こんにちは、Excellent仕事術のガッツ鶴岡です

前回はPower Queryとは何か？について、スマホを例えにして解説しました

「スマホで好みのレストランを検索（データ取得）」⇒

⇒「レストランのページ内にある電話番号を活用（変換）」⇒

⇒「そのまま予約電話をかける（読込）」

　今回は操作のウォーミングアップとして、実際にエクセルシート内にあるデータを、Power Queryで取得しましょう！

　そして、取得したデータの変換処理⇒読込までの一連の流れを行ってみましょう！

今回のポイント

ところで、読者の皆さんは、テーブル機能を普段、活用されてますでしょうか？　　

Power Queryでは、特にテーブル機能の理解が必須です

テーブルは「見出し」と「データ」の２つの箇所から構成されます

　Power Queryではこのテーブルをブロック遊びのように結合したり、分解したりします

　エクセルの最新バージョンの機能は、このテーブルと連携する前提で作成されています

テーブル機能を覚えておいて損はありません

シート上にあるデータを、一括で処理できるようになります

まだ知らないという方は、ぜひこの機会に習得してみませんか？⇒関連記事

　テーブルの解説記事を読む時間が無い方は「テーブルとは、データを扱いやすくする機能」という風に割り切って覚えましょう！

　とにかくシート上で、データを見たら「見出し」があるのを確認してショートカットキー「Ctrl＋T」を押しましょう！

　下の画像のように右クリックをしたら表示される、下の画像の箇所をクリックするのでもＯＫです！

　上の処理により、データの右下には下の画像のようなマークがついているはずです

これだけでテーブルが完成です

後はテーブル上で様々な事が行えます

　行列を自動的に拡大したり、１つのセルに関数を入力するだけで「1列」に関数を反映したりします

今回はPower Queryを使用して、シート上のデータを「テーブルに変換した上で取得」し、別シートへそのまま読み込んでみましょう！

尚、サンプルデータは以下をご活用ください！

Power Query Data01

1 ファイル 15.73 KB

ダウンロード

１．シート上のデータを取得する

➀まず、サンプルデータにある表のどこかにカーソルを置きましょう！

②それから、データタブを選択後、下の画像上で黄色のマークをつけた箇所をクリックしましょう！

③すると、下の画像のようなダイアログボックスが開きます

「先頭行をテーブルの見出しとして使用する」にチェックを入れたまま、OKボタンをクリックします！

④しばらくすると、Power Queryエディターが開きます！

Power Queryエディターが開いた時には、シート上の表はテーブル化されています

２．クエリに名前をつける

Power Query Editorの右に「クエリ」の設定という欄があります

ここで、名前だけ変更しましょう！

今回は受注データとします

３．Power Queryエディターの内容を読み込む

では、Power Queryエディターの左上にある「閉じて読み込む」の右下の▼マークをクリックしましょう！

すると、以下のように「閉じて読み込む」というテキストが見えますので、こちらをクリックしましょう！

すると、データが蓄積されてあったシート（Dataシート）とは別のシートにデータが読み込まれます

ここでシートの右側を確認してみてください！

受注データというクエリが見えるはずです！

受注データ・クエリーにカーソルを置いて右クリックするとダイアログボックスが表示されますので、一番下に見えるプロパティをクリックし、てみてください！

次に表示されたダイアログボックスの内容を見てみると、このクエリが「どこかに接続されている」ということがなんとなく分かると思います

前回、クエリーについては「スマホ内に設定するブックマーク」みたいなものと解説しました

実際、このクエリーを通じてデータにアクセスすることができています

試しに、取得元のデータに1行追加してみましょう！

その後クエリーを右クリックし、表示された「最新の情報に更新」をクリックしてみてください

するとクエリーの行数が増えているはずです

これはクエリーがデータに接続されているため、行数の増加が反映されたのです

さて、クエリーが「どういうものか？」について概要を理解できたところで、まとめに移りましょう！

＜まとめ＞

　今回は、シート上にあるデータをテーブルに変換した上で「データ取得～別シートにデータ読込」までを行いました

　読込まで行って作成されたクエリーは、後日解説するマージ技術を組み合わせると、複数シートに分かれたデータを1シートでまとめて処理できるようになります

　もし、テーブル機能をこれまで使ったことがなかったという方がいらっしゃいましたら、これを機会に有効活用していきましょう！

　データをエクセルで扱おうと思ったら、このテーブル機能はとにかく便利です。そして、Power Queryを操作する上でとても重要な機能です！

　ところで、Power Queryを初めて操作された感想はいかがでしょうか？スマホと同じような直感的な操作で一連の操作ができたはずです

直感的な操作のみでデータを扱えるのが、このPower Queryの良さです！

どんどん手を動かして慣れていきましょう！

次回は、他のファイルからデータを取得してみます！

それでは3回目でまたお会いしましょう！

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こんにちは、Excellent仕事術のガッツ鶴岡です

前回ウォーミングアップとしてシート上にあるテーブルからデータを取得し、別シートに読込処理を行いました

今回から本格的にデータ取得について解説したいと思います。

ちなみに筆者は昔、EC通販会社の経営企画の仕事をしていました

経営企画とは名ばかりで、とにかくデータのツギハギ作業を一日中していました

ある時はこのファイルの・このシートの・この部分・

そして、ある時はあのファイルの・あのシートのあの部分・

といった感じで、いろんなところから必要な数字をコピーしてきて自社の数字を説明する資料を作るわけです

このツギハギ作業はとてもガッツを要する作業で、ミスも起こしやすく本当に嫌で仕方なかったのをよく覚えています

　今回の解説記事にて、「操作するファイル」とは「別のファイル」からデータを取得する技術を習得しましょう！

そうすれば、面倒なデータのツギハギ作業から解放されます

今回のポイント

ところで、ファイルの中にあるデータで、名前をつけて管理できるものは何種類ありますでしょうか？

シート名はすぐ思いつくと思います

実は、シートの他にもテーブル名、名前（英語でDefinedName）があります

今回は、操作しているファイルとは別のファイル内にある「テーブル」データをはじめとした、名前がつくデータを取捨選択しながら取得する方法を解説します。

では解説に入りたいと思いますが、その前にサンプルファイルを開いてみてください！

サンプル4回目

1 ファイル 15.54 KB

ダウンロード

このサンプルファイルの中に、名前がつくデータが3種類、全部で4つあるのを確認してください。

①シート　⇒”Data”と”Presentation”の２つのシートがあります

②テーブル　⇒”テーブル1”があります

上の画像の「Dataシート」にテーブル名：テーブル１があります

見出しが緑色の表の上のどこかにカーソルを置いてテーブルデザインタブをクリックすると以下の画面が確認できます

③名前(DefinedName)　⇒”部門”

数式タブの名前管理をクリックして見てください

部門という名前のデータがDataシートにあるのが分かります

以下がDataシートにある、実際の部門という名前のデータです

上記の４つのデータを確認したら、サンプルファイルをどこか適当なフォルダにファイル名をつけて保存しましょう！

そして別途、Power Queryの操作用に新たなファイルを開いておきましょう！

それでは、実際の作業（以下１～４）の解説をはじめます

１．データを取得するファイルを指定

エクセル画面の上にあるデータタブをクリックした後

⇒データ取得 ⇒ファイルから ⇒ブックから

と順にクリックしていきましょう

するとファイル名を指定する画面が下のGIFのように開きます

この画面にて、先ほど保存したサンプルのファイル名を指定しましょう

ファイル名を指定したら、ナビゲーターという画面が開いています

下のGIFは「ブックからを指定」⇒「ファイル名指定」⇒「ナビゲータ―画面」までの一連の流れを撮影したものです

２．データの取得の仕方を指定

ナビゲーター画面の左には、下の画像のようにサンプルファイル内にある４つのデータが表示されているはずです

試しに、テーブル１のところをクリックしてみてください。

すると、先ほどサンプルファイル内で確認した、テーブル１の内容が出てくるはずです

つまり、このナビゲーターに表示されている内容でデータを取得できるという意味です。　

ちなみに、ナビゲーターの左上に「複数のアイテムの選択」というチェックボックスがあります

こちらにチェックを入れてみてください

すると４つのデータの左にもチェックボックスが表示されますので、取得するデータを自分の都合に合わせて複数指定することができるようになります。

今回は、取得するデータを取捨選択しないので「複数のアイテムの選択」のチェックを 外してください

そして、上の画面にある「表示オプション」の下に表示されているサンプルファイル名の部分（WorkbookData.xlsx[4])をクリックしてください

その後、下の画像にあるナビゲーター画面・右下の「データの変換」をクリックして下さい

すると、下のGIFのようにPower Queryエディターが開くはずです

３．実際に取得するデータを選択する

「データの変換」を押した後、次のようにPower Queryエディター画面が出てきましたでしょうか？

上の画面では４つの行が表示されています

見出しの右から2つめの「Kind」の列に、データ種類が表示されています

Power Queryエディター内のどの行が、サンプルファイル内のどのデータかについてはすぐ分かると思います。

今回は４つのデータの内、上から3番目の行の「テーブル１」のデータを取得したいとおもいます

下のGIFのように「3番目の行」の「左から2番目」にある”Table“のテキストをクリックしてください。

サンプルファイル内の「テーブル１」のデータが展開されたと思います

次は、下のGIFのように画面左上にある「閉じて読み込む」をクリックしましょう

すると操作しているファイルにPower Queryエディター上で展開されたデータが読み込まれます！

読込を行ったデータは、操作したシートとは別のシートに読込まれまているのを確認してください

筆者が操作したのはSheet１だったので、下の画像のようにSheet２に読込まれました

＜まとめ＞

　今回は「操作しているファイル」とは「別のファイル」からナビゲーション画面を通じ、別ファイルのテーブルデータを取得しました

　Power Queryエディターで取得するデータを指定する際に気づかれた方も多いと思いますが、データを指定する際は「名前の管理」がきちんとされていると作業効率が上がります

　Powr Queryを有効活用するため、シート内のデータは普段から意識して名前管理を行っておきましょう！

　名前の管理をきちんとしておくことにより、後日解説するPower Queryの「変換機能」も有効活用していくことできます

では初級講座4回目を楽しみにしていてください！

フォルダ内にある「複数ファイルのデータ」を一括で取得するスゴ技を紹介します！

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