新ピボットテーブル術1~転記・編集作業の改善_元データに無い項目追加~

前の回で、ピボットテーブルで作成した表の見た目が随分変わりました

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今回は導入の回で紹介した内容のうち「元データに無い項目の追加」を解説します!

!今回のポイント

「 元データに無い項目の追加 」では以下の2つの作業を行います

ⅰ)売上金額を百万円単位で表示する

ピボットテーブルの表にカーソルを置くと、エクセル画面の上に「ピボットテーブル分析」タブが表示されます

このタブの中に「フィールド/アイテム/セット」ボタンがあります

フィールド

このボタンにて開いた画面で、売上金額を「百万円」にて割った値を表示するフィールドを作成します

ボタンを押して開いた「集計フィールドの挿入」画面の数式欄では、計算式(売上金額÷百万円)を入力できるようになっています

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ⅱ) 前期比を集計、表示する列を作成する

ピボットテーブルの表の上にカーソルを置き、右クリックすると「計算の種類」が表示されます

この「計算の種類」画面では、様々な種類の集計列を挿入することができます

計算の種類
計算の修理

今回は、計算の種類の中の「基準値との差分の比率」の集計列を表の中に挿入します

集計データが売上金額の2017年度と2016年度であれば、基準値を2016年度をとして差分の比率を算出します

ここで示す差分とは、基準値が2016年度であれば、売上金額の2017年度から2016年度を引いた値になります

実際の設定画面では、基準値については、データの中味(年度)が変わっても前期比が計算できるように「次の値」(もしくは前の値」と言う形で設定します

次の値とは、ピボットテーブルの表にて左から<2017年度>⇒<2016年度>の順で奈良でいれば<2016年度>が次の値です

左から<2016年度>⇒<2017年度>の順に並んでいれば<2017年度>が次の値です

こちらについては後程、詳細に解説します

!詳細解説

実際に解説に使用するデータのダウンロードをお願いします


ⅰ)売上金額を百万円単位で表示する

①集計フィールドの挿入画面を開く

前述の通り、ピボットテーブル画面のタブから集計フィールド画面を開きます

②作成するフィールドの名前を設定

名前欄に「売上金額(百万円)」を入力します

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集計フィールドの挿入

③数式にフィールドの値をセット

該当のフィールドを選択し、画面下にあるフィールドの挿入を押すと、数式欄に「売上金額」がセットされます

GiF7
数式を設定

④新フィールドの追加

数式欄にて割り算を入力しましょう

割り算を入力したら追加ボタンを押して下さい

GiF8

①~④を行うと円⇒百万円に単位を変えた新フィールドを作成できます

新フィールドを作成したら、エクセル画面の右側(フィールドリスト)では、単位百万円の新フィールドが選択できるようになっているのを確認できます

GiF9


ⅱ) 前期比を集計、表示する列を作成する

①計算の種類の作成画面を開く

前述の通り、ピボットテーブルの表上で右クリックし、「計算の種類」を開きます

② 基準値との差分の比率

基準値との差分の比率

③差分の比率の計算方法

次に以下の画面が出てきますが、基準フィールドは地域から「年度」に変更し、基準アイテムは「次の値」を指定します

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計算方法の設定

①~③を行うと、2016年度を基準とした前期比が表に挿入されています

GiF10.gif
差分の比率の反映

ここで基準アイテムを「次の値」にする理由を説明しておきます

今まで紹介したピボットテーブル表の年度は降順で表示されています

つまり、左から前:2017⇒次:2016の順になっていますので、基準値になるのは2017年度の「次の値」の2016年度です

ですので「前の値」ではなく「次の値」にします

ちなみに、2016年度も以下の画面のように基準アイテム欄から選べるようになっています

基準アイテムの設定

ただ、データが変わった場合には、基準アイテムを固定しておくと色々と不都合が生じます

仮にデータが(2016年度と2017年度のセット)から(2017年度と2018年度のセット)になった場合には、2016年度がデータセットになくなるのでエラーになります

ここで、試しにピボットテーブルの表の年度表示を降順から昇順に変えてましょう!

つまり、左から前:2016⇒次:2017の順になっていますので、基準値になるのは2017年度の「前の値」の2016年度です

ですから、基準アイテムは「前の値」を指定します

GIF11

<まとめ>

今回は2つのことを行いました

 ⅰ)売上金額を百万円単位で表示する

   集計フィールドの挿入画面で売上金額の単位変更を行いました

  ⅱ) 前期比を集計、表示する列を作成する

   計算の種類画面で前期比の列を挿入しました

この2つの画面を有効活用になるとレポート力は格段に向上します

ピボットテーブルで集計したデータを他の表に転記して再編集したり、再計算するといった作業が必要なくなります

では次回はピボットテーブルの表に信号を挿入します!

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