カテゴリー別アーカイブ: ガッツの日記

ガッツの日記 第5回 ChatGPTと残念なエクセルについて議論してみた

【ChatGPTを活用して、日常的なエクセル業務の問題を解決する糸口にしよう!】

今日、【Schoo(スクー)】のライブ授業「議論のプロと考える ChatGPTのプロンプト」を受講しました

ChatGPTの素早い回答を糸口に議論をすすめるのは、なかなか有効だなと感じました

もちろん全てがChatGPTで解決するわけではないですが、ChatGPTとの壁打ちをすることで自分の頭の中もかなり整理されていくのがわかります

完璧にこだわらずにChatGPTと対話を続けるのが有効活用のポイントのようです!

今回は早速、ChatGPTと「残念なエクセル」について議論しました

議論の様子を皆さんにも共有したいと思います

ちなみに本日の講師の方のプロフィールがとてもユニークでした

やはり優秀な方は色々な仕事を生み出していけるのですね!

残念なエクセルの定義について聞いてみた

以下がChatGPTに投げたプロンプトです

箇条書きで・と指定すると個人的には分かりやすい答えが返ってきやすいです

ChatGPTの答えは以下です

↓↓↓

業務効率を下げるような残念なエクセルの定義を以下に箇条書きで示します。これらの要因は、エクセルの不適切な使用や設計に起因するものです。

  1. 複雑な数式と関数:
    • 複雑で理解しにくい数式や関数が多用され、他の人がシートを理解しにくくなる。
  2. 使い捨てのデータ入力:
    • 一時的なデータをエクセルに保存してしまい、データベースなどの適切なツールを使わない。
  3. 繰り返しの手作業:
    • 自動化できる作業が手作業で行われ、時間の無駄になる。
  4. 不十分なデータ整理:
    • データの整理やクリーニングが不十分で、エラーや不正確な情報が含まれる。
  5. 複数人の同時編集の混乱:
    • 複数の人が同時にエクセルファイルを編集し、競合や混乱が発生する。
  6. ファイルの適切なバージョン管理の欠如:
    • 適切なバージョン管理が行われず、誤ったデータや情報が広まる。
  7. セキュリティの脆弱性:
    • 機密情報が適切に保護されておらず、セキュリティの脆弱性が存在する。
  8. 標準化の不足:
    • 統一されたフォーマットやスタイルガイドが不足し、一貫性が欠ける。
  9. バグやエラーの無視:
    • ファイル内のバグやエラーが無視され、問題の修正が行われない。
  10. 過度な依存:
    • エクセルに過度に依存し、他の有用なソフトウェアやツールの活用が不足している。

これらの要因がエクセルの不適切な使用に関連しており、業務効率を低下させる可能性があります。効果的なエクセルの使用には、適切なトレーニング、データ管理、セキュリティ対策、標準化などが必要です。

↑↑↑

2番目に「使い捨てのデータ入力」とあるのですが、これは良く残念なエクセルの特徴を拾い上げているな、と思いました

こちらをChatGPTに再度、聞いてみます

↓↓↓

  1. 会議の出席者リスト:
    • 会議の出席者リストをエクセルに入力し、会議後に使わなくなる。
  2. 電話メッセージの記録:
    • 受けた電話のメモや伝言をエクセルに一時的に記録し、後で削除する。
  3. 一時的な計算結果:
    • 特定の計算を行い、その結果をエクセルに入力して後で必要なくなる。

*一部省略

↑↑↑

この回答だと意味合いは分かるのですが、何が問題かが明確に分からないので再度問いかけてみます


↓↓↓
はい、正確です。使い捨てのデータ入力は、データの規則性や整合性を損なう可能性があります。これは、一時的なデータがエクセルに入力されたり、削除されたりすることで、データの一貫性や整合性が維持されなくなることを指します。具体的には以下の点に注意が必要です:

  1. フォーマットの一貫性の喪失: 使い捨てのデータ入力が行われると、データのフォーマットや構造が一貫性を失い、後でデータを分析や処理する際に問題が生じる可能性があります。
  2. 不正確なデータの記録: 一時的なデータが正確に記録されなかったり、誤った情報が入力されたりすると、データの信頼性が低下します。

*一部省略

↑↑↑

何度か問いかけを繰り返すことで、なかなかシャープな表現が返ってきますね

「表現を変えながら何度も問いかけること」これがChatGPTとの対話のコツですね

解決策について聞いてみた

次に具体策を聞いてみます


↓↓↓
データの規則性を維持し、使い捨てのデータ入力に関連する問題を解決するための具体的な解決策を以下に箇条書きで示します:

  1. データ入力の標準化:
    • データ入力のフォーマットや構造を標準化し、一貫性を保つためのガイドラインを策定します。
  2. 自動化:
    • 一時的なデータ入力が自動化できる場合、スクリプトやツールを使用して手作業を最小限に抑えます。
  3. データベースの活用:
    • 使い捨てのデータ入力よりも長期的なデータ管理のためにデータベースを活用します。データベースはデータの整合性を維持しやすく、クエリや分析にも適しています。

*一部省略

↑↑↑

かなり具体的に聞かないとやはり明確な答えはかえってこないですね

ただ、解決の糸口はそれなりに網羅した答えは返ってきます

ちなみに「ウナギの寝床」横に長いエクセルについても聞いてみました

やはりピボットというキーワードはきちんと入っていますね

結論から言うと、どう解決策を聞くかによるのですが、議論のための資料作りとかには十分役に立つと思います

<まとめ>

今回はChatGPTと「残念なエクセル」について議論してみました

今回はテーマが大きすぎましたが、壁打ちのごとく対話をすればそれなりの答えが返ってくると思います

少なくとも、会議資料みたいなものを作るには十分役に立つと思います

ChatGPTから返ってくる表現は非常にシャープで、網羅性が高いです

会議資料を作成する時には、キーワードを紙に書き出したりするのですが、そのキーワードの網羅作業はChatGPTで十分です!

個人的にはもっとChatGPT、AIを活用していきたいです

【Schoo(スクー)】では「その作業はAIにやらせてみよう」をシリーズで授業がありますので、ぜひスケジュールを確認してみてください!

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ガッツの日記 第4回 残念なエクセルに出会ったら

【上司はあなたが毎日、エクセルの最終列を探す旅に出ているのを知っていますか?】

私が出会ったエクセルの中で、残念なものの1つが「最終列を探す旅」をするエクセルです

別名は「The ウナギの寝床」です

横長になっている表はいくらでもありますが、私が出会った中で1番凄いものは列がALLを超えてきていました

何故、ここまで横長になるかというと、クロス表の信仰があるからです

表を作る方からすればクロス表にすれば見やすくなるような気がするし、横に延ばすだけで設計が要らず、作るのも楽です

ただ、その後に検索したりするのは大変です

エクセルは列方向にフィルター処理が行えないからです

ですので、最終列を探す旅になります

もちろん、この手の表で共有の管理表を作成して、後で集計するという場合はもっと大変です

各自に口頭で聞いて、集計した方が早いかもしれません

では、

この手の残念なエクセルに実際に出会った時にはどうしたらいいかでしょうか?

それが、この記事のテーマです

組織の壁

他の部署の人がこの手の表を見たら「変えたらいいじゃん」と思います

ところが、一度回りした仕事のツールを変えるのは容易ではありません

ましてや、皆で入力して管理しているエクセル表なら尚更です

「自分が変えます」と手を挙げた途端、以下のようにババを引くような形になるからです

・表を変えて万が一、うまく行かなかったら全て責任を負うような形になる

・必ず誰かは「前の方が使い慣れててよかった」と言う人がいる

・そもそも現在の表のデータを新しい表にどう移行するか?自分が手動で移行することになりそう

・そもそも本来の業務で忙しい

そうして、放置した結果、ますます皆が使い慣れていき、表を変えにくくなるという悪循環が起こります

しかも使い慣れるといっても、業務のスピードがそんなに上がるわけではないのです

大抵、

こういった「残念なエクセル」が業務効率を下げているケースでは、上司がよくそのことを認識していないケースがあります

本日、【Schoo(スクー)】の講座で「ルール(組織のしがらみ)がイノベーションの壁」を受講しました

DX推進者を物語の中の「勇者」の置き換え、DXの目的を「ラスボスを倒すこと」に置き換えて解説しているのですが、これがよく分かりやすい内容になっていました

詳細はぜひ【Schoo(スクー)】のページで確認していきたいのですが、秀逸だと思ったのはDXの推進を阻む「組織の壁」の表現です

〇現場無視系

王様/上司が現場を見ていない

無駄な気飾り/本質とかけ離れた指示

予算がおりず武器が買えない

〇遅延系

え?道具屋のチェックが必要なんですか?

ネットで武器を買おうと思ったらサイトがブロックされている

(以降省略)

この上の「上司が現場を見ていない」というケースは、表現をこの記事の趣旨に沿って変えると「たかがエクセルの表一つで業務が停滞している」ことが伝わっていないケースです

このケースは良くみかけます

先日もある方から「長年、部下がまさかこんなエクセル処理を行ってるとは思ってもみなかった」ということで相談を受けました

よく話を聞いたら、基本的なVBAの処理で済むものでした

場合によっては、管理部門から「残業が多いと注意された」、では「早く帰れ!」と上司が指示を出すこともあるでしょう

ババを引かないためにも、上司に問題の所在を説明して組織全体を巻き込んでいくのがやはり第一歩になるべきです

そうでないと、日常業務がこれまでと同じように降ってきて「業務改善」どころではありません

「そうはいっても、問題の深刻さを分かってもらえない」というケースもあるでしょう

そんな時にはIT部門の力を借りてでも粘り強く説明することが必要かもしれません

技術的対策の実際

では、実際に対策をどうたてたらいいか?

あくまで私がこれまで見てきたケースですが、残念なエクセルの根本的な問題の多くは「データそのもの」にあります

冒頭で紹介した「ウナギの寝床」はまさに典型的です

見やすさや作りやすさを優先して作られています

他の言葉で言い換えると、データの蓄積画面と作業画面を一緒に考えてしまっています

一緒にすると見やすいし、作りやすいような気がします

本来は、データの蓄積と作業は別画面にすべきです

データの蓄積であれば、ウナギの寝床を列数を固定にし、「縦縦の繰り返し」に並べ替えて蓄積します

ここがスタートです

そして作業画面を別途作成します

例えば、データを閲覧するだけであれば、ピボットテーブルで変換することも「データがきちんと蓄積」されていれば可能です

入力が伴う作業画面を別途作成する作業はAccessを使用したりするなど、技術が必要な時もあります

ただ、今ではローコードの技術もあるのでハードルが下がっています

Power Queryで各自が入力したエクセルファイルを、フォルダを通じて集約する技術なんかはオススメです

更新ボタンを押せば、ファイル内の複数ファイルが1つの場所に集約されます

あくまで、入力は「クロス表」で縦横並びにしたいという場合も、ピボット解除行列入れ替えの技術があります

<まとめ>

今回の記事では「ウナギの寝床」のような残念なエクセルに出会った場合の対策について書きました

とにかくこの手の業務を著しく停滞させるエクセルに出会った場合には、組織を巻き込んで対処するのが先決です

放置をすると、どんどん悪循環が起きます

技術的には、まずデータを規則正しく蓄積することを考えるのが先決です

Sharepointリストを活用することもかなりオススメです

3000万行保管でき、行単位でバージョン管理や変更者の特定も行えます

いや、どうしてもクロス表でしか管理できないです、ですから「エクセルじゃなきゃダメです」というケースでもPower Appsという方法があります

詳細はこちらの記事で紹介しています⇒詳細

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ガッツの日記 第3回 私が愛した残念なエクセルを紹介1

【エクセルを見た途端に’絶望’したことはないですか?何回かに分けてこれまで出会った残念なエクセルを紹介していきたいです】

今回の記事では私が実際に作業したエクセルの中で、衝撃を受けた2つのエクセルを紹介します

最後まで記事を読んで頂いても参考になるかは分かりませんが、エクセルの面白さなどを感じて頂けたら幸いです

ちなみに最近、このチャネルが気に入っていて「絶望」という言葉に凝ってます

https://www.youtube.com/watch?v=rwBy8Z5-ONk

10万行にチャレンジ

まず最初は以前、ある会社で毎月作業をするように引継ぎを受けたエクセル表です

記憶も定かでないでないので、詳細は割愛しますがパズルのような作業を10万行分行います

次の画像をご覧ください

Cの列にまだ値は入力されていません

A列とB列の値を見てから、C列に入るものを判断して値を入力します

例えばこんな感じです

・A列:A、B列:A⇒C列:〇

・A列:A、B列:B⇒C列:△

この作業を10万行分行います

ちなみにこのA列とB列の組み合わせは20通りぐらいあります

もちろん、値が同じ行が連続してたり、空白が続く行があったりするので純粋に10万行入力するわけではないです

ただ、それでも物凄い量です

前任者は月に1回は丸一日、この作業に没頭していたようです

「月1回我慢すればいいよ・・・」

と言われても、この手の作業は苦手なので「絶望」の2文字が頭をよぎりました

もう考えるだけで憂鬱です・・・

後から振り返ると、前任者に「こうやっている」と断言されたので視野が狭くなっていたかもしれないですね・・・

しばらくするとすぐに解決策が思い浮かびました

複合キーを作成してマスタを作成することです

こんな感じです

マスタを作成したら元の表でも&を使用して複合キーを作成します

最後にVLOOKUP関数で先ほどのマスタを参照します

IFERROR関数も組み合わせるとなおいいですね!

更にテーブル機能を活用すると、関数は1つのセルに入力するだけで済みます

関数の入力に苦しんでいる方にはぜひ活用して欲しい機能です

ということで、前任者が丸一日かかっていた作業を1分で行えるようになったのですが、何より絶望感から解放されたのがよかったですね

今はエクセルでもいろいろな機能があるので、残念なエクセルに出会っても必ずしも絶望する必要はないですね

セルの値が消えた!?

以前、勤めていた会社では長く受け継がれたエクセルがあり、予算を作成した後にその伝統のエクセルにもコピーし、毎月実績をメンテナンスする必要がありました

誰がどう見ているのかが不思議な内容でしたが、やはり伝統は守るためにあるものです

時間が限られている中で、その伝統のエクセルに予算をコピーする際、不思議なことが起こりました

上期の予算、4月~9月分を伝統エクセルにコピーしました

するとコピー先にコピーしたい内容が反映しないのです

9月まで反映せず、本来7月分の箇所に8月分が反映しているのです

とにかく時間が無いので焦りました

何度もコピーしたのですが、うまくコピーできません

実は

列が非表示になっていました

ここまで引っ張って「それだけ?」と思われた方もいらっしゃると思いますが、まだエクセルになれておらず、しかも時間が無い中なので全く気づけず焦るだけでした

伝統エクセルの非表示の箇所には四半期の数字が入っており、上期小計は1Q+2Qを合計する数式が入っておりました

こうしておいてもらえれば、1年分を一括で入力できたんですがね・・・

後から

前任者から「俺も最初気づけなくて参ったよ・・・」と苦笑いされたことも付け加えておきます

<まとめ>

今回はこれまで出会った残念なエクセルの第一弾として2つの事例を紹介しました

今回の事例は残念なエクセルというより、残念なエクセルの使い方という方が正しいかもしれません

少なくとも1つ言えることは、セル結合もそうですが「非表示」は不用意に使わない方がいいですね

非表示にした本人も忘れていることもあります

話は一見変わりますが、本日、【Schoo(スクー)】田中亨先生のエクセル授業を受けました

内容は、スピル関数からデータモデル、Pythonなど多岐にわたるものでした

本ブログでもPower Queryについてはかなり力を入れて紹介していますが、今のエクセルはかなり多機能です

絶望せずに解決策を探せば、案外簡単に解決策が見つかることもあります

新しいエクセル機能を研究してみると役に立つことも多いです

最後に、

エクセルの引継ぎは、常日頃からきっちり行えるようにしておきたいものです!

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ガッツの日記 第2回~Power Appsの新たな可能性 コネクト4ゲーム作成

【人気ゲーム、コネクト4の作成の仕方を小学生が解説するサイトがありました】

Power Appsはローコードで作成できる素晴らしいソフトです。小学生がゲームを作成できるぐらい自由度も高く、今後、職場を大きく変えていく可能性を感じます!

先日、こんなサイトを見つけました

海外のサイトなのですが、子供にPower Appsでゲームを作成してもらって楽しんでもらおうというサイトです

驚いたのは、小学生がPower Appsでのコネクト4の作成の仕方を解説していることです

https://www.youtube.com/watch?v=5NOLUwn6r2M&t=1133s

その内容もアイデアが素晴らしく、自分でも作成しながら感動しました

今回の記事では、Power Apps4Kidsで紹介されていたコネクト4の内容の概要を紹介するなかで、ローコードの世界の魅力、Power Appsの可能性を感じて頂けたら幸いです

コネクト4とは?

コネクト4とはオセロ、テトリス、ビンゴが組み合わさったようなゲームです

縦横斜め、自分の色を4つ並べたら勝ちです

ちなみに上記のGIF画像はコネクト4を使用している様子ですが、こちらはPower Appsで作成しています

Power Apps4Kidsのサイトではこちらのゲームのソースコードも公開されています

自分自身でも最近、結構ハマっています

アイデア1

ゲーム内の縦横の●を2次元でうまく表現できているのが素晴らしいです

まず、2つのGalleryを縦横で組み合わせます

そして、縦横のGalleryに沿った形でCollectionも作成します

上記の「Rows」を展開すると次のようになります

コードで書くと下のような形です

一般的なソフトでは、縦横の双方向を表現するのはなかなか難しいのですが、これはなかなかいいアイデアです

アイデア2

縦横、斜めで4つ色が揃ったらゲームが終了になり、「いいね」と「矢印」を表示します

こちらは数十種類パターンを用意しますので、骨は折れますが、とてもシンプルな方法で表示が行えます

例えば、一番下の一番左の矢印には1つ隣~3つ隣までの色が一致していたらVisibleプロパティがtrueになるように仕込んであります

ちなみに一番下の一番左の矢印の名前は「h-0-5」とつけてあります

こちらの矢印が表示されたらいいねマークも表示されるように、いいねマークのVisibleプロパティの設定を行っておきます

上記画像内のv~とかh~とかは矢印の名前です

<まとめ>

このブログのテーマは「誰もが手軽にデータを有効活用してExcellentなビジネスライフを送れるようにします」です

Power Apps4Kidsの記事を見ていて、テーマ実現に向けた大いなるヒントを得たような気がします

Power Appsの自由度の高さとローコードである点を有効活用すれば、誰もが手軽に自分達専用のアプリを作成していける、自身でDXを推進していける未来があるような気がします

一方で、Power Appsの教材や事例が不足しているというのも現状では事実です

私もなんとかこのブログでPower Appsの教材や事例不足を補っていきたいと思っています

ちなみに、

Power Apps4Kidsにあるコードをそのままコピーしても一部、動かないところがありますので注意が必要です

修正が必要な箇所が2つあります

・色の初期値指定:

White ⇒ Color.White

・コインの色を変える式

Filter( colColumns, ColNumber = ThisItem.ColNumber ) ).Rows, Value.RowNumber = 5 ).Value ).Value.Row

Filter(
colColumns,
ColNumber = ThisItem.ColNumber
)
).Rows,
Value(RowNumber) = 5

この2点は注意が必要です

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ガッツの日記 第1回~Shoo/仕事が楽しくなるビジネス数学を受講して

【グラフの使い方はまさに、生かすも殺すも自分次第です!数値の見せ方にこだわろう!】

本日、【Schoo(スクー)】 にて鈴木伸介先生の「仕事が楽しくなるビジネス数学/ビジネスで差をつけるグラフの扱い方」の講座を受講しました

内容は①グラフの種類、②グラフをどう選択したらいいか?、③グラフでやってはいけないこと、の3つでした

非常に会話のテンポも良く、視覚的に分かりやすい講座でした

講座を受講して改めて痛感したのは「グラフは工夫次第/見せ方次第」ということです

確かに、こんなグラフがあったら騙されますよね

DCの数倍ありそうですが、実際には2倍もありません

数字の濃淡が付いて、作る方からは都合のいいケースもありそうですが、仕事でこんなグラフは作らない方がいいですね

講座内でも紹介があったのですが、せめて波線を入れるなどの工夫が必要ですね

上記の波線ですが、実は波線を作成するのが難しくて「~」の文字をテキストボックスに入れました

ちなみに軸の0は図形に0をテキストにて埋め込んでます

本日の「仕事が楽しくなるビジネス数学/ビジネスで差をつけるグラフの扱い方」の内容を見たいというかたは、こちらのページでパワーポイントにて見れることができます

動画で再放送を見たいという方は、【Schoo(スクー)】で登録をすれば期間限定で見ることができるようです

本日の講座では、基本的なグラフしか紹介されていなかったのですが、もっと見せ方にこだわりたいという方のために、過去の記事も含めて「新たな視点」を紹介したいと思います

ちょっとした見せ方の工夫編

下のグラフの一番右にある棒とその横にある凡例に注目してください

2

一瞬、棒の中のどれがどの凡例と結びつくのか分かりづらいですよね

次に、下のGIF画像をご覧ください

棒の内訳の位置と凡例の位置が連動していて、分かりやすいですよね

こちらの凡例は実は「散布図」グラフで作成しています

散布図のデータラベルを表示しつつ、散布図のグラフそのものは非表示にしています

複数のグラフを組み合わせることで、実はかなりグラフの見せ方を変えれます

GIF1

こんなちょっとしたグラフの見せ方の工夫をもっと詳しく知りたい方はこちらを参照ください

斬新な見せ方の工夫編

少し番外編ですが、こんな美味しそうなグラフもあります

ワッフルチャートというのですが、こちらはエクセルで作成する場合は条件付き書式を使用して作成します

各セルに埋め込んだ%を基にしてセルの色を変えてグラフのごとく見せます

詳しく知りたい方はこちらをご確認ください

上記はエクセルでの作成の仕方ですが、Power BIでも作成できます

Power BIだとエクセルより遥かに楽に作成できます

実は専用のアドインがあるからです

こちらも過去に記事を書いています⇒過去記事

究極の見せ方/動くグラフ

グラフもここまで来たかと思わせたのが、Power BIで作成できる「動くグラフ」です

上のグラフは「バーチャートレース」といって、横棒グラフがまさにレースをします

この動くグラフだと数字の背後のストーリーが、複数のグラフを使用して説明しなくても伝わります

こちらもワッフルチャートと同じように専用アドインで作成するので、それほど難しくないですよ

こちらは散布図版もあるのですが、今後、私も活用の仕方を研究していきたい分野です

<まとめ>

今日はSchooの講座を受講した内容を踏まえて、グラフの見せ方の工夫について思いのまま記事を書きました

やはり専門家の話を聞くと刺激を受けますね

昔、ある社長が「分析しろ」と言うと、グラフがたくさん詰まった資料を持ってきて困ると嘆いていました

やはりそれだけ、グラフで数字を見せるのは意外と難しいということなんでしょうね

私も散々、グラフを作成してきましたが、やはりいまだにどのグラフにするかすら悩むこともあります

どのグラフにするか悩んだ方は、ぜひこちらの資料もご参考にしてください

いやいや、グラフについては「これから勉強するんです」という方はぜひ、今回の講座をご覧になってみてください

オススメです!

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