カテゴリー別アーカイブ: 未分類

エクセル上の配色について

先日、仕事の関係で塗り絵のようなエクセルシートを見る機会がありました

確かに、エクセルのシートは行と列の位置で表現されています.そこに色を加えることによって、データの表現方法を加えることができる点は素晴らしいと思う

但し、人によっては情報が多すぎて混乱する場合もあるだろうし、色の統一ルールなど、メンテナンスも大変だと思います

うまく使用しないと業務に混乱を招きかねないです

色使いの是非は別として、混乱を招かない為の便利機能を2点、今回は紹介したいと思います

1.配色(ページレイアウト)

この機能を使うにあたっての基本的な考え方は、色種類をシンプルに使いましょうということです

ちなみに、ここでいう色種類とは

 ①赤系統と黒系統⇒これは別種類

 ②濃い赤、薄い赤⇒これは同種類

ということです

色の種類をたくさん使うと、情報が多すぎてみた人は混乱しやすくなります。

この配色機能では、色種類をシンプルに組み合わせた、色種類パターンが複数、事前に登録されています

配色機能の中では、下の画像のように様々な色種類パターンを選べます

興味のある方は様々なパターンを選んでみて、実際に各セルでどんな色が選べるようになっているか、試してみましょう

ちなみに、オレンジという敗色を選ぶとこんな感じです

2.カラーモデル

色って3要素から出来きているのをご存知ですか?

興味のある方は適当なセルで以下をクリックしてみてください

その後、出てくる画面でユーザー設定をクリックしましょう

この画面で分かることは、色には赤、緑、青,3要素の組み合わせから構成されるカラーモデルがあり、それぞれの要素は定量化できるということです

この定量化する仕組みを使えば、色のメンテナンスが人によって違うということはなくなります

例えば、条件付き書式設定でもこの3要素のカラーモデルは活用できます

この3要素を明確に定量化して定義しておけば、複数人で色をメンテナンスする時にも、人によっては濃い赤、薄い赤などの色表現の違いが起こらなくなります

<まとめ>

先日、Power Pointの使いかたについて講義を受ける機会がありましたが、1の配色機能、並びに同機能の考え方は紹介されていました。このブログでも同機能については別記事で詳しく紹介しているので、興味のある方は覗いてみてください

にほんブログ村 資格ブログ ビジネススキルへ にほんブログ村

にほんブログ村 IT技術ブログ VBAへ

Power Queryって??2

前回

”本来は表計算ソフトであるエクセルにAccessのデータベース管理機能を加えたもの” として、代表的な機能を組み合わせて活用例(結合やピボット解除、マージ等)を紹介しました

今回はもう少し細かい特徴も紹介したいと思います

今回、紹介するPower Queryの特徴は関数を不要にする機能です

Power Queryはスマホのように直感的に操作できます。直感的に操作して関数を不要にする事例を1つ紹介します

<区切り文字でデータを分割する>

もし、次の様なデータを”-”で区切る場合には通常なら”区切り位置”の機能を使うと思います

ところが、データを都度、追加していく場合には複数の処理が必要な”区切り位置”機能を使うのが面倒なので、関数を使うことになります

上の画像だと3つの種類の関数を使っています

とても、作成が面倒ですし、管理も大変です

ところが、Power Queryだと実に簡単に区切り処理ができます

下のGIFはPower Queryでの処理です

テーブル更新するだけで、区切りが行われています

実は事前にテーブルへ区切り処理を埋め込んであります

➀テーブル上にカーソルを置いてPower Qeryエディターを起動する

②Power Queryエディタ上で変換タブから”列の分割”を指定して読込処理を行う

実はこれだけです

とても直感的だと思います

<最後に>

今回は関数を置き換える例としては、特殊な事例だったと思います(FIND関数を知っている人もそもそも少ないと思います)

もっと標準的な機能としてはPower Queryエディタ上にこんな機能があります

指定した列を四則演算するものです

これを使えば関数を使用する必要性はあまりありません

ちなみに行の合計はテーブル自体で行うことが可能です(過去記事

ぜひ活用してみてください

にほんブログ村 資格ブログ ビジネススキルへ
にほんブログ村 IT技術ブログ VBAへ


にほんブログ村

RPAの可能性~RPAをマクロ代わりに使う~

今、RPAのセミナーにいくとどこも満員です

但し、セミナーで説明される内容と違い

実際にはエクセルマクロ(VBA)をRPA内で操作している例も大分ありそうです

なら、

RPAを使う意味合いはあるのか?まずはVBAを覚えた方が良いのではとおもう方も、もしかしたらいらっしゃるかもしれません

 

RPA機種にもよりますが、最近、エクセル操作についても改革をもたらせるのではないかと考えはじめました

それは、RPAは簡単に”キー操作”をPCに送れるからです

(下はUipathの例、Send Hotkey)

8

実はエクセルはショートカットキー操作だけで相当な操作ができます

ある意味、記録マクロよりも手軽です

それをRPAで他のメニューとあわせて、もっと手軽に行ってしまおうということです

9

これから、数式も含めてA2からB2の範囲をC2に値コピーを行ってみます

実はRPAのメニュー内では値コピーは難しいのです

ちなみに

Alt+H,V,V

の順番でキー操作をPCに送れば行えてしますのです

ここまででピントこないという方は一度、エクセル上Altキーをおしてみてください

12

実はキー操作だけであらゆることが行えることが実感できると思います

ちなみにRPAのシナリオはこんな風に地道にキー操作を一つ一つ積み上げいきます

11

そしてシナリオを実行すると以下のようになります

14

簡単なマクロならマクロを覚えるより簡単かもしれません

最後に追加ですが

マクロを実行すると元にもどせませんが、RPAならCtrl+Zで戻せます

にほんブログ村 資格ブログ ビジネススキルへ
にほんブログ村
にほんブログ村 IT技術ブログ VBAへ
にほんブログ村

 

 

 

 

Excellentな仕事術 ~目標達成シート~

とにかく数値こそ見た目です。

何故そう思うかというと、人間は元々は数字に対して苦手意識があります

資料を眺めているようで実は頭に入っていない、そんなケースも多いのかと思います

このダッシュボードでは、ゾーンを5つに分けた上で数値の意味合いを見えるかできるように工夫しています

一見、グラフ上の矢印はエクセルでは実現できなさそうに思えますが実は簡単にできます

手順は散布図を追加
データ追加
→ 軸を第二軸に変える(積み上げグラフと重ならないようにする)* → そしてマーカーに事前に用意したオブジェクトをショートカットキーを使ってコピーするだけです

*/軸をそのままにしておくと表示は10%としたいのに100%の上に積み上げられたりします

実はグラフの形は思うように変えられるのです(以下のような方法もあります)
キャプチャ

動画の中でVLOOKUP関数を曖昧検索させる方法が出てきますが、これはVLOOKUP関数の4つの引数の最後(検索方法)を完全一致の”0”でなく”1”に指定することで実現できます(https://youtu.be/j1hm6V9y0eA)

このVLOOKUP関数の使い方を覚えておくと、ランク付け(50~75まではBランクにするなど)などが一瞬で出来るのでとても便利です

ExcellentなDashboard仕事術 ~オプションボタン~

資料を見ていて、最終行が現れるのはいつなんだろう???

と思うときってありませんか?

オプションボタンやスクロールバーを使えば、シンプルに資料がまとまります

作成するのに特別な技術は必要ありません

画像1

3つのオプションボタンを開発タブから挿入すると、どのオプションボタンが押されたかにより、1~3までの値を出力できるようになります

画像2

そして1~3の値に対応して表示する値を変化するように関数をセットするのです

こんな具合です

画像4

上記の画像で”カカクコム”と入力されているセルは以下のINDEX関数を通じ、データが3つ打ち込んであるシートから1~3の順番に応じてデータを抽出するのです(B2セルには1~3の値が入ります)

=INDEX(DATA!B2:B4,計算シート$B$2)

画像5

以上が簡単な仕組みの概要ですが、詳細を知りたい方の為に後日、講座もUPする予定です

 

魅せるエクセルグラフ ~ワッフルチャート~

今回はちょっと、グラフ機能を使わない”ワッフルチャート”を紹介します

利益率など”割合い”を単純に比較する場合は円グラフよりも分かり易いです

そして、何よりインパクトがあります

仕組みは至ってシンプルです。

条件付き書式機能で、”ある値”以上のセルの色を変えるように設定します

条件付き書式1

ただそれだけなのですが、事前にワッフルの中(セル範囲)を1~100%の範囲の数値を均等に埋めておくのが”コツ”です

ちなみに、罫線の引き方にアクセントをつけると立体的に見えてきます!ワッフルチャート2

上と左は”薄く”、下と右は”濃く”しておくのです。それだけの工夫で全体の雰囲気が随分変わります

興味がある方はテンプレートがダウンロード出来るので、実際に操作をしてみてください!

 

 

スマホのように魅せるエクセルダッシュボード

数字を見るのは苦痛です・・・

という方は多いと思います。

ましてや会議で虫メガネを使わないと読めないような小さい文字が詰まった資料を見せられるのはとにかく苦痛です

その点、このダッシュボードはスクロールバーで表示内容を表示のボリュームを一定に保ったまま、変えていていけるので便利です!

動画を見て頂くと分かると思いますが、スクロールさせるだけでなく表示内容(販売月)も変えていけます。

全く同じ通りにダッシュボードを作成して仕事で使用したら上司に怒られそうですが、大事なのは”直感的に数字を分かり易く示す”ということです

例えば、右上は表示されていないものも含め、最終的に表示されるのは何行あり、今現在表示されているのはどの辺なのかを”一目”で分かるようになっています

電話でも”用件は3つ”です、と最初に言われると時間を調整しながら会話をしやすくできます

後、重要なのはこれらが全てエクセルの基礎的な技術で完成できることです

たかがエクセル、されどエクセル、エクセルだけでも様々な工夫ができます

そんな工夫が詰まった”エクセルダッシュボード術”を今後も紹介、解説していきます