フォルダからデータ取得 初級講座4回目

 前回はエクセルファイルからデータを取得しました。今回はフォルダにある複数ファイルから一括でデータを取得します。

 この機能はPower Queryの機能の中でも一押しの機能のひとつです。何故なら、複数ファイルに分散しているデータを一括で処理しようとしたら、通常は人の手が必要となるからです。

 しかも、その一括処理は面倒くさく、ミスも起こり易いです。ところがPower Queryの今回紹介する機能を使えば、フォルダにファイルを入れておけば済んでしまうのです!

とても便利ですよね!

 では、本格的な作業に入る前に、手順の概要を解説しましょう!

1.取得元のフォルダを指定する

 複数のファイルが入っているフォルダを指定します。特に難しい技術は必要としません。ファイルを開く作業と同様の作業です

2.ファイルの中で取得するシートを指定する

 フォルダの中に入っているファイル内に複数のシートがある場合には、画面上でシートを指定できるようになります

概要を確認したところで早速、作業に入りましょう!

ちなみに、今回の説明に使用するフォルダ(Data)の中は、以下の内容です

営業の部署 にて、営業担当者毎に販売内容をフォルダ内に入れていく想定です

ファイルに書き込まれている内容(シート:Data)はこんな感じです

Dataシート以外にもメモというシートがあります

今回、1と2の作業をし、ファイル毎に分かれている注文内容を一覧化します!

1.取得元のフォルダを指定する

➀データ⇒ファイルから⇒フォルダーから、へと順に指定します!

➁実際に使用するフォルダを指定します

③指定するフォルダ名を確認⇒OKを押すとフォルダの指定は終了です

2.ファイルの中で取得するシートを指定する

➀フォルダに入っているファイル名が表示されます

 下に”結合”のボタンが見えますよね。このボタンを➁で操作します

➁▼ボタンを押し、”データの結合と変換”を押す

この時、フォルダ内のファイルが1つでも開いていると、データの結合と変換がうまくいかないので注意が必要です

③シートの指定

画面左にシート名(Data、メモ)が表示されるので、Dataシートを選択します

④Power Query Editor画面で読込処理を行う

ーPower Query Editor画面が開きます  

ー設定されるクエリの名前を変更

 画面右、プロパティの箇所で名前を変更します

ー操作元のファイルに読込処理

 画面左上で”閉じて読み込む”をクリックします

これでフォルダ内のデータが一括で読み込まれます

ファイル別に分かれていた注文NOも1~6まで一括で表示されています

さて、ここからがこのフォルダ一括読込機能の最大の醍醐味です

フォルダ内にもう一つ、ファイルを追加します

通常は、これまで行ってきた1、2の作業を行う必要がありそうですよね

ところが、ワンクリックで追加ファイルを一括で読み込むことができます

エクセルシートの右に”一括処理”という前回作成したクエリがあります

こちらのクエリの上にカーソルを置いて右クリックします

そうすると最新の情報に更新できるようになります

更新処理を行うと、シート上でさきほどの注文NOが増えます

<まとめ>

この機能はこれまでのエクセル処理の常識を覆す内容です

特に最後に説明したクエリの更新処理はなかなか斬新だと思います

2-②でも説明しましたが、フォルダ内のファイルが一つでも開いているとうまく行かない点だけは注意が必要ですが、後はPower Queryの画面操作に慣れれば簡単な処理だと思います

ぜひ、職場で有効活用してみてください!

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