タグ別アーカイブ: マスタ

ドロップダウンリスト活用による入力の省力化

以前、エクセルのレッスンをしている時に、ある企業でマネージャーをしている方から相談を受けました

「部下の行動を記録して報告する必要があるが、入力を省力化したい」という内容でした

文章の入力を省力化する場合には、固定文章をマスタ化した上での「ドロップダウンリスト」の活用をお勧めします

エクセルシートに文章を記入するのではなく、予めリストを作成しておいた「短い文章」の中から「選択」をすることにより、文章の記入業務を効率化します

*報告は自由フォーマットという前提での解説です

マスタ化

例えば、今回のマネージャーの方のケースで言えば、こんな風に入力していました

このケースの場合は、担当者と遅刻などの特筆事項は「固定的」な内容なので、下の画像のように別表を作成して管理しておきましょう!

ドロップダウンリスト作成

まずはデータタブから「データの入力規則」をクリックしましょう!

次に、入力値の種類から「リスト」を選択しましょう

上の画像のリストを選択した後は、「リストにする範囲/マスタ」を指定しましょう

これで、ドロップダウンリストが完成です

画像に alt 属性が指定されていません。ファイル名: image-87.png

作成したドロップダウンリストはコピーもできます!

<まとめ>

今回はドロップダウンリストの作成により、文章の記入業務を効率化する方法を解説しました

ドロップダウンリストは簡単な操作で作成でき、コピーをすることもできます

ドロップダウンリストは入力時やエラー発生時のメッセージも設定できるので、そちらの機能もあわせて活用していくことをお勧めします


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ピボットテーブルでグループ化をカスタマイズする方法

【今回はピボットテーブル・グループ化機能の裏技を解説します】

ピボットテーブルにグループ化という機能があります

数値や日付でデータをまとめ直すことができるのでとても便利です

実は、文字列でもグループ化機能が使えます!

グループを文字列にて作成すれば、「マスタなし」のままでデータを独自にまとめ直すことができます

使用するデータ

地区別の注文金額をデータとして使用します

地区は上の画像のように「東京、名古屋、神戸・・・」という風に分かれています

こちらの地区の区分を東日本西日本にグループ化します

グループ化及び解除

グループ化

 グループ化を行う時には、数値や日付でグループ化する時とは違い、まずはグループ化の対象をCtrlキーを押しながら指定します

その後、右クリックして表示される「グループ化」をクリックします

すると、下の画像のようにグループ化対象として指定した箇所がグループ化されます

 上の作業で「東日本」にグループ化する「東京、仙台」をグループ1でまとめ直したので、次に「名古屋、神戸、大阪」をグループ2にまとめます

グループ解除

グループ化したものを解除する場合には、該当のグループ上で下の画像の「グループ解除」をクリックします

グループ名の変更

 前章のままだと、グループの名称がそれぞれ「グループ1」「グループ2」のままなので該当のグループにカーソルを置いて名称を変更します

尚、画面右の作業ウィンドウに目を移すと、グループ化したことにより新たに作成されたフィールドの名称が「地区2」となっています

こちらは、一旦、フィルター欄に配置します

その後、数式バーでフィールド名を変更します

<まとめ>

今回は、文字列から独自にカスタマイズしたグループを作成する方法を解説しました

この方法を知っておくと、わざわざマスタを作成してVLOOKUP関数で紐づけるなどの手間も不必要です

しかも、変更処理もグループ化の解除を行った後に、再度グループ化を行うだけなのでとても楽です

エクセルはとても進歩しているので、こういった裏技を知っておくと業務効率が違ってきます

また次回、ピボットテーブルの裏技を紹介していきます

ちなみに解説で使用したエクセルのバージョンは次の通りです


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