タグ別アーカイブ: エクセルダッシュボード

カメラ機能について

ダッシュボードでは複数のグラフや表を1か所で表示する必要があります

ところが全て1か所で作成するにはいきません

ですので、カメラ機能により別の場所で作成したグラフなどを表示させることが必要になってきます(下のGIFの右上の東京タワー、自由の女神の画像がカメラ機能で映される画像です。別のシートの画像が映し出されています)

このカメラ機能はダッシュボード作成以外の用途でも有効に活用できます。ぜひ、この機会に習得してください

特に表などは、行の高さや列幅によって不細工な形になるケースがあります

こんな時は、別シートで表を作成してカメラ機能で表示したい箇所に大きさを調整して表示しましょう!

今回はカメラ機能・活用のポイントを2つだけ解説します

1.カメラ機能の設定

エクセルはデフォルトでは”カメラ”のタブがありません。自身で設定する必要があります。この設定には下の動画を見て頂くのが早いかもしれません

設定の入り口は2種類あり、ファイルタブからオプションを選んで設定する方法と、エクセル画面上のクイックアクセスツールバーから設定する方法があります

キャプチャ1

今回はクイックアクセスツールバーを入り口にする方法を紹介しています

上の画像の一番右のボタンを右クリックし、”その他のコマンド”を選択します。この後の操作は2種類の設定方法ともに共通です

左上の”コマンドの選択”から”リボンにないコマンド”を選択し、下にスクロールしていくと”カメラ”のボタンが出てくるので、選択して真ん中の”追加”を押します。

そうすると、下の画像のように”カメラ”がクイックアクセスツールバーに設定されています

キャプチャ2

これでカメラの設定が終わりました

2.元画像の指定方法

カメラの実際の使用方法は、映したい画像があるセルにカーソルを置き、カメルのタブをクリックした後に、好きな場所でクリックします。するとクリックした場所で画像が映し出されます

動画の後半にあるように、画像が乗っているセルを参照する場合にはあくまでセルを選択してください。画像をクリックしてもカメラ機能が働きません

キャプチャ3

確かにセルに画像が乗っていると範囲を設定しにくいので、この場合(B2セル)は一度、A1セルを選び、それから右に移動すると範囲設定がしやすくなります

次回はカメラで参照した画像(映像)を修正する技術を紹介します

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スピードメーターグラフを作成しよう4~色の変更~

前回は、スピードメーターグラフの下地となるグラフの上に円グラフを追加作成しました。

今回はこの追加された円グラフを、スピードメーターの針部分のグラフにします。

読者の皆さんの中には、スピードメーターの針はどのように動かすのだろう?と不思議に思った方もいらっしゃるかと思います。

実は、とても簡単な仕組みで動いています!まずは、下のGIFをご覧ください。これが、今回作成する針部分のグラフの動きです!

3つパイがあるグラフを作成した後、真ん中のパイだけ表示するようにするので、グラフが針のように見えるのです!

針の動き

<今回解説するグラフのカスタマイズ作業>

1.3つパイがある円グラフを、下地と同じ角度で回転させる

 注)今回はドーナツグラフでなく円グラフで作成します!

2.円グラフの3つのパイの色を調整して、スピードメーターの針を作成する

まずは準備作業として、サンプルをダウンロードして、以下のように範囲を指定して円グラフを作成しましょう

値の合計が360度のところまでをグラフの範囲にするのが、実はこのスピードメーターグラフの作成ポイントです。詳細は後の説明回で解説します。

準備が終わったら、グラフのカスタマイズ作業に取り掛かりましょう!

1.3つパイがある円グラフを、下地と同じ角度で回転させる

➀下地グラフを作成した時と同じように、データ系列の書式設定を表示する

サンプルから円グラフを作成した時には、下の画像のような状態のはずです。

この状態から、円グラフを下地グラフに合わせられるように270度回転させます!

②下地グラフの時と同じ様に、データ系列の書式設定からグラフを回転させる

データ系列の書式設定を表示します!

そして、グラフの基線位置で270度を指定しましょう!

回転した後には以下の状態になっていますか?これで針の位置は下地グラフとあうようにセットできました!

キャプチャ2

2.円グラフの3つのパイの色を調整して、スピードメーターの針を作成する

➀2番目のパイが針に見えるように、2番目のパイ以外は表示されないようにする

円グラフにカーソルを置いたまま、画面上の”書式タブ”を操作して、無駄な塗りつぶしと線を除きましょう

キャプチャ3

キャプチャ4

円グラフは下の画像のようになりましたでしょうか?

②針の色を調整する

次に針の色を好きな色変えるのですが、針がなにせ細いので、指定するのはなかなか難しいです。

ですから針は一旦、大きくしましょう!

キャプチャ5

色を変えることができたら、針の大きさを戻して、針のグラフは完成です

試しに下のGIFのように、”残り1”の値を動かしてみてください。針自体の値は変わりません。残り2には数式が入っていて、3つのパイの合計が360になるように調整されるようにになっています。

<まとめ>

今回は、スピードメーターの針部分のグラフを作成しました。一見、針の作成は難しそうに見えたかもしれませんが、実は、3つのパイがある円グラフの色や線を少しカスタマイズするだけでした。見た目は複雑そうでも中身はとてもシンプルなんです!

次の5回目からは応用編を開始します!では5回目でお会いしましょう!

ExcellentなDashboard作成演習#1 ~スマホ編 6回目~

今回はスマホ編の6回目、最終回です

前5回の内容は⇒前5回から確認できます

今回は最後のパーツ、条件付き書式を作成し、これまで作成したパーツをダッシュボードに配置していきましょう!

まず、条件付き書式についてです

数字の大小をアイコンの形で分かり易く表示します

ホームタブ⇒条件付き書式⇒新しいルール

⇒セルの値に基づいてすべてのセルを書式設定 ⇒アイコンセット

をクリックしてください

条件付き書式1

その際に、”アイコンのみの表示”をチェックしておきましょう!そうしないと肝心のアイコン以外にも数字が混じって表示されてしまいます

キャプチャ1

次に数字条件とアイコンの形の組み合わせを指定しましょう!

必ず右側を”パーセント”から”数値”に変えておくのがポイントです

キャプチャ2

これでパーツが揃ったので、いよいよ各パーツをダッシュボードに配置していきましょう

配置の仕方は3つあります(1.カメラ、2.テキストボックス、3.単なるコピー)

1.2.について詳細及び注意点を説明します

カメラについてですが、あくまでセルの内容を映し出します。ですのでカメラの内容をコピーしたり、切り取った場合には参照範囲をもう一度セットする必要が出る場合があります

カメラ

上のGIFの場合にはK8セルの内容を、L20でアイコン表示していました。その内容をカメラで映し出すのでL20が数式バーに表示されています

後、カメラで映し出す場合、そのままだと不必要な内容がくっついていることがあります

キャプチャ3

ですので、下のGIFのように”トリミング”(書式タブ内)して不必要な部分を切り取ったり、

カメラ2

枠線を取り除く必要があります

キャプチャ4

2のテキストボックスを使う方法ですが、

キャプチャ5

必ず参照範囲を数式バーで指定しましょう!

ボックス内に参照範囲を指定してもテキストとして判定されていしまいます

文字のみで分かりにくい箇所は動画でご確認してください

それでは#2でお会いしましょう

 

 

ExcellentなDashboard作成演習#1 ~スマホ編 3回目~

1回目の記事はこちらから

2回目の記事はこちらから

今回は表示行を変えていく仕組みを説明します

#1 3回目GIF1

事前に演習用ファイルとサンプルファイルをダウンロードしておいて下さい

こちらはINDEX関数(参照範囲から指定した位置の値を抽出する)とMATCH関数(参照範囲から指定した値の位置を抽出する)を組み合わせることで動きます

#1 3回目GIF2INDEX関数

#1 3回目GIF3MATCH関数

ポイントは大きくわけて2つあります

1つ目はNoを可変にしつつ、且つ、連続的に値を抽出する仕組みです

ブログ記事画像3

#1 3回目ずらし表示2

青、赤、緑。それぞれの範囲で同じ距離(順番)の数字を拾い出していけば自動的に連続的に値を抽出したことにます(距離を可変にすれば、同様に値も全体的に可変になる)

2つめはMATCH関数を使ってNoを位置情報に変換して値を抽出する仕組みです

ブログ記事画像2

上の図を実際の画面で置き換えると以下のようになります

111803左の表から同じNOに紐づく情報を取り出してきます

それでは、YOUTUBE動画を確認してください

以下、YOUTUBE動画の補足になります

動画の最後(INDEX関数とMAX関数を組み合わせる部分)で絶対固定($2つ)、行固定($1つ)の部分が分かりずらいと思いますので以下を参照して下さい

キャプチャやり直し

今回のINDEX関数の使い方は同じ列内(地域内、製品内など)のみですが、下記の画像のように列の範囲(売上か利益か)も指定して使うことができます(画像の”L7″)の部分)

キャプチャ3

動画の中でINDEX関数の中にMATCH関数を使用していますが、こういったケースでは”数式の中”に入れ込んだ関数が正しく機能しているかを確かめる為に”数式タブ”から”数式の検証”をクリックして検証しましょう

画像9

検証ボタンをおしていくと関数の値を検証することができます

ブログ記事画像10

詳細はここをクリック

最後に、演習用のファイルについて説明します

演習用のファイルはリストが組み込まれているので、値を選択することで関数が正しく入力されているか確かめることができます(注意:STEP2以降のみ有効)

画像7

画像8

それでは次回から本格的な制作に入っていきます!

 

ExcellentなDashboard作成演習#1 ~スマホ編 2回目~

前回の記事はこちらから

今回は全体構成について説明します

まずは概要を約50秒の動画でご確認ください

一番重要なのは、各シート共通のキーNOを基にして各データを紐づけることです。

それには、事前にピボットテーブルのシートにNOを振っておき、INDEX関数*1とMATCH関数*2を組み合わせてデータを拾い出す仕組みが必要です

INDEX関数1

具体的な解説は3回目で行います。

この回の残りでは、最低限必要な基本設定を行います

kaihatsutabu

まず、スクロールバーを挿入するのに必要な設定を行います

デフォルトではスクロールバーを挿入するのに必要な”開発タブ”は表示されていませんので以下の一連の動作を通じて設定します

”ファイルタブ”をクリックする⇒”オプション”をクリックします⇒”リボンのユーザー設定”をクリックします⇒画面右下にある”開発タブ”にチェックを入れる

開発タブ2

これでスクロールバーを設定する準備が出来ました

次に計算シートの内容をダッシュボードに映す為に”カメラ”の設定を行います

先ほどと同じようにファイルタブから”オプション”を押すと、”リボンのユーザー設定”の下に”クイックアクセスツールバー”が表示されいるのでそこをクリックします

クイックアクセスツールバー

すると、クイックアクセスツールバーをカスタマイズする画面が出てくるので”リボンにないコマンド”を選択します

ribonninaikomando

そして、下にスクロールすると”カメラ”のマークがあるので、追加を押すとカメラがクイックアクセスツールバーに表示されるようになります

kameranotsuika

最後にカメラ設定を一連の動きでみましょう

カメラ2

 

こんな感じです

クイックアクセスツールバーカメラ 

ではまた次回!

 

 

エクセルダッシュボード作成演習 ~#1_スマホ編 1回目~

今回から6回に分けてスマホのようなダッシュボードを作成していきます。今回が1回目になります

1回目はどんなダッシュボードを作成するかについて解説します

皆さん、細かい数字が上から下まで詰め込まれた資料を見て”見る気が失せた”経験はないですか?

多い画像

誰でも、いきなり大きい情報は頭に入らないものなのです

数字は見た目が重要です

少しデータが大きいかな?と感じたら、データを区切って見た目を変える工夫をしていきましょう!

このダッシュボードでは大小2つの切り口でデータを見やすい単位に区切って魅せます!

まずは大きい切り口から、説明します

演習に使う商品の販売データは全部で297行あります。これを販売月でフィルタリングして表示できるようにします

GIF1

上のGIFでは単月で選択していますが、複数月を組み合わせることもできます。

必要な技術としては高度な技術は必要なく、ピボットテーブルでスライサーを作成するだけです

GIF4

次に小さい切り口です

常に表示行を10行以内にします。尚且つ、スクロールバーを使用して表示行を変化させていきます

GIF2

この仕組みも作成するのに高度な技術は必要ありません。

INDEX関数(選択範囲から指定した位置の値を抽出する)とMATCH関数(選択範囲から該当する値の位置を抽出する)を組み合わせるだけです

ブログ記事画像3

尚且つ、上記に加えて表示すべき行数が”どの位”あり、今、”どの辺”を示しているかを瞬時に分かるようにします

GIF3

これも基礎的な演算式と条件付き書式の機能を使用するだけです

GIF4

演習を進めやすいように下記のような作成用のデータやサンプルもダウンロードできるように用意してあります

 

尚、ダッシュボードの全体的な動きを見たい方は下記の動画をご確認ください

では、またお会いしましょう!

 

魅せるエクセルグラフ ~文字グラフ~

資料を作る時に、グラフを配置する場所がなくてこまった・・・ということはありませんか?

また資料を白黒で印刷するので、どの色のグラフが”どれ”を表すのか分かりにくくて困ったことはありませんか?

そんな時にこのグラフがとても有効です

仕組みは単純です

REPT関数を使って指定した文字を繰り返し標示するだけです

文字グラフ2

但し、一定数を超えるとエラーが出るので、表示する回数は割り算で調整しましょう

使用する文字は”分かり易い”文字をせっかくなので選びましょう!

画像の例では”男女”でグラフ化する文字を分けています

文字化グラフ3

”ここでは”Webdingns”をフォントして使っていますが、”Wingdings”などもなかなか面白い文字がそろっていますのでぜひ覗いてみてください

*注意/Webdingsフォントを適用する範囲は文字を選ぶ時にだけでなく、文字を挿入する範囲にも適用しなくてはなりません。後、Webdingsフォントを適用した範囲で数式を直接打ち込む際には、セルではなく”数式バー”で入力してください(セルのなかだと、全て記号などに置き換わっていてわけがわからなくなります)

 

 

スマホのように魅せるエクセルダッシュボード

数字を見るのは苦痛です・・・

という方は多いと思います。

ましてや会議で虫メガネを使わないと読めないような小さい文字が詰まった資料を見せられるのはとにかく苦痛です

その点、このダッシュボードはスクロールバーで表示内容を表示のボリュームを一定に保ったまま、変えていていけるので便利です!

動画を見て頂くと分かると思いますが、スクロールさせるだけでなく表示内容(販売月)も変えていけます。

全く同じ通りにダッシュボードを作成して仕事で使用したら上司に怒られそうですが、大事なのは”直感的に数字を分かり易く示す”ということです

例えば、右上は表示されていないものも含め、最終的に表示されるのは何行あり、今現在表示されているのはどの辺なのかを”一目”で分かるようになっています

電話でも”用件は3つ”です、と最初に言われると時間を調整しながら会話をしやすくできます

後、重要なのはこれらが全てエクセルの基礎的な技術で完成できることです

たかがエクセル、されどエクセル、エクセルだけでも様々な工夫ができます

そんな工夫が詰まった”エクセルダッシュボード術”を今後も紹介、解説していきます

 

 

 

 

 

プレゼン資料をワンランクアップ!スピードメーターグラフ・テンプレート

数字を見せる際、単に見せるだけでは組織の目標達成にはつながりません

夏の25℃と冬の25℃では感じ方が違うように、数字はそれぞれ温度を持っているからです

組織の目標として設定する指標(KPI)の中にはB to Cビジネスにおける顧客の注文単価のように、まさに100円~500円、のような細かい単位での管理が生命線になるビジネスもあります

細かい単位の違いを明確に”温度の違い”として伝えるには様々な工夫が必要です

そんな時に、このスピードメーターグラフはうってつけです。数字の持つ細やかな温度の違いを、臨場感を演出しながら明確に聞き手に伝えることができます。

提供するテンプレートも利用場面に応じてグラフの形なども含め、細かな設定できるようになっています *作成演習はこちらから

以下、テンプレートの使い方・概要を3段階で解説します

1.形を決めます

円の度数やパイの数を決めてリンクをクリックすると、該当するシート(度数、パイの数別)に移動します

2.パイの大きさを決める

度数別、パイの数別のシートに移動したら、各パイのサイズを決めます

下の画像の例だと、”120度” で”パイの数が3つ”、のグラフにて

1つ目のパイの大きさは25%(120度*25%=30度)、2つ目は25%、そして3つ目は50%になります

3.初期値と終了値を決める

ちなみに画像のグラフは180度のグラフになります

以上、3つを決めたら後は針を動かす値を入力するだけです!

*詳細はテンプレートの使い方に記載しています!

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