タグ別アーカイブ: エクセル

グラフを魅せるエクササイズ_2~凡例の表示~

グラフは一目で内容が理解できるのが理想です

 積上げ棒グラフは内訳が見れるので便利なのですが、表示内容が多いだけに見づらくなるケースがあります

前回は積み上げグラフの合計額を、軸や目盛を確認しなくてもデータラベルで見れるようにしました

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 今度は凡例を見やすくして、グラフの表示が「何か?」を明確にできるように工夫をしていきましょう!

 積み上げ棒グラフだと、グラフ内での表示位置と凡例の表示位置の間に「ズレ」があるので、上の画像のように「グラフの内訳の内容」が分かりにくいケースがあります

今回も前回と同じ様に散布図グラフを追加します

そして、散布図データラベルを追加しつつ、マーカーを非表示にすることで、散布図を下のGIF画像のように「動く凡例」にします

1.散布図用のデータを追加する

今回使用するデータは上のGIF画像とは違い、前回と同様のデータを使います

まずは「動く凡例」にする散布図ようのデータをXとYそれぞれに追加します

ちなみに、前回はX値は指定していませんので、その点は前回と違いがあります

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ポイント

①今回は項目が3つ(年度)あるのでXの値をより若干大きくします

②散布図のマーカーが積み上げグラフの横に来るようにYの値を工夫します

例えば、1つ目の内訳の値が1,620であれば、2で割った810が散布図のY値になるようにします

2つ目の内訳の値が2,204であれば「1,620 + 2,204/2」が散布図のY値になるようにします

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2.散布図を追加する

 グラフの追加(データ追加)、グラフ種類の変更については前回と同様の方法で行います

①グラフの追加

グラフの上で右クリックをして「データの選択」をクリックして下の画面を表示します

上の画像の「追加」をクリックし、まずはX値の範囲をデータ追加します

②グラフ種類の変更

①の作業を行うと、散布図のX値が積上げ棒グラフに追加されていますので、X値の箇所を選択して「系列グラフの種類の変更」をクリックします

その後、下の画面でX値のグラフの箇所を「散布図」に変更します

③グラフにY値の追加

再び、データの選択をクリックして、追加した系列4(散布図)を編集します

編集は次の画像のように系列名は「凡例」となるように指定してください

その後にYの値を指定してください

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3.データラベルを追加する

今回のデータラベルはセルで指定します

まずは、散布図を選択したまま下の画像の「データラベル」をクリックし、次に「その他のオプション」をクリックしてください

次に開いた「ラベルオプション」の箇所でセルの値で凡例の内容を指定してください

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データラベルを指定すると下の画像のような状態になっているはずです

最後は、マーカーを非表示にします

これで終了です

<まとめ>

今回は動く凡例を作成して、積上げ棒グラフの内訳の中味を分かり易くしました

前回と同様に主に次の2つのことを行いました

A.散布図を組み合わせること

B.散布図はデータラベルだけ表示してマーカーが非表示/透明にすること

この2つの工夫を行えると、他のグラフでも応用が効きます

ぜひ、習得しておきましょう


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クイックアクセスツールバー1

ショートカットキーを活用するとエクセル操作のスピードは相当、早くなります

ビジネスにおいてスピードは重要な要素です。覚えない手はないのですが、あまりに種類が多いですね

 

それならクイックアクセスツールバーを活用するのも一つの手だと思ってます

 

クイックアクセスツールバーに登録できる”操作”は多数あり、今回は電卓について紹介します

 

この電卓が優れもので、色々と単位の違う数字を変換(コンバート)できます

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為替など最新値がアップロードされています

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追加の仕方は、まず、クイックアクセスツールバーをクリックし、その他コマンドをクリックしましょう

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そして、すべてのコマンドを選びましょう

五十音順なのですが、ひらがなの後、大分、下までスクロールすると出てきます

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N関数~長い数式を分かりやすくする~

N関数はあまり知られていない関数です

ただ、人に分かりにくい「長い数式」「複雑な数式」を書くときにはとても便利です

この関数は数式の中にコメントを挿入できるのです!

N関数の使い方はとても簡単です

=コメント対象の数式+N(“コメント”)

N関数の中は””で囲んでコメントを記述するだけで済みます

注意点は1点だけあります

N関数は値(0)を出力します

ですので、文字列を出力する関数に対して使うとエラーになります

上記の画像では、本来の数式からの出力は「英語/国語」です

つまり、文字型式で出力されるので、N関数によって数字の0を足してしまうとエラーになります

さて、

エクセルにはセルにコメントを入れる機能が元々あります

ただ、コメントを使用しすぎるとシートの見た目が悪くなったりします

それに、誰もがコメントを見れるようになると具合が悪い時もありますよね

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こんな時にも、N関数の使い道があるのです

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N関数で数式の中にコメントを入れておけば、数式の中味をみる必要がある人にだけしか見れません

ぜひ有効活用してみてください

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グラフを魅せるエクササイズ_3~最大な値を強調する~

今回は関数を使ってグラフを”動的”にします

GIF1

MAX関数とIF関数、この2つの関数を組み合わせて、最大な値を強調する仕組みを作ります。

ポイントは2つあります。データの工夫とグラフ自体の工夫です

2つのポイントに沿う形で、演習ファイルにあるグラフを変更していきましょう!

1.最大の値を別途、データ追加する

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上の例で言えば、売上が一番高かった地区(東京、大阪、名古屋)だけ最大値の列に”最大値”を表示するようにします。逆に言えば、最大値でなければ””(空白)が入力されているようにします

最大値の列に入力する数式は以下です

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IF式の中にMAX関数を入れるのですが、MAX関数と売上(C列)と同じなら、C列を、そうでなければ””を出力するようにします

例えば、売上が最大の場合は下のような数式の検証内容になり、

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そうでない場合は以下のような検証結果になります

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2.グラフに最大値を追加、及び重ねる処理をする

まず、上のデータの最大値(D列)をグラフに追加しましょう

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そして、追加された最大値を表示した棒グラフの色を濃くしておいた後に、下のGIFのように”系列”の重なり”を100%にしておきましょう

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これで最大値を強調するグラフが完成です

それではまた次回!

グラフを魅せるエクササイズ_4~ゾーンを設定する~

今回はグラフを白黒ではなくカラフルにします

 

グラフにカラフルなゾーンを設定し、数字の持つ意味合いを引き立たせます

ポイントは折れ線グラフと積み上げ棒グラフを組み合わせ、棒グラフの間隔を”0”にすることです

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それでは3つのステップでゾーンを設定しましょう!

1.データを設定する

折れ線グラフと棒グラフの部分とに分けて設定します

棒グラフは累計していくと折れ線グラフの軸の最大部分が一致するようにしましょう

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2.グラフを組み合わせましょう

まずは全て折れ線グラフで作成しましょう

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ゾーン(棒グラフ)の部分を積み上げ棒グラフに変更しましょう

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3.積み上げ棒グラフの間隔を0にしましょう

棒グラフを右クリックし、データ系列の書式設定をクリックしましょう

そして”要素の間隔”をにしましょう

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それでは、

ぜひ、グラフの魅力を引き立たせるプロセスを楽しんでください

ExcellentなDashboard作成演習#3 ~ボダン活用 7回目~

前回はこちらから

 

今回は、カメラ機能の詳細を解説した後に、カメラで映すセル範囲の名前作成と各社の画像が位置するセル範囲の名前を作成します。名前を作成する際にも便利な方法がありますので今回紹介します。そして最後に”画像を変更する仕組み”を完成しましょう

 

1.カメラ機能の詳細

画像があるシートで、画像があるセルにカーソルを置き、カメラのアイコンをクリックした後にどこか適当なところをクリックしてください

そうすると画像があるセルが映し出されます。これはあくまで”セルの内容”が映し出されており、画像が映し出されているわけでないことにご注意下さい

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数式バーに目を向けて頂けくと、”=(セル番号)”となっていることをご確認ください(上のGIFでいうと=$B$7)。この=(セル番号)は後で2で作成する”名前”に変更します

 

カメラ機能で作成された画像は必要に応じてトリミングをして不必要な部分を切り取っておきましょう(塗りつぶし、線なども”なし”にしておきましょう)

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2.名前を簡単に作成する

名前を付けたいセル(画像)に見出しを付けておけば、”選択範囲から名前を作成”により簡単に名前を付けることができます

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これで各社の画像に名前が付きました

次はカメラ機能と連動する”名前”を付けましょう

ここからは5日目2.名前を付けた範囲を間接的に参照するの内容を思い出しましょう

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この時は名前の参照範囲にINDIRECT関数を埋め込み、Bセルに入力される”挨拶”や”Greeting”などの名前により間接的に範囲を参照しました

 

今回も同じように名前が変わる範囲(セル)をINDIRECT関数で参照します

*サンプルの”画像”と区別する為、違った名前にします

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③完成!

①で作成したカメラの画像の数式を変更しましょう!

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変更が終わったらPresentationシートに移動しましょう(コピーでも構いません)

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大きさを整えたら完成です

では8回目でお会いしましょう!

 

 

ExcellentなDashboard作成演習#3 ~ボダン活用 6回目~

前回はこちらから

前回、INDIRECT関数について理解して頂いたところで、オプションボタンの選択により表示する会社の画像を変える仕組みを全体を解説します!

その前に、エクセルにカメラ機能を設定しておいてください

今回、解説する仕組みは以下のような参照の流れで構成されています

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①オプションボタンから番号(1~3)を出力する(計算シートにて)

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②①の番号をINDEX関数を使用して”会社名”にする

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③名前”画像”がB7の内容を受け取る

*画像の範囲がカメラで出力する範囲です

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④画像に埋め込まれたINDIRECT関数がB7セルの内容(各画像の名前)により、各画像が位置するセルを参照する

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次回は、カメラ機能の詳細を解説した後に、③のカメラで映すセル範囲の名前作成と④の各画像が位置するセル範囲の名前を作成しましょう

 

 

 

 

 

ExcellentなDashboard作成演習#3 ~ボダン活用 5回目~

前回はこちらから

今回からオプションボタンから出力される番号に従って画像を変える処理をするのですが、

まずはINDIRECT関数の使い方を押さえておきましょう!

INDIRECT関数を覚えると関数の使い方が2次元的になります。覚えるコツは”習うより慣れろ”です。サンプルファイルをダウンロードして手を動かしみましょう!

1.セルを間接的に参照する

C2セルに”=indirect(B2)”と入力しましょう

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B2セルに入力されているD2のセルの内容が”間接”的に反映されましたか?試しに他の”こんにちは”などにD2セルを変えて見てください。即座に変更内容が反映されるはずです

つまり、B2セル⇒(を通じて)D2セルという参照の流れになっています

2.名前を付けた範囲を間接的に参照する

今度はD2セルに”挨拶”という名前を付けましょう

名前の定義をクリックしましょう!

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名前のところに”挨拶”、参照範囲にD2を指定しましょう!

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そして、C3セルに”=indirect(B3)”と入力しましょう

B3セル⇒(を通じて)挨拶⇒(を通じて)D2セル

という参照の流れが起きます

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3.名前管理の中で間接的な参照を完結する

まず”あいさつ”という名前にINDIRECT関数を埋め込みましょう(”挨拶”が埋め込まれているB3セルを指定します)

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そしてD3セルに”=あいさつ”を入力してください

すると

あいさつ(D3セル)⇒(を通じて)⇒B3セル⇒(を通じて)挨拶⇒(を通じて)D2セル

という参照の流れが起こります

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ちなみに、Greetingという名前(D4セル参照)を作成したとします

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そしてD4セルに”Hello!”を入力し、さらに、B2セルをGreetingに変更します

するとD3セルは”Hello!”と表示されます!

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ややこしいですが、とにかく手を動かしてみましょう!

では6回目でお会いしましょう!
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ExcellentなDashboard作成演習#3 ~ボダン活用 4回目~

前回はこちらから

今、計算シートで番号(オプション値)が出力されるようになっていますでしょうか?

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出力されることが確認できたら、今回はINDEX関数を使って”オプション値”をキーにして”DATAシート”から各数値(データ)を引き出せるようにしましょう

INDEX関数によりB列からF列、それぞれの範囲で”キー”を基にして上から指定の値(キーが指定する順番)を抽出できるようにします

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例えばオプションボタンにより出力されたキーが2の時、B列で指定するなら、上から2番目の”RIZAP”が抽出されるようにします

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こうして、計算シートのB列からF列までINDEX関数を入力してオプションボタンの選択とともに、選択される値を変更できるようにします

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それでは5回目にお会いしましょう
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ExcellentなDashboard作成演習#3 ~ボダン活用 3回目~

前回はこちらから

演習用&サンプルファイルはこちら↓

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今回はオプションボタンを作成して番号を出力(表示する会社数が3なので1~3)するところまで行いましょう!

その前にシートの構成を解説しておきます

・Presentationシート:最終的にデータを表示ます

・計算シート:オプションボタンが出力する番号に従って、表示する内容を計算します

・Data

・画像

・その他(グラフなど)

つまり、Presentationシートで表示するまでに各シートで積み上げ作業を行っています

(サンプルシートの目次も参照して下さい)

そして、それぞれのシートの役割を統合するのに”キー”となるのがオプションボタンから出力される番号になります

今回は大きく分けて3つすることがあります

1.オプションボタンをPresentationシートに挿入する

2.オプションボタンから出力する番号の位置を設定する

3.オプションボタンの体裁を整える

1.オプションボタンをPresentationシートに挿入する

開発タブから挿入をクリックしましょう。すると”オプションボタン”が出てきます

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そしたら、適当な位置でクリックしましょう

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2.オプションボタンから出力する番号の位置を設定する

ボタン上で右クリックしましょう

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すると”書式設定”が出てくるのでクリックしましょう

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次にリンクセルの↑をクリックすると、出力するセルを直接指定できます

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3.オプションボタンの体裁を整える

オプションボタンで選択できる番号を1と2にするなら、ボタンは2個必要です。1~3なら3個です

ここでは3つボタンをシートに置きましょう

2回コピーしても構いません

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ここから3つのボタンの”左右”、”上下”を調性して体裁を整えましょう

まずは、Ctrlボタンを押しながら3つオプションボタンを指定しましょう

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次に書式タブから配置リボンをクリックしましょう

”左揃え”を指定すれば一番左のボタンに揃えて配置されます

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”上下に整列”を押すと再上下を基準に等間隔になります

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では4回目でまたお会いしましょう!
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