カテゴリー別アーカイブ: テーブル

テーブルを作成しよう~まとめ~

テーブル機能について、これまで6回にわたって解説してきました

今回はこれまで解説してきていなかった点も含めておさらいしたいと思います

1.エクセルで表を見たらまずはCtrl+Tを!

-テーブルを作成しておけば、自動的に管理範囲が拡大できるだけでなく、数式も自動的にセットされます

GIF2

上のGIFは行を追加したケースですが、列でも同様に拡大します

ー数式も自動入力されます

GIF4

これは他の言葉で言い変えると、本来のセルの構造(行X列)でなく見出しで管理するということにもなります

もし、行ごとに管理したい場合には、下の画面により通常のセル管理に戻すこともできます

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2.データ集計

テーブルには集計機能があり、IF関数などと組み合わせればピボットテーブルより簡単に様々な集計ができます

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3.ピボットテーブルとの連携

ピボットテーブルのデータソースをテーブルにしておくと、”更新”ボタンを押すだけで範囲も自動的に更新されます

(範囲を指定し直す必要はありません)

GIF12(table)

テーブル機能について解説が終了したところで、次回からピボットテーブルの解説に移ります

以上、もし疑問点や意見等ございましたらぜひコメントお願いします
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テーブルを作成しよう~解除及び複数テーブルの管理~

テーブルを作成した後、テーブルを解除して、普通の範囲に戻す方法を解説します

合わせて、複数テーブルの管理手法についても解説します

今回、解説の対象となるファイルは、以下の2シートからなるファイルになります

テーブル1
テーブル2

では、どんなテーブルがファイルのどのシートに存在するのか、から解説します

1.テーブル管理

エクセルの画面上、数式タブから「名前の管理」をクリックして下さい

名前の管理

ファイル内にあるテーブルの一覧が見れるようになります

名前一覧

存在するテーブル名に対応した参照範囲の箇所にて、テーブルのシート名(!の前の部分)が分かるようになっています

ちなみに、一つだけ画面左のマークが違うと思います(部門の箇所)

これはテーブルではなく範囲につけた「名前」です

さて、テーブルの中にテーブル1という名称のテーブルがありますが、これはテーブルを作成した時に自動で付けられた名前です

なるべく、テーブルを作成した後は名称を管理し易い名前に変更しましょう!

名称の変更は、テーブルの上のカーソルを置いた後に以下の画面で行います

テーブル名変更

次の箇所のテーブル名を変えるだけです

テーブル名変更欄

2.テーブル解除

記事の冒頭にもあったように、作成したテーブルを解除して普通範囲に戻す方法を解説します

1.で解説した、テーブル名を変更する画面で解除を行います

テーブル解除

「範囲に変換」をクリックし、表示されたダイアログで「はい」をクリックすれば元の普通範囲にもどります

ただ、表の色は元にもどりませんので、注意が必要です

<まとめ>

今回は大きく分けて2点を解説しました

1.名前の管理画面を通じてファイル内のテーブルを一覧で管理する方法

2.テーブルデザイン画面を通じ、作成したテーブルを元の普通範囲に戻す方法

この2点を活用できるようになると、テーブル活用は一段と効率的になります

名前の管理画面とテーブルデザイン画面はうまく活用しましょう!

では、次回はテーブルシリーズのまとめです

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テーブルを作成しよう~ピボットテーブルと連携~

ピボットテーブルを作成する際にデータソースを”テーブル”にしておくか、そうでないかで’も’事務効率は大きく違ってきます

ピボットテーブルで作業する際に面倒なのは更新作業です

データソースの範囲が拡大したら、データソースとして指定している範囲も拡大しなくてはなりません

ピボットテーブルを作成する際にはまずはCtrl+Tを押す癖をつけましょう!

ピボットテーブルとテーブルを連動させれば後々、便利です!

1.テーブル名を作成・編集するには

まずはテーブルを作成した際のルールを解説します

テーブルを作成すると自動的に”テーブル#”という風に順番に#が1、2、3という風に採番されていきますのでデザインタブのテーブル名で分かり易い名前で編集しましょう

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他にも数式管理画面でも編集できます

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2.テーブルをデータソースにしてピボットテーブルを作成する

テーブルのどこかにカーソルを置いてピボットテーブルを作成すれば自動的にテーブルがデータソースになります

GIF10

3.実際にデータソースをテーブルにした場合とそうでない場合を確認する

まずテーブルで”ない”場合を見てみましょう

データ行をコピーして増やした後に、ピボットテーブル(合計/売上金額)の更新処理(右上)を行っていますがピボットテーブルの値は1,000のまま変わりません

GIF11(NOtable)

何故なら指定した範囲は修正しない限り変わらないからです

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次にテーブルのある場合を見ましょう!

ピボットテーブルの値が1,000から1,100に変わっているのが確認できると思います

(テーブルを作成しておくと範囲が自動的に拡大するのはこの回の記事を参照)

GIF12(table)

とにかくピボットテーブルを作成する時にはCtrl+Tです

ではまた次回

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テーブルを作成しよう~裏技集計~

前回はテーブル機能を活用して様々なデータ集計を行いました

今回はIF関数を使って更に深堀します!

話しはいきなりテーブル機能の話しと逸れますが、データ集計の際に便利なのが

<0と1を使いこなすことです>

今回はその1つのパターンとテーブル機能を組み合わせます

まず、サンプルファイルにIF関数を入れる為の列を挿入し、次のようなIF関数式を入力します

<=IF(条件式,1,0)>

つまり条件に合えば1、合わなければ0を出力します

ここで出力された”1”を合計すれば自動的に条件に合うデータの数を集計できます

IF関数の使い方を説明したところで、早速、テーブル機能と組み合わせてみましょう

1.条件に合うデータの数を集計する

サンプルデータの中で地域が”アメリカ”のデータ数を集計しましょう

GIF

2.条件に合うデータの構成比を算出する

これはの集計の仕方を平均にするだけです

平均の計算式を思い出してください

分子(1+1+1+0+0+0+・・・)÷分母(データ数)

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計算式がしっくり行かなかった方は実際の例を考えてみてください

(例:データが2つあり、日本とアメリカだった場合、分子(1+0)÷分母(2)=0.5)

3.AND関数やOR関数を使って更に細分化されたデータ集計する

ここまでで使用した関数はIF関数のみでした

もう少し細分化されたデータ集計を行いたい方はAND関数とOR関数なども組み合わせることもできます

例えば、下の図のようにAND関数を組み合わせると

条件1:地域=”アメリカ” 且つ 条件2:年度=2017

の条件でデータ集計できます

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また、下の図のようにOR関数を組み合わせると

条件1:地域=”アメリカ” もしくは 条件2:地域=”東京”

にて集計できます

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前回も説明しましたが、単にデータ集計するならばピボットテーブルを作成して、集計条件をいじるよりも、テーブルを活用した方が圧倒的に早いです

ではまた次回
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テーブルを作成しよう~自動データ集計~

今回から2回に分けてテーブルの集計機能を活用してデータ集計を自由自在に行う方法を学びましょう!

クリックするだけであらゆる種類のデータ集計が行えます!

テーブルによる集計は、ピボットテーブルのように表にまとめるような作業にはあまり向いていませんが

データ分析などデータをあらゆる角度で確認しながら作業を進めていきたい場合などに適しています

仮に、分析を行わない方でも”テーブル”に慣れる為に、まずはとにかく手を動かしてみてください!

この回は全く関数を使わない方法を行います(2回目で関数を使いますが、IF関数のみです)

まずサンプルファイルからテーブルを作成しましょう(まずはCtrl+Tです)

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1.テーブルのスタイルオプションについて

テーブルのどこかにカーソルを置いたまま一番右の”デザイン”タブをクリックしましょう

すると色々なカスタマイズが出来るようになっています

GIF7

2.合計を算出する、条件を付けて合計を算出する

単なる合計なら、集計行をクリックするだけで算出できます

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では、フィルター機能を活用して条件付きで合計を集計しましょう!

下の例は3地区から一つの地区の売上金額を集計しています

GIF8

3.その他の集計

上の例は合計の集計でした

実は他の種類の合計もできます!

GIF9

”平均”や”数値の個数”など様々な種類の集計がクリックだけでできます

では次回はIF関数を使い、テーブルを使ったデータ集計を深堀していきます!

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テーブルを作成しよう~数式を自動入力・詳細~

前回はいきなり解答から入りましたので、今回は詳細について解説します

<解答詳細>

・まず、テーブルを作成する

・条件1の列と条件2の列を組み合わせて複合キーにする(例:AA、ABなど)

・置換表(AA⇒◯)を別途作成し、複合キーを検索値として、VLOOKUP関数により置換表で検索値を置き換える

GIFを見ると、テーブルにしてあるので数式が一気に入力されていくのがよく分かると思います

これだけで物凄い省力化になっています

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ここからはテーブル機能以外の説明になります

テーブルを作成した後は”&”を使って複合キーを作ります

そして、次に置換表を作成します

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最後はVLOOKUP関数で複合キーを置き換えます

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但し、複合キーがAA以外だとエラーが出力されるので、=IFERROR関数を組み合わせ、エラーの時には空白(””)を出力するようにします

ここまで説明した事を別な表現で言い変えると”テーブルと関数の効果的な組み合わせ”ということになります

これで、<AAは✕にする>、というルールが出来ても一気に置換が出来ます

GIF5

置換表を追加しても同じように一気に置換ができます

GIF6

最後に、

置換表を追加する場合の為にVLOOKUP関数の検索範囲は列のみ指定するようにしておく必要があることを付け加えておきます

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それではまた次回

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テーブルを作成しよう~数式を自動入力~

エクセルで表を見たらCtrl+Tを押してテーブルを作成しましょう

そうすれば、あらゆる作業が自動化できます

今回から2回に分けて以下の問題に、テーブル機能を使って取り組んでみましょう

アイコン

サンプル2 237.45 KB 15 downloads

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サンプルの行数は見出しを除き、1万もあります

いちいち目で判断して入力していたら日が暮れてしまいますが、

このような作業は日常業務において、意外に多いのではないでしょうか?

・在庫商品の在庫数が○○以上で回転率が××以下の時はランクは▼とする

・部門がAでスマホ経由の時には”スマホ販売”として売上集計する

などなど、例を上げたらキリがないですが、今回を機会に自動化する方法を覚えましょう

まず、いきなり回答から入ります

<解答>

・まず、テーブルを作成する

・条件1の列と条件2の列を組み合わせて複合キーにする(例:AA、ABなど)

・置換表(AA⇒◯)を別途作成し、複合キーを検索値として、VLOOKUP関数により置換表で検索値を置き換える

実際にはVLOOKUP関数にIFERROR関数を組み合わせてます(VLOOKUP関数がエラーの場合は””を出力する) 

とにかくテーブルを前回のように作成しておけば、テーブル範囲内で数式を1行でも入力すれば、たとえ1万行あってもテーブル範囲内の全ての行に数式が反映されます

GIF4

では次回、もう少し詳細に解説します
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テーブルを作成しよう

エクセルの表で何か作業をするときには、まずテーブルを作成しましょう

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とにかくこの”テーブル”機能を活用するかしないかで、作業効率が大きく違ってきます

作業する表のどこかにカーソルを置き、Ctrl+Tを押しましょう

そして、下のGIFのように開いたダイアログボックスにて、”先頭行をテーブルの見出しとして使用する”にチェックを入れておきましょう

GIF1

表の色が変わったら、表が「テーブル」になったということです

試しに、色の変わった表のすぐ下に何かを文字や数字を入力をしてみでください

GIF2

自働的に表の範囲が拡大していきます

つまり、表の管理をエクセルが自動的に行ってくれるのです

次回から詳細を解説していきます
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