カテゴリー別アーカイブ: 中級

複数データの組み合わせ/クエリのマージ~中級編1回目~

今回から、中級編をはじめます

初級編では、データを取得してエクセルシートに読み込むだけでした

中級編では、取得したデータを編集・加工していきます

このデータ編集・加工手法を身に付ければ、様々な箇所から集めた大量のデータを関数やVBAを使わないでも、サクッと一括処理ができるようになります!

次回から2回は、関数やVBAを使用した場合には作成に手間がかかりそうな表を サクッと2つの表を組み合わせるだけで作成する方法を紹介します

今回は、次の回から主に使用する技術の概要だけ紹介しておきます

1.クエリのマージ

イメージとしては下の図のようなことを行います

関数で言えば、VLOOKUP関数も同じような事ができますが、このPower Queryのマージには、VLOOKUP関数で処理する時と比べて次のようなメリットがあります

・他の表から抽出する項目が多く、データ自体が大量な場合

 ⇒ワンクリックで処理できる

・VLOOKUP関数の場合は参照する値の位置が左にないと使用できなかった

 ⇒位置は関係なく処理できる

ちなみに、Power Queryにて実際にマージを行う画面は、以下の画面になります

2.計算処理

Power Query上では、2つの表を組み合わせた上での計算処理が、とても簡単に行えます

計算処理がもし±X÷を行う四則演算であれば、対象となる列を指定するだけで計算処理が行えます

SUMIFやSUMIFSなどの、関数であれば条件設定が伴う、少しややこしい計算も、下の図のような画面にて、直感的に計算処理が行えるようになっています

では次回から2回に分けて、1.クエリのマージ、2.計算処理を中心に解説を行って行きます!

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クエリのマージ/項目追加~中級編2回目~

中級編2回目は前回紹介したマージの技術を、実際にサンプルを使用して解説を行います

下の図にある商品台帳売上台帳が解説に使用するデータです

こちらの表2つを組み合わせる(マージする)ことにより、2つの表に分かれていた項目を組み合わせて活用できるようにします

下の図のように、売上台帳に商品台帳の「商品名」と「販売単価」を追加します

今回のポイント

A.キー列を設定します

2つの表を組み合わせるためのキー列を指定します

B.組みあせる項目、組み合わせ方を選択します

下記の画面で組み合わせる項目と組み合わせ方を指定します

上の図に”集計”とありますが、集計については次回に解説します

では早速、下記にサンプルファイルをダウンロードして演習をすすめていきましょう!

1.クエリ作成

商品台帳と売上台帳ともに、次の①~③の処理を行い、クエリを作成しておきます

①Power Query Editorを開く

データタブから”テーブルまたは範囲から”を指定して、Power Query Editorを開きます

範囲を指定する際、自動的に題名の部分(下の図であれば商品台帳)がテーブルの見出しとして範囲に入ってしまうケースがあります

こちらについては、題名部分を除いて範囲を指定し直してください

②Power Query Editor上の処理

Power Query Editorの画面右にて、クエリに名前をつけましょう!

マージ処理をする時にクエリー名が分かり易くつけてあると、処理がとても進めやすいです

③読込処理

ホームタブの右上の「閉じて読み込む」ボタンの右に▼マークがあるので、こちらをクリックしてください

すると、次の画面のように「閉じて次に読込む」ボタンが出てきますので、こちらをクリックします

そうすればデータのインポート画面が開くので、読込先を指定できるようになります

下の図のようにデータのインポート画面が開いたら、読込先は”接続の作成のみ”を指定してください

ここまで行えば、クエリが画面右に出来ています!

上の①~③の処理を通じて2つのクエリを作成したら、2.のマージ作業に移ります

2.マージ作業

2つのクエリをマージする場合、事前に2つの方法が選択できます

ⅰ)既存のクエリにマージする方法

ⅱ)新規にマージ用のクエリを作成する方法

今回はⅱ)で行います

➀売上台帳クエリを参照

新規にクエリを作成するといっても、全く一からクエリを作成するわけではありません

売上台帳クエリを基にして新規のクエリを作成します

まずは、売上台帳クエリ上にカーソルを置いて右クリックし、更に”参照”をクリックします

「参照」をクリックしたら、Power Query Editorが開きます!

➁クエリのマージをクリック

新しいクエリのクエリ名は、次の画面のように変更しておきましょう!

③クエリのマージ

次に画面上にある、「クエリのマージ」ボタンをクリックします

④マージするテーブルを指定

マージをクリックした後に、新規に次のGIFにあるように「マージ」方法を指定する画面が立ち上がります

この画面では マージするテーブルとキー列を次のように指定します

テーブル⇒商品台帳、キー列⇒商品コード

⑤マージする項目、方法を指定

④が終了すると下記の画像のように、商品台帳の内容が一番右の列に追加されます

次に、商品台帳の右横にあるマーク(2つの矢印の組み合わせたマーク)をクリックし、実際に組み合わせる項目と組み合わせ方法を指定します

上のGIFのように、マークをクリックした段階では全てにチェックが入っています

ここでは商品名と販売単価はチェックを入れたままにしましょう!

「元の列名をプレフィックスとして使用します」についてはチェックを外しましょう

チェックを入れたままだと下の図のように、余計な名前(商品台帳)が商品名と販売単価の左横に表示されるようになってしまいます

⑥読込処理

今回は”閉じて読み込む”を指定し、接続の作成のみでなく、実際にシートに読み込みます

これでマージ処理は完成です!

<まとめ>

はじめてのマージ処理はいかがだっだでしょうか?

2つの表を組み合わせるにあたり、VLOOKUP関数を2つの列 (商品名、販売単価 で作成する)よりずっと簡単だったのではないでしょうか?

もし、”しまった、他の項目も追加が必要だった”ということになっても、関数を追加したりしなくても、簡単に追加が行えます

具体的な方法については次回、詳細に解説します

次回は単に項目の組み合わせだけでなく、計算処理も行います!

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クエリのマージ/計算処理~中級編3回目~

こんにちは、Excellent仕事術ガッツ鶴岡です

前回は2つのクエリーをマージして、項目が追加されたクエリーを作成しました

今回は、追加した項目を更に深堀活用し、本来であれば関数やVBAの使用が必要な処理をサクッと行う方法を習得しましょう!

解説は前回と同じサンプルファイルを使用して行います

今回使用するデータ

今回の解説では、商品台帳と売上台帳の2つの表から、下の表を作成します

前回、売上台帳に商品台帳の「商品名」と「販売単価」項目を追加しましたが、今回は、更に「販売個数の合計」と「売上金額」も算出した表にします

<今回のポイント>

A.条件付き集計

今回の集計処理では、同じ商品コードに紐付く「複数の値」を集計します

エクセル関数でいえば、SUMIFS関数と同じ処理です

しかも、SUMIFS関数よりももっとシンプルな方法で集計します

前回、クエリの項目を追加する時に使用した画面と同じ画面にて、単純にマージ方法として「集計」を選ぶだけです!

B.一括計算

1.で商品コード毎に販売個数を集計したら、販売単価を乗じます

乗じる処理は、乗じる列を選択して計算方法を指定するだけです

2つのポイントを確認したところで、早速、詳細な解説に入りましょう!

1.条件付き集計

前回と同じ様に、クエリーを参照して新たなクエリーを作成するところから処理を開始します

➀参照するクエリーの指定

今回は商品台帳を参照元にします

商品台帳クエリー上で右クリックし、下の画像の様に「参照」が選択できるようになったら、参照のテキストをクリックしましょう!

➁クエリのマージ

Power Query Editorが開いたら、ホームタブの上にある「クエリのマージ」をクリックしましょう!

下の画像のようなマージ画面が開いたら、前回と同じく商品コードをキーにして売上台帳クエリをマージしましょう

③条件付き集計処理

事前に新たに作成したクエリの名前は変えておきましょう

クエリの名前を変更したら、マージした売上台帳の項目を、下の画像の黄色の箇所をクリックしましょう!

次に開いたマージ方法を詳細に設定する画面では、前回と違い「展開」ではなく「集計」をチェックしましょう

その際に”元の列名を・・・”はチェックを外しておきましょう

そして、本来であれば上の画像の一番下「Σ販売個数の合計」をチェックして指定してください、というべきところです

試しに、「Σ販売個数の合計」の一つ上、「Σ商品コードの合計」をチェックして指定してみてください

すると次の画像のように表示されます

もちろん、商品コードを合計しても意味はありません

もし、指定を間違えてしまった時の対処は、Power Queryであればどうするのか?ということを解説するため、敢えて本来とは違うものを指定してもらいました

間違いを回復するには、下の画像の「適用したステップ欄」の黄色の箇所をクリックしてください

すると前回行ったチェック指定がやり直せるようになります

Power Queryでは、上の画像のように「やり直し」を行う場合には「適用したステップ欄」を使用します

詳細は後日、解説を行います

それでは「やり直し」を行い、下の画像のように本来の”販売個数の合計”が表示されたところで2.一括計算の解説に移ります

2.一括計算

計算したいのはⅰ)販売単価とⅱ)販売個数の合計を乗じた売上金額です

➀計算対象の列、ⅰ)ⅱ)を選択する

Ctrlキーを押しながら、販売単価の列と販売個数の合計の列を選択しましょう

➁画面上のタブから「列の追加」を選択

画面上のタブから列の追加をクリックすると、右側に計算機のようなマークがついた「標準」が見えます

次に「標準」マーク下の▼をクリックしましょう!

③計算方法の指定

マークをクリックした後に表示された「各種計算方法」から乗算を選択してクリックしましょう!

すると上のGIFのように、一番右に新たな列が追加されます

この新たな列には、計算結果が出力されています

列の名称は”乗算”から”売上金額”に変更しておきましょう

④読込処理

列の追加タブからホームタブにもどり、エクセルシートへの読込処理を、下の画像の「閉じて読み込む」ボタンを通じて行いましょう

販売個数と売上金額が出力されているのを確認したら処理は終了です

<まとめ>

 今回は商品台帳と売上台帳をマージして、商品コード毎に「a:販売個数」を集計処理しました

 そして、集計した「a:販売個数」と「b:販売単価」とをPower Query Editor上で更に乗じて「c:売上金額」まで計算した表を作成しました!

 エクセル関数のVLOOKUP関数とSUMIF関数を使用しても同じことが行えますが、もっと楽に表を作成できているのではないでしょうか?

関数と違って、カーソルで対象を指定しながら直観的に行えるのもとてもうれしいです

 それに、もし、表の作成の仕方を間違えたとしても、間違いを起こした場所からやり直せます

さて、計算の元になる表の値が変わった場合にはどうすればいいのでしょうか?

関数で表を作成していれば、自動計算されています

 Power Queryの場合には、関数を使用した場合と違って、1つ余分な処理を行う必要があります

 この場合は下の画像の中にある「すべて更新」をクリックします

そうすれば、表の中で再計算が行われます

今回の解説は以上です

次回は、今回と同じように複数のクエリを組み合わせて扱う方法を解説します

但し、今回のように商品台帳と売上台帳といった、違う内容のクエリを組み合わせるのではありません

同じ項目から構成される複数のクエリを追加して、組み合わせる方法の解説になります

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クエリの追加作成~中級編4回目~

こんにちは、Excellent仕事術ガッツ鶴岡です

前回は項目が違う2つのクエリをマージ(組み合わせ)ました。今回は、今回はあるクエリに、項目が同じだけど別のクエリを追加する方法を紹介します

加えて、実践的なPower Queryの活用方法として、ピポットテーブルとの連携方法も紹介します

ピボットテーブルは便利なのですが、取得元のデータに追加があった場合には少し面倒ですよね

例えば、売上の集計データを毎月報告するケースなどです

1月のデータに、2月のデータを足し、取得範囲を修正する・・・という処理が毎月続きます

今回紹介するクエリの追加機能とピボットテーブルを連携させれば、そんな悩みは一発で解決します!

解説する内容の概要ですが、下の図のようにサンプルファイルにある1月の売上データに、今回の解説の中心である「追加クエリ」機能を通じ、2月の売上を追加してピボットテーブルを新たに作成します

そして今回の次(中級編5日目)の回では、更に”追加クエリ”機能を通じて、ピボットテーブル側では特にデータ範囲の追加は行わないまま、3月の売上データを追加します

<今回のポイント>

 今回の解説の中心となる”追加クエリ”機能自体は特段難しいところはありません 

 ただし、追加クエリを行うパターンが以下の①②の2つに分かれる点は意識しておいてください

①と②の違いは、2つのクエリから新たなクエリーを生み出すか、そうでないかの違いになります

では、サンプルファイルをダウンロードしたら、具体的な解説に入りましょう

1.各シートからクエリーを作成

サンプルファイルの各シートが”各月”のデータになっています

画面上のデータタブから”テーブルまは範囲から”をクリックして、各シートのデータからクエリを作成しましょう

クエリ作成時は以下の2つを指定してください

➀読込先 ⇒接続専用

➁クエリ名 ⇒シート名

2.クエリの追加_1回目

1.が終了したらシートの右側が、以下の画面のような状態になっているはずです

もし、”クエリと接続”が出ていない場合には、画面上のデータタブから”クエリと接続”をクリックしましょう

画面の状態が確認できたら、以下➀⁻③の処理を通じてクエリ_2020年1月にクエリ_2020年2月を追加します

前述の<今回のポイント>の①のパターン(⇒新しいクエリを作成)で追加処理を行います

➀クエリ_2020年1月上で右クリック⇒クエリ追加

クエリ上で右クリックをすると”追加”が選択できます

➁追加するテーブルを選択 ⇒2 020年2月を選択

➀の処理を通じて追加画面が立ち上がったら、追加するテーブルを選択してOKボタンを押します

③読込先をピボットテーブルを指定する

➁の後に、Power Queryエディターが立ち上がります

画面の右のプロパティでクエリーの名前を”売上データ”に変更したら、今度は画面右上で”閉じて次に読み込む”を選択します

次に”データのインポート”画面が立ち上がりますので、”ピボットテーブルレポート”を選択してください

ピボットテーブルの読込先を既存のシートにするか、新規のシートにするかを選択できますが、ここでは新規のシートを選択します

2つの選択処理を行い、OKボタンを押すと、1月と2月のデータが含まれたピボットテーブルが作成されます

3.ピボットテーブルの設定

2020年1月と2月の両方の月のデータが含まれていることが分かるように設定しましょう!

行ボックスに出荷日、値ボックスに金額をドラックします

行ボックスに”出荷日”とあわせて”月”も出現したら、出荷日は行ボックスから外しましょう(エクセルのバージョンによって多少、違いがある可能性があります)

そうしたら、以下のようなピボットテーブルになっているはずです

<まとめ>

 今回はあるクエリに別のクエリを追加する処理を行いました。この時には2つ方法があり、新たなクエリを作成する方法と、そうでない方法があるのですが、今回は前者で行いました。

 また、クエリをPower Queryエディターから読み込む際に、読込先にピボットテーブルを選択しました

 このようにPower Queryとピボットテーブルを連携させることで、ピボットテーブルの元データを自由に操作できるようになります

 次回はPower Queryを通じて、ピボットテーブルに新たなデータを加えます

 ピボットテーブルについては「ピボットテーブルの役割を変える」と題し、別途シリーズで記事を書いています

ぜひ、そちらもご参考にしてください

        ⇒ピボットテーブル記事

 

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クエリの追加・結合~中級編5回目~

こんにちは、Excellent仕事術ガッツ鶴岡です

前回は1月と2月のデータを追加して新たなクエリを作成しました

そして、新たに作成したクエリからピボットテーブルを作成しました

今回は前回作成したクエリに、更に3月のデータを追加します

この時、ピボットテーブルのデータ範囲変更や、新たに追加された範囲を反映するための更新処理を、Power Queryとの連携により省けるようにします!

もし、これまでPower Queryについては全く知識が無い、という読者の方がいらっしゃいましたら、ぜひ、このページを事前にご確認ください

エクセルシート上の表を⇒テーブル⇒クエリ⇒シート上に読込、の順に変換することさえ分かれば、この後の内容も十分理解していけるはずです!

今回のポイント

前回は以下の図で➀の方法でクエリの追加(1月+2月)を行いました

今回は①の方法で作成したクエリを編集して、②の方法で3月のデータを追加します

仮に➀の方法で追加処理を行うと、既存のピボットテーブルの範囲外に新たに新たなクエリ(1月+2月+3月)ができてしまい、ピボットテーブルの範囲指定や更新処理を行う必要がでてきてしまいます

では、本格的な解説をはじめます

1.売上データクエリ(1月+2月)上で編集をクリック

Power Queryエディターを開きます

2.Power Editorエディター上で”クエリーの追加”をクリック

Power Queryエディター上で”クエリの追加”をクリックします

3.追加画面で追加するデータを指定する

追加するデータをクリックしたらOKボタンを押します

追加が終了したら”閉じて読み込む”をクリックしましょう!

すでにピボットテーブルに3月のデータが自動的に追加されています

<まとめ>

 Power Queryとピボットテーブルを今回の解説のように、事前に連携させておけば、ピボットテーブルの範囲指定の追加や変更はとてもスムースになります。

 毎月、定期的に売上などのレポートを作成している人にはとても便利な技術なのではないでしょうか?

 ピボットテーブルについては、毎回の報告を楽にするために「ピボットテーブルの役割を変える」と題して別途、記事を書いています

興味があるという方がいたらそちらの記事もぜひご覧になってください

 中級編1~5回では複数のクエリを扱う方法を解説しました。次回からはまた違うテーマを解説していきます

 

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ピボット解除/縦横並びの変換処理~中級編6回目

こんにちは、Excellent仕事術ガッツ鶴岡です

前回までは複数のクエリ(データ)を組み合わせる技術を解説しました

今回からは、Power Query Editor上でデータを変換する技術を解説していきます

ところで、題名にあるPivotはどう意 味かご存知でしょうか?

ちなみに辞書には軸とか、旋回と書いてありました

この回を終了した時には、”Pivot”の意味が納得できるようになっていると思います

<今回のポイント>

A.集計の目的とデータの並べ方の関係

下の2つのデータを見比べてください

①は縦に繰り返し並んでいます。一方、②は、①の2つの目の列が横に“旋回”して並んでいます

どちらが集計しやすいと思いますでしょうか?

全体の合計値を出す場合、①は1列を範囲にしてSUM関数を入力すれば算出できます

一方、②は見出し以外の全ての行列を範囲に含めてSUM関数を入力するしかありません

①と②のデータで「アルファベット」と「ひらがな」別、つまり2つの切り口を組み合わせて合計値を集計する場合も考えてみましょう

①はフィルターをかけて、ひらがなの列だけみれば合計値を集計できます

②の場合には、目で列を追いかけながら集計するしかありません

ですので、「データはあらゆる切り口でデータ集計が行えるようにする」、ということであれば、縦方向に繰り返し並べていくべきなのです

B.Power Query上での操作

Power Queryでは、Power Query Editor上で、横に旋回しているデータを縦の並びに切り替え、集計を行い易い形にてデータを出力し直すことができます

その際、旋回させる軸を決めるのと同時に、以下のサンプルデータの合計の行列(Total)を削除します

この合計の値を消して、その後はどのようにに合計値を算出していくかについては後述します

では、実際のサンプルデータを基にして解説をはじめます

1.Power Query Editorを立ち上げる

データタブの「テーブルまたは範囲から」をクリックし、Power Query Editorを立ち上げます

この際、8行目のTotalの範囲が入るように気を付けましょう!

こちらは前述のように、Power Query Editor上で削除を行います

2.合計行列を消去する

Power Query Editorが開いたら次の①②の処理を行い、「 B.Power Query上での操作」で前述したようにTotalの行列を削除します

①フィルターからTotal行を消去する

-フィルターをクリックします

-チェックを外して一覧からTotalを消します

➁Total列を消去する

Total列を指定し、削除をクリックします

3.Pivot解除

ではPivot解除機能により、に旋回しているデータをの並びに切り替えます

①軸を指定します

今回は、に展開している日付を並びにします

ですので、一番左にあるカテゴリー列を左クリックして指定します

その後、右クリックすると可能な処理の一覧がでてきます

➁その他の列のピボット解除

①の一覧から「その他の列のピボット解除」をクリックします

これで、横に展開していたデータが縦並びになりました

4.読込先をピボットテーブルに指定する

Power Query Editorで縦並びにしたデータを「ピボットテーブル」としてエクセルシート上に読込みます

①閉じて次に読みこむを指定

ホームタブにて「閉じて読み込む」の右横▼マークから「閉じて次に読み込む」を指定します

➁ピボットテーブルの読込先を指定

ー「既存のワークシート」内の「元のデータの下」A11セルを指定しましょう!

-ピボットテーブルのフィールドを以下のように指定しましょう!

Power Query Editor上でTotalの行列は削除しましたが、ピボットテーブルでTotal(合計)が集計できるようになりました

逆に、もしPower Query Editor上でTotal行列を削除しなかったら、ピボットテーブル上で合計値が本来の値より2倍になってしまいます

<まとめ>

 このPivot解除を知っておけば、他の方から入手したデータが、横並びになっていなかったとしても、縦の並びに簡単に変えることができます

 データを縦の並びに変えておけば、様々な切り口でデータ集計がおこなえるようになりますので、ぜひ有効活用していきましょう!

 次回はセルの中のデータを複数列に分解する方法と今回解説したピボット解除を組み合わせた変換処理を行います

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セル分割他・変換処理~中級編7回目

こんにちは、Excellent仕事術ガッツ鶴岡です

読者の皆さんは、他の方が作成した表を見て「使いにくい」と思ったことはありませんか?

例えば、下の図のような表です

1セルの中に複数のデータがカンマ” , ”を区切りにして混在しています

しかも、担当者が縦への繰返しで並んでいるのに、担当企業の欄は横に並んでいます

この表を他の目的に活用しようと思ったら、下の図のような「縦並びが複数列で繰り返された表」に変換するしかありません

この変換処理は手で行ったとしたら莫大な時間がかかります

ところが、Power Queryならば一括で変換できてしまうのです!

今回は上の表の変換を事例として、Power Queryを活用したデータクリーニング技術について、2回に分けて解説します

<今回のポイント>

A.セル分割

このセル分割によるデータ変換が今回のメインの解説になります

区切り文字を指定し、分割の仕方を指定するのがポイントです

B.ピボット解除

ピボット解除については前回も解説しました

この機能はとても便利です

今回も横並びを縦並びにするのに活用します

では、演習ファイルをダウンロードして頂いたら解説をはじめます!

今回は、セルの分割までです

アイコン

中級編7回目_演習 17.28 KB 52 downloads

...

1.セル分割

①Power Query Editorを開く

問題となる表の上にカーソルを置き、”テーブルまたは範囲から”をクリックし、Power Query Editorを開く

➁列の分割をクリック

Power Query Editorが開いたら、担当企業を選択した上で、変換タブから”列の分割”の▼マークをクリックします

③区切り記号と分割方法を指定

列の分割の▼マークをクリックすると、”区切り記号による分割”が選択できるようになりますので、またこの文字をクリックします

すると次のような画面が開きます

さて、今回のキーポイントに入る前に、元の表を再度確認しましょう!

カンマ” , ”が不規則に出現し、複数のデータが1セル内に混在しています

このセルを、区切り文字のカンマが出現するごとにデータ分割すればいいのです

ですから、区切り記号は”カンマ”を指定し、分割方法はデフォルトの「区切り記号の出現ごと」のままにし、右画面下のOKボタンを押します

すると、1セルの内容がカンマ” , ”ごとに複数のセルに分割されます!

<まとめ>

今回は、カンマ” , ”で区切られた使いにくい表をPower Query Editor上で分割まで行いました

今までのエクセル上でも同じようなことはできましたが、Power Queryではもっとシンプルに行えるようになっています

次回は使える表への変換をガッツで完成しましょう!

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セル分割他・変換処理2~中級編8回目

こんにちは、Excellent仕事術ガッツ鶴岡です

前回はカンマ” , ”で区切られた「使いにくい表」をPower Query Editor上で「使いやすい形」になるように行方向に分割しました

このままだと、行別にみると2列の行があったり、5列以上の行あったり不規則で使いにくい表のままです

今回はPower Query Editor上で行方向に広がった列の並びを、縦の並びに変換して1列にし「使いやすい表」に変換します!

そして、前回使用したセル分割のテクニックを再び使い、連番までつけてしまいます!

前回の冒頭で1.セル分割2.ピボット解除を解説すると案内しました

前回1.セル分割を行ったので2.以降から解説を開始します

2.ピボット解除

コンマ” , ”で区切られたデータが混在したセルを分割した後は、データは横並びになっています

この並びを縦並びにして1列にします

この並び替えにはピボット解除の技術を使います

①担当者の列を選択

担当者の列をカーソルで選択し、右クリックします

➁その他の列のピボット解除

担当者以外の列が並び替えの対象です

その他の列のピボット解除をクリックします!

すると、並び順が縦の並びの繰返しに変わります

3.読込

いよいよ2.で変換した内容をシートに読込みます

その前に若干、修正を加えましょう!

①再分割

ピボット解除をした時、新たに属性の列ができています

この列を更に2列に分割し、

⇒属性1の列は削除

⇒属性2の列は”NO”として残しましょう

今回の分割処理はピリオド”.”を区切り記号に指定して行います

2列に分割された属性1の列は削除し、

属性2の列は列の名前を変えましょう!

➁クエリ名前の変更

クエリの名前は担当企業としましょう!

③既存シートへの読込

①②が終わったところで読込を行います

今回は読込先を指定するので「閉じて読み込む」の右下▼から「閉じて次に読み込む」をクリックします

更にデータのインポート画面で

既存のワークシートを選択し、読み込むセル位置をE2セルに指定します

これで使いにくい表を使いやすくする表にする処理は完成です!

<まとめ>

今回は”,”や”.”で区切られたセルを分割することで表を使いやすくする技術を学びました

従来のエクセル手法であれば、この分割処理を行うのにワークシート上で大量の手作業が発生していました

Power Queryであれば一括で行えるのでとても便利です!

参考までに今回の解説に使用したサンプルデータを参考までに添付します


では次回はもっとPower Queryを実践的に使いこなせるようになるため、「やり直し」の方法についてガッツで解説します

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エディター内のやり直し操作~中級編9回目~

こんにちは、Excellent仕事術ガッツ鶴岡です

Power Queryでは、従来のエクセル操作では全く使うことがなかった画面が出てきます

一番、代表的なのがデータを取得した後に出てくるPower Query Editor(以降、エディター)です

エディターでは、様々なデータの変換操作が行えます

前回はエディター内にて、1つのセルのデータを複数のセルに分割しました

ただ、このエディターでは従来のやり直し操作、ショートカットキーで言えばCtrl+Zの操作はどう行うのでしょうか?

やり直しが出来ないと、操作ミス一つで全てをやり直さなくなってしまいます

これでは、Power Queryを新たに覚えて業務を効率化をする意味がなくなってしまいます!

今回は「やり直し操作」について解説していきます

1.ステップ管理

エディター内では、全ての操作はステップという形で記録されていきます

次の画像は初級講座2回目で使用したデータを取得し、エディターを開いた状態の画像です

ここから2つの操作を行います

エディター画面の右には適用したステップを管理する画面があり、操作前は以下の状態です

ここから2つの操作を行います

①受注日の型式を日付形式に変える

➁日付を9月3日から9日の範囲でフィルターをかける

①②の操作を行うと、下のGIFのように適用したステップ画面にステップが記憶されます

2.やり直し操作

1.でステップ管理について解説したので、このステップをやり直す方法について解説します

このやり直しには2つの方法があります

1つはステップを消去する方法です

もう一つはステップ自体を修正する方法です

①ステップを消去する

適用したステップを消去すれば、下のGIFにあるように元の状態に戻ります

「フィルターされた行」のステップを消去した瞬間に日付の行が増えているのがよくわかると思います

この方法は後で紹介する➁の方法より簡単ですが、元の状態に戻るだけです

上のGIFの例で言えば、フィルターに設定する条件を変えようと思ったら、またフィルター設定だけは一からやり直さなくてはなりません

➁ステップの修正

ステップ自体を修正する方法もあります

ステップの右横の*マークを押せばステップ自体を修正できます

以下のGIFでは、フィルター処理をしたステップにて、右横の*マークを押した後、フィルターの条件設定画面からやり直しが行えるようになりました

これまで①②とエディター画面にて「やり直す方法」を解説しました

1点、①の「元に戻す」方法については注意点があります

最後尾のステップのステップではなく、途中のステップを削除や修正を行う場合です

これまで解説してきた事例では、

 日時型式⇒日付形式への変換

を行った後、

 日付形式でフィルター設定

を行いましたので、もし、日時型式のままだとフィルターの設定型式が不整合になってしまいます

仮に「変更された型」のステップを消去しようとすると、以下の様なメッセージが出ます

上のメッセージで削除を選択した場合には、「フィルター」のステップも消去することになります

<まとめ>

今回は、Power Queryの独特の画面のエディターでの「やり直し」の方法について解説しました

エディターでは、画面右の「適用したステップ」画面に処理の履歴が記録がされているので、慣れれば従来のエクセル画面より管理が行いやすいのです

次回からは更にエディターの機能についてガッツで深堀していきます

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変換した列の追加~中級編10回目~

こんにちは、Excellent仕事術ガッツ鶴岡です

前回、案内したようにエディター画面での変換処理について解説します
エクセルはあくまで表計算ソフトであり、Accessのような大量のデータを扱うのに適したデータベースソフトではありません
Power Queryのエディター画面にある機能を使いこなせば、データベースソフトと同じ様に一括で変換処理が行えます
今回は、エディター画面の「列の追加」タブにある機能の一部を解説します

エディター画面
列の追加画面

解説に使うデータは、初級講座1回目で使用したデータを使います

解説用データ
      販売データ

次から解説する、1~3のステップを通じて、既存の表の横に「連番」と「部門コード」「販売金額」の3列から構成される表を追加します

列追加
連番及び条件付き列追加

.連番追加(インデックス)

取得したデータに、エディター画面で連番を付けます

①エディター画面を開く

まず、既存の表からデータを取得してエディター画面を開きます

取得データ
取得データ

⓶インデックス列

エディター画面が開いたら「列の追加」タブをクリックし、「インデックス列」の横にある▼をクリックします

インデックス列の付け方
インデックス列

ここで、連番の付け方を選ぶことができます

 ・0から始め、増分を1にする

 ・1から始め、増分を1にする

 ・開始番号と増分をカスタマイズする

ここでは1からを選択します

インデックス列
連番

2.条件列

この条件列は従来のエクセルではIF関数に相当するものです

IF関数とは違い、エディタ―画面では設定条件に従い、一括で変換します

それに、IF関数ほど設定の仕方は複雑ではありません

まず、「条件列」をクリックして、設定画面を開きましょう

条件列の追加

新たに開いた「条件列の追加」画面では、以下の6つを設定します

 ①追加される列名

 ②~④設定条件

 ⑤設定条件に合致する場合の出力結果

 ⑥設定条件に合致しない場合の出力結果

今回は、部門名が東京の場合は「T」大阪の場合、つまり東京以外の場合は「O」を出力するので、以下の画面のように設定します

条件設定
条件設定画面

3.読込処理

①列の削除

今回出力する表は以下の様になるので、無駄な列は削除します

出力する表

削除は「削除する列」にカーソルを置いて右クリック⇒削除、の順で行います

列が隣合っている列を一気に削除する場合は、Shiftキーを押しながら削除対象列を指定してください

複数列指定
列削除

②列移動

新たに追加した2列を、まとめて移動します

列移動
列移動

③読込先の指定

今回は、既存シートにエディターで操作したデータを読み込みます

読込

ホームタブで「閉じて次に読み込み」をクリックした後、データインポート画面にて読込位置を指定してください

「表示」はテーブル、「データを返す先」は既存のワークシートを指定します

データのインポート
データのインポート

<まとめ>

今回は、エディター画面で2種類の列を追加する方法を解説しました

1つは連番の追加、2つ目は従来のエクセルで言えばIF関数に相当する条件列の追加です

他にもエディター画面での列削除や列移動についても解説を行いました

今回の解説を通じて、エディター画面がスマホと同じ様に、直感的に操作できる利点を感じて頂けたら嬉しいです!

次回はPower Queryを使用して集計上手になるため、グループ化について解説します

それではガッツで頑張りましょう!

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