についてはまた別途解説したい)したことで、”うっかり”が無くなり大変喜ばれた

自分の体験の中で代表して挙げるとしたらこんなところだが、他のも挙げたらきりがないだろう。

確かに削減時間が多ければRPAを導入する理由になりやすいだろう。ただ導入してすぐに大幅な削減にはつなげるのは難しく、最初はコストがかさ張るのが常だと思う

なので、まずは総削減時間を考える前に、RPAの導入によってどう働き、どう効果を上げたいのかをよく考え、RPAに何をさせるのかをよく考えていくのが、重要なことだし、RPA導入成功の近道になっていくと思う

最後に付け加えるが、最終的には総時間をどの位削減するのかを導入・運用の出口として絵を描いておくのは忘れないようにしておきたい

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RPA導入日記~エクセル連携~

最近ではRPA衰退期とも言われているが、納得する部分もある

何故かというと、理由は様々だと思うが、RPAを導入するだけでは、ベンダーが言っていたようには簡単に業務改善にならないのが分かってきたからだと思う

では何故、業務改善につながらないのか?

 ・業務フローの分析が足らなかったのでは?

 ・業務自体を見直すべきでは?

なども当然言われると思うが、今やエクセルが業務のインフラになってるケースが多いことも大きな壁になっているように思える。RPAの案件として日常的に使っているエクセルファイルとERPをRPAを通じて連携するような話はごまんとあると思うが、今回はこの壁だけに焦点を当てて話を進めたい

この壁については大きく分けて2種類ある

・既存のエクセル資産を活かせず、RPAへの投入データをうまく作れない

・RPAでエクセルを動かしたとしても業務処理の速度が遅い

前者については特に多いのは1つのシートでデータを入力したり、計算したり、集計したりしているケースが当てはまると思う。こういった場合には当然、データの型式がテーブル型式のようなRPAが順次読み込める形になっていないのが大きな障害になる

後者の場合には、当然、エクセルの操作はエクセル自体で行った方が早いのでマクロとの連携が課題になる

この2つ問題の解決を考える際に、解決が早いのはもちろん後者だ

無理にRPAでの処理に固執せず、エクセルマクロと連携すればよい

ただ、RPA機種によるが、RPAで処理した方が処理スピードが出る、もしくは簡単に処理を作成できる場合もあるので注意が必要だ(Uipathの場合にはCSV読込が簡単に設定できる、マクロの場合にはコードを何行も書く必要がある)

後、既存のエクセルマクロはRPAに置き換えるという方針の会社もあるようだから、考え方は色々とあるのだろう

前者の場合には解決は簡単ではない。資産として活かせないエクセルの多くは”可読性”が著しく低いからだ。直そうにも読み解くのに相当な時間がかかる。

この可読性の問題については語ろうとすればいくらでも語れそうだが、この場では僭越ながらアドバイスのようなものを一文記して終わりたい

”とにかく新しくエクセルを作成し直す勇気を持つこと”

ユーザーが長い間、信じて使ってきたエクセルでも新たに作った方が多くのケースで解決が早いと思う

新たなエクセルを使う過程で新たな業務の視点も必ず見えてくると思う

それがRPAの醍醐味なのだとも思ったりする

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RPA導入日記~待ち処理~

RPAと人ととの間には何が一番違いがあるか?

それはもちろん頭脳の部分であるのは言うまでもないが、RPAを開発する上で一番意識しなくてはいけないのは~目~であると思う

人間は自分の目を通じて自然と”待ち処理”をしている

ここが一番のポイントだと思う

テキストボックスへの入力一つを取っても、実は人間は自然と目を通じてテキストボックスが入力可能になったかを判断している

この待ち処理をうまくRPAに組み込めないと”空振り”が起こりエラーが起こってしまう

自分も最初、IDとpasswordを入力する処理だけで躓いてしまった

何故かというとログインというボタンを押した後にIDとpasswordの入力画面が出てくるまでの待ち処理をうまく入れられず、IDのテキストボックスが入力する前にIDを入力してしまっていたのだ

では待ち処理を作るコツというのはあるのだろうか?

今日は待ちとしての処理をWebサイトを想定して以下に羅列したい

・待ち時間を入れるーこれが一番オーソドックスではあるが、なるべく秒数を短くする工夫は積み上げたい。言うまでもなく工夫しないとRPAの処理が遅くなってしまう

・待ち処理の目安となる画像を見つけるー次の画面、テキストボックスなどが現れるまでに、何らかのマークのような画像が出ているケースがある。Uipathであればその画像を登録しておけば、画像が現れている間は処理を待ってくれる

・タブキーによる移動やエンターキーなどのキー操作をうまく組み合わせる

・独自ルールを見つけるーこんな文字が現れる、こんな画像が現れる、そんな待ち処理のルールを動画の観察などを通じて見つけて分岐処理や繰り返し処理を設定する

残念ながら4つしか今回は羅列できないが、RPAを作成する上では待ち処理と付き合うのが大きなポイントが間違いない

RPA機種によって違いがあるので、具体的に提言できることは少ないが、少なくとも次の事は言えるだろう

”人間の業務の仕方を動画などを通じて研究に研究を重ねること”

この作業を積み重ねることで自分なりの待ち処理の作り方のコツをつかめてくると思う

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RPA導入日記~10と2の法則2

10と2の法則とはいつも自分でRPAを開発する際に心がけていることだ

詳細を説明する前に以下、背景となることを述べたいと思う

1.RPAの対象業務はこれまでのシステム化対象業務と違う

2.対象業務の実施者は極端に忙しい、もしくは複雑な業務を行っている

3.世の中、RPAを実際の業務で行っているところを見たことが無い人が大勢

要はこれまでのような業務ヒアリングの仕方は通じないし、ヒアリングを受けている人も期待はするもののあまりピンと来ていない。まともな業務マニュアルの類を提出してもらえることもあまり期待できないだろう

他の言葉で言い変えると、忙しい、もしくは、人への説明が難しいような業務を行っているので、まともに聞いてもシステム化にのるような答えを得るのは難しい。さらに言えばRPAといってもどうしても半信半疑なので、あまり答えるモチベーションもない

逆に、聞く方も聞いてもあまり相手の言うことが良く分からない。何より、使われている言葉が良く分からいだろう。業務の現場で行われていることそのものだからだ。図に落とそうにも何一つかけなかったりする。なので共通言語が何一つ生まれない

そんな時にどうしたらいいか?

とにかく聞いた範囲でRPAを作ってデモしてみることが重要だと思う

目的は2つ

1つは自分の為だ

RPAに業務を載せる為にはある程度の業務の整理が必要だ。

RPAに投入するデータを作成するところから、無理やり業務を系統立てて整理していかねばならない

そして、あれこれ想像しながらRPAシナリオを描いていくと不思議と相手の言っていたことが理解できてきたり、その次に聞くべきことが見えてくる

2つ目は相手との共通言語を作る為だ

RPAの動きを見た業務ユーザーは、RPAと自分の動きを照らし合わせながら次に説明が必要な部分が良く見えてくる。そして、何より重要なのはRPAへの漠然とした期待が確信に変わってきて前のめりになってもらえることだ

だから2つの目的を達成する為に10を理解しようとするより2つでも分かっていることがあったらRPAを無理やり作ってデモすることが重要だ

とは言っても無理なものは無理なところもあるので工夫が必要なわけだが、一番のお勧めは動画を撮らせてもらうことだ

動画を見てからディスカッションするのも有効だろう

いずれにしろとにかく動くことだ。動くことで次に動くべきことが見えてくる

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RPA導入日記~10と2の法則

前回、RPAの導入は特定の業務に照準を合わせて進めたという話をしたが、その時の苦労について書いていこうと思う

恐らく、どこでもRPAを導入する際に苦労するのは、どうやってRPA対象業務の内容を理解するか?だと思う

中には今までシステム開発の時に行っていた業務ヒアリングと何が違うの?と思われる方も実際にいらっしゃったが、次のようなことを想像してみて欲しい

「今、自分が行っている業務を1から10まで全部、正確に話してくれ」

と、いきなり自分が聞かれたらどう説明をするか?

「業務の単位はどの単位で話したらいい?」「あの件まで話すのか?」

意外と混乱すると思う

RPAの場合は今までシステム化対象だった業務より細かい内容である。

しかも、今までなら最悪、人間にシステムへ業務を合わせてもらえばいいが、RPAの場合にはそうはいかない

だからユーザーに対して蝕知定規な聞き方をすると「1から10まで全部説明して!」となってしまう。

そうは言ってもRPA化の対象となる業務の担当者だからヒアリングを行う時間も十分に取れないし、業務も整備されていないケースが多いので系統立てて説明する術も持ってはいない

ましてやRPAを初めて導入するとなると、現実的に考えて説明はしてくれない。どこか時間を短く切ろうとしながら話してくる

だから、最初に導入しようとした時には焦りばっかりが募り、虚しく時間ばかりが過ぎて言ってしまった。

そんな時に考えたのが次の様なことだ

「とにかく10のうち2で走り始める」

ということだ

詳細は次回、また書きたいと思う

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RPA導入日記~平均の恐ろしさ~

私の場合、RPAの導入のきっかけは、よくある「全社にRPAを導入してみよう」の類ではない

実際に困っていた部署があったからだ。

どう困っていたか??

それは○○の類の業務ならこの位のスキルの人を入れておけば良いという思い込みに起因する。

どんどん人が辞めていくので、「たまたまスキルが低かった」

皆、簡単に結論づけてしまっていたが、実際に業務を体験してみると結してそんな事はない

ではスキルの高い人を入れようとしても現実的には予算やスキルの高い人の志向などを考えると無理がある

そこでRPAを導入しようとなるが、ここでまた問題が起こる

基本的に人が難しいことをRPAにやらせるのは無理だからだ

ここで一番言いたいことだが

とにかくRPAを作って動かしてみることだ

実際に動かしてみることで人間が行っていた業務の流れを変えるヒントに気づくことだ

最初に作るRPAはどうしても人間のコピーになるが、動かして見るとインピスレーションが沸く

ここからがRPAの醍醐味だと思う

~続く~

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RPA導入日記2~情報収集~

RPA導入を決めるまでは漠然と情報収集していました。

RPA関連図書もほとんど無かったので、セミナーやRPAの体験会に参加したりしていました。

今では情報収集についてはこう思っています

”手を動かすのが、一番の情報収集”

何故なら、RPAが稼働するのは現場の最先端だからです。

隣の現場はやはり自分たちの現場とは事情が違っています。

そうは言っても有効な手段は存在すると思っています。

以下、自分なりに役に立ったものを列挙します

1.RPA Community

実はRPA Communityに参加したのがきっかけでRPA機種選定をしました。このイベントではベンダーよりではない、RPAの使い手が順々に登壇してプレゼンしていくのですが、やはり手を現場で動かしている技術者の経験は貴重です。ベンダーが主催するようなセミナーの類はどうしてもベンダー寄りなので、提供されるデータにフィルターがかかかっており、生々しさが足りていないのです。ただそれ以前に、このイベントでは若い登壇者の方の”熱さ”に刺激を大いに受けました。”とにかくRPA、やってやろう”そんな感じになりました。後から考えると”とにかくやってやろう”がRPAでは大事ですね

2.決定版 実践! RPA (日経BPムック)

決定版 実践! RPA (日経BPムック)」RPAの現場をよく取材されていると思いました。そして、現場の様子をただ伝えるだけでなく、エッセンスが”格言”の形で要約されているので、よく拝借させて頂いています。但し、ある程度、RPAを動かした経験が無いと響く部分が少ないかもしれません。私の場合は”自分の言いたいこと”、”気づいた事”をシンプルに表現するとこうだな、と、納得できる”格言”に出会うことができました。

3.Twitter

RPAに限らず、専門性の高い分野に関してはアンテナの高い方たちが集まっています。漠然とネットサーフィンするよりは最先端で筋の良いWeb記事にありつくことができます。

今日は短いですが、ここら辺で。明日また違う角度から日記を書きたいと思います。

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RPA導入日記~ロボットがやってきた~

RPAを導入すると決めてから1週間でRPAを実際に稼働させてから半年か過ぎました。

業界研究から業務ヒアリング、RPAシナリオ作成、そしてRPAの起動まで、RPAに関わるあらゆることを手探りの状態のままこなしてきました

とにかく無我夢中で突っ走ってきましたが、さすがに半年も経つと色々な事が見えてきます

反省点もあるし、改善点もあります。

ここで自分の為にもこれまでの事をまとめておきたいと思います。

自分の経験がこれからRPAを導入しようとする人の参考になれば幸いです

そして、

日記を書く中で、次のような点は何とか自分の意見をうまく盛り込んでいきたいと思います。

・RPAとは何か、そしてその効果は?(RPAの費用対効果の考え方は深いです)

・RPAとエクセル間連携の重要性、手法について(エクセルが意外と肝です)

・RPA関連の情報収集ソース(情報取集ソースは意外と少ないです)

・業務ヒアリングのツボ(10聞いて、3理解しようとするの諦めています)

・効果的なRPA開発と運用(動画活用など工夫が出来る点は沢山あります)

今回は”RPAとは何か、そしてその効果は?”について少し触れた筆を止めたいと思います

RPAについては、よく”RPA導入で○○時間削減”、みたいな文章を目にしますし、特に経営の方は”人の削減”について興味がいくと思います。

ところが、私の経験からすると、RPA導入における一番特筆べき効果は

<人を業務ストレスから解放する>

この点だと思います。

人を業務ストレスから解放することで、業務改善を自発的に考える余裕を生み出し、そして、ストレスから解放された人がRPAの広告塔となって業務改善の和が広がっていく点にもっと目を向けるべきだと思います。

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実際、RPA導入コストは目に見えないコストも含めると結構膨れてしまいます。

よって単に、コストと”短期的な時間軸において、目に見える削減効果”を比較すると意味が無い、という判断になってしまいます。

他の言葉で言い変えると、せっかくコストをかけてRPA(デジタルレイバー)を雇うのだから、長期的にうまく協業して人間の笑顔を生み出していくか?ということかも知れません

とにかく深いテーマです。次回から詳細に触れていきたいと思います!

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