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ファイルからデータ取得 初級講座3回目

こんにちは、Excellent仕事術ガッツ鶴岡です

前回ウォーミングアップとしてシート上にあるテーブルからデータを取得し、別シートに読込処理を行いました

今回から本格的にデータ取得について解説したいと思います。

ちなみに筆者は昔、EC通販会社の経営企画の仕事をしていました

経営企画とは名ばかりで、とにかくデータのツギハギ作業を一日中していました

ある時はこのファイルの・このシートの・この部分・

そして、ある時はあのファイルの・あのシートのあの部分・

といった感じで、いろんなところから必要な数字をコピーしてきて自社の数字を説明する資料を作るわけです

このツギハギ作業はとてもガッツを要する作業で、ミスも起こしやすく本当に嫌で仕方なかったのをよく覚えています

 今回の解説記事にて、「操作するファイル」とは「別のファイル」からデータを取得する技術を習得しましょう!

そうすれば、面倒なデータのツギハギ作業から解放されます

今回のポイント

ところで、ファイルの中にあるデータで、名前をつけて管理できるものは何種類ありますでしょうか?

シート名はすぐ思いつくと思います

実は、シートの他にもテーブル名、名前(英語でDefinedName)があります

今回は、操作しているファイルとは別のファイル内にある「テーブル」データをはじめとした、名前がつくデータを取捨選択しながら取得する方法を解説します。

では解説に入りたいと思いますが、その前にサンプルファイルを開いてみてください!

アイコン

サンプル4回目 15.54 KB 100 downloads

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このサンプルファイルの中に、名前がつくデータが3種類、全部で4つあるのを確認してください。

①シート ⇒”Data”と”Presentation”の2つのシートがあります

②テーブル ⇒”テーブル1”があります

上の画像の「Dataシート」にテーブル名:テーブル1があります

見出しが緑色の表の上のどこかにカーソルを置いてテーブルデザインタブをクリックすると以下の画面が確認できます

③名前(DefinedName) ⇒”部門”

数式タブの名前管理をクリックして見てください

部門という名前のデータがDataシートにあるのが分かります

以下がDataシートにある、実際の部門という名前のデータです

上記の4つのデータを確認したら、サンプルファイルをどこか適当なフォルダにファイル名をつけて保存しましょう!

そして別途、Power Queryの操作用に新たなファイルを開いておきましょう!

それでは、実際の作業(以下1~4)の解説をはじめます

1.データを取得するファイルを指定

エクセル画面の上にあるデータタブをクリックした後

⇒データ取得 ⇒ファイルから ⇒ブックから

と順にクリックしていきましょう

するとファイル名を指定する画面が下のGIFのように開きます

この画面にて、先ほど保存したサンプルのファイル名を指定しましょう

ファイル名を指定したら、ナビゲーターという画面が開いています

下のGIFは「ブックからを指定」⇒「ファイル名指定」⇒「ナビゲータ―画面」までの一連の流れを撮影したものです

2.データの取得の仕方を指定

ナビゲーター画面の左には、下の画像のようにサンプルファイル内にある4つのデータが表示されているはずです

ナビゲーター画面

試しに、テーブル1のところをクリックしてみてください。

すると、先ほどサンプルファイル内で確認した、テーブル1の内容が出てくるはずです

つまり、このナビゲーターに表示されている内容でデータを取得できるという意味です。 

ちなみに、ナビゲーターの左上に「複数のアイテムの選択」というチェックボックスがあります

こちらにチェックを入れてみてください

すると4つのデータの左にもチェックボックスが表示されますので、取得するデータを自分の都合に合わせて複数指定することができるようになります。

今回は、取得するデータを取捨選択しないので「複数のアイテムの選択」のチェックを 外してください

そして、上の画面にある「表示オプション」の下に表示されているサンプルファイル名の部分(WorkbookData.xlsx[4])をクリックしてください

その後、下の画像にあるナビゲーター画面・右下の「データの変換」をクリックして下さい

すると、下のGIFのようにPower Queryエディターが開くはずです

3.実際に取得するデータを選択する

「データの変換」を押した後、次のようにPower Queryエディター画面が出てきましたでしょうか?

Power Queryエディター

上の画面では4つの行が表示されています

見出しの右から2つめの「Kind」の列に、データ種類が表示されています

Power Queryエディター内のどの行が、サンプルファイル内のどのデータかについてはすぐ分かると思います。

今回は4つのデータの内、上から3番目の行の「テーブル1」のデータを取得したいとおもいます

下のGIFのように「3番目の行」の「左から2番目」にある”Table“のテキストをクリックしてください。

サンプルファイル内の「テーブル1」のデータが展開されたと思います

次は、下のGIFのように画面左上にある「閉じて読み込む」をクリックしましょう

すると操作しているファイルにPower Queryエディター上で展開されたデータが読み込まれます!

読込を行ったデータは、操作したシートとは別のシートに読込まれまているのを確認してください

筆者が操作したのはSheet1だったので、下の画像のようにSheet2に読込まれました

<まとめ>

 今回は「操作しているファイル」とは「別のファイル」からナビゲーション画面を通じ、別ファイルのテーブルデータを取得しました

 Power Queryエディターで取得するデータを指定する際に気づかれた方も多いと思いますが、データを指定する際は「名前の管理」がきちんとされていると作業効率が上がります

 Powr Queryを有効活用するため、シート内のデータは普段から意識して名前管理を行っておきましょう!

 名前の管理をきちんとしておくことにより、後日解説するPower Queryの「変換機能」も有効活用していくことできます

では初級講座4回目を楽しみにしていてください!

フォルダ内にある「複数ファイルのデータ」を一括で取得するスゴ技を紹介します!

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