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Power Queryでエクセル操作はどう変わる?~初級講座1回目

こんにちは、Excellent仕事術ガッツ鶴岡です

 読者の皆さんはエクセルのPower Queryと聞いて、具体的に使用するイメージが湧きますか?

 エクセルが誕生して20年以上も経ちますが、海外ではPower Queryはエクセルが生んだ機能の中で最高機能とも言われています

 ところが、日本ではPower Queryはどういう風に使うものなのか?何ができるのかについては、まだあまり知られていません

まずは、このPower Queryはどんな方におススメの機能なのか?について解説したいと思います

Power Queryは、こんな方に特におススメです

・日常的にエクセルで大量のファイル、シートをガッツで扱っている

・Access、関数、VBAを覚えてエクセル作業を効率化したいが、時間がな

 Power Queryはスマホのような直感的なクリック操作で、データをブロック遊びのように結合したり、分解したりできます

 ぜひ、上記のような悩みを持つ方にはこの記事を最後まで読んで頂きたいと存じます!

もし、時間が無い方はぜひ、下の動画をのぞいてみてください!

 この回では、Power Queryの使用イメージついて、読者の皆さんが日常的に使用しているものを例にしながら丁寧に解説していきたいと思います

さて、読者の皆さんは、ガラケーを使ったことはあるでしょうか?

筆者はガラケーが出て来た時点で、既に衝撃を受けていました

以前、使っていたのは固定電話だけでした

 ガラケーが登場した時には、ついに「電話を持ち歩き出来る」新しい時代が来たな、と思いました

そして、ガラケーからスマホに変えたときに、更に大きな衝撃を受けました。

 Power Queryを初めて使った時のイメージは、スマホに変えた時のイメージに近いです

 さて、ここでPower Queryをイメージしやすくする為に「電話帳でレストランを探して、ガラケーで電話予約」するシーンを思い浮かべてみましょう!

そして「スマホでレストランを検索して、スマホで電話予約」するシーンも思い浮かべてみて両者を比較しましょう!

この2つにはどんな違いがありますでしょうか?

この2つの違いを意識しながら、Power Queryの使用イメージの解説を読み進めていってください!

データ取得

さきほどのレストランを予約するシーンでは、ガラケーで電話をする場合は、電話帳を見ながら電話をしていました

つまり、ガラケーの中にはレストランの電話番号というデータはありません。

一方、スマホの場合もスマホの中に電話番号というデータが無いのはガラケーと一緒です

但し、ネットから電話番号を取得しています。

この「データ取得」が従来のエクセル操作方法とPower Queryの違いの一つです

Power Queryでは、下の画像の「データの取得」を通じて、様々な箇所からデータを取得します

データの取得画面

取得できるのはⅰ)シートデータ、ⅱ)ファイルデータ、ⅲ)フォルダ内のファイルデータなどのエクセルデータに加え、なんとⅳ)PDFファイル内やⅴ)Webページ内のデータも取得できるのです!

ここで次の疑問を持つ人もいるとおもいます

これらの取得したデータはファイル内に保持することになるのか?

この点ですが、Power Queryでデータを取得すると「クエリ」というものが画面右にできます

クエリー

このクエリーは、スマホ内のものに例えるなら「ブックマーク」だと思ってください

ブックマーク

このクエリーをクリックすれば、一度取得したデータに再アクセスできます

変換・読込

ガラケーではレストランに電話をするときに電話番号を0、3、4・・・とひとつずつ打ち込んでいました。

一方、スマホでは、Webサイト内の電話番号のマークをクリックすれば、スマホに電話番号がセットされます。

つまり、Webサイトを通じて取得した電話番号を、スマホでそのまま電話できるように変換しています

そして、変換したデータをスマホ内の電話画面に読込先を変更しているのです

Power Queryでは、取得したデータはPower Queryエディター(以降、エディタ)で様々な変換処理を行うことができます

Power Queryエディター

以下は、Power Queryエディター内・変換処理の1例です

①複数のクエリーの組み合わせ

こちらは、VLOOKUP関数の処理に相当します

複数のテーブルデータを、クリック操作のみでブロックのように結合します

 下のGIF画像では、「売上結果」というクエリと「商品台帳」というクエリを結合しています

➁計算処理(四則演算処理

下のGIF画像では、エディタ内で「販売単価」と「販売個数の合計」の列を選択乗算をクリック のみで販売金額を一括で算出しています

 そして、変換したデータは必要に応じて、様々な箇所、様々な方法で読み込むことができます

データのインポート

①テーブル

テーブルデータとして既存シートの中や、新規シートに表示することができます

➁ピボットテーブル

変換データをそのまま、ピボットテーブルにすることもできます

③接続の作成のみ

取得したデータをシート上に「読込まない」「表示しない」という方法を選択することができます

ここがPower Queryの使い方の大きなポイントの一つです

ところで、エクセルを使用していて、ファイルが重くなって困った事はありませんか?

エクセルシートに表示されているデータは、あくまで表示されているだけであって、表示されている箇所にデータ自体が存在するわけではありません

データはエクセルシートとは別の箇所に保管されています

そのため、シート上に他の箇所にあるデータを表示する際、PCに負担をかけてしまい、動作が重たくなるのです

表示行数が制限内でも、表示行数が多くなればファイルの動きも重くなります

そんな悩みを解決するのが「接続の作成のみ」です

表示しないクエリーを作成しておいて、前述の変換処理、①複数のクエリーの組み合わせ により、必要なデータだけ抜き出して表示する、もしくは利用するということができます

表示しないクエリーを利用することで、エクセルの処理を格段にスピードアップさせることができます!

<まとめ>

 今回は、Power Queryでは操作の仕方がどう変わるかについて、スマホを例えに使用して操作のイメージを解説しました

スマホはネットの情報をそのまま利用できます

 Power Queryでも、スマホと同様に「シート上のデータ」や「他のファイルのデータ」を取得し、そのまま結合・変換して直接利用することができます

 そして、読込先を「接続の作成のみ」に指定することで、ファイルを重たくしないように工夫することもできます。

 さらに、今回ご紹介できなかったPower Queryの魅力の一つは、スマホのように「直感的なクリック操作」に使用できることです。

 次回からはイメージだけでなく、実際に使用してみることにより、Power Queryの「直観的な操作」に触れてみましょう!

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シートからデータ取得~ 初級講座2回目~

こんにちは、Excellent仕事術ガッツ鶴岡です

前回はPower Queryとは何か?について、スマホを例えにして解説しました

「スマホで好みのレストランを検索(データ取得)」⇒

⇒「レストランのページ内にある電話番号を活用(変換)」⇒

⇒「そのまま予約電話をかける(読込)」

 今回は操作のウォーミングアップとして、実際にエクセルシート内にあるデータを、Power Queryで取得しましょう!

 そして、取得したデータの変換処理⇒読込までの一連の流れを行ってみましょう!

今回のポイント

ところで、読者の皆さんは、テーブル機能を普段、活用されてますでしょうか?  

Power Queryでは、特にテーブル機能の理解が必須です

テーブルは「見出し」と「データ」の2つの箇所から構成されます

テーブル

 Power Queryではこのテーブルをブロック遊びのように結合したり、分解したりします

 エクセルの最新バージョンの機能は、このテーブルと連携する前提で作成されています

テーブル機能を覚えておいて損はありません

シート上にあるデータを、一括で処理できるようになります

まだ知らないという方は、ぜひこの機会に習得してみませんか?⇒関連記事

 テーブルの解説記事を読む時間が無い方は「テーブルとは、データを扱いやすくする機能」という風に割り切って覚えましょう!

 とにかくシート上で、データを見たら「見出し」があるのを確認してショートカットキー「Ctrl+T」を押しましょう!

 下の画像のように右クリックをしたら表示される、下の画像の箇所をクリックするのでもOKです!

 上の処理により、データの右下には下の画像のようなマークがついているはずです

これだけでテーブルが完成です

後はテーブル上で様々な事が行えます

 行列を自動的に拡大したり、1つのセルに関数を入力するだけで「1列」に関数を反映したりします

今回はPower Queryを使用して、シート上のデータを「テーブルに変換した上で取得」し、別シートへそのまま読み込んでみましょう!

尚、サンプルデータは以下をご活用ください!

アイコン

Power Query Data01 15.73 KB 79 downloads

...

1.シート上のデータを取得する

➀まず、サンプルデータにある表のどこかにカーソルを置きましょう!

②それから、データタブを選択後、下の画像上で黄色のマークをつけた箇所をクリックしましょう!

③すると、下の画像のようなダイアログボックスが開きます

「先頭行をテーブルの見出しとして使用する」にチェックを入れたまま、OKボタンをクリックします!

④しばらくすると、Power Queryエディターが開きます!

Power Queryエディター

Power Queryエディターが開いた時には、シート上の表はテーブル化されています

.クエリに名前をつける

Power Query Editorの右に「クエリ」の設定という欄があります

ここで、名前だけ変更しましょう!

今回は受注データとします

3.Power Queryエディターの内容を読み込む

では、Power Queryエディターの左上にある「閉じて読み込む」の右下の▼マークをクリックしましょう!

すると、以下のように「閉じて読み込む」というテキストが見えますので、こちらをクリックしましょう!

すると、データが蓄積されてあったシート(Dataシート)とは別のシートにデータが読み込まれます

読み込み

ここでシートの右側を確認してみてください!

受注データというクエリが見えるはずです!

受注データ・クエリーにカーソルを置いて右クリックするとダイアログボックスが表示されますので、一番下に見えるプロパティをクリックし、てみてください!

次に表示されたダイアログボックスの内容を見てみると、このクエリが「どこかに接続されている」ということがなんとなく分かると思います

前回、クエリーについては「スマホ内に設定するブックマーク」みたいなものと解説しました

実際、このクエリーを通じてデータにアクセスすることができています

試しに、取得元のデータに1行追加してみましょう!

その後クエリーを右クリックし、表示された「最新の情報に更新」をクリックしてみてください

するとクエリーの行数が増えているはずです

これはクエリーがデータに接続されているため、行数の増加が反映されたのです

さて、クエリーが「どういうものか?」について概要を理解できたところで、まとめに移りましょう!

<まとめ>

 今回は、シート上にあるデータをテーブルに変換した上で「データ取得~別シートにデータ読込」までを行いました

 読込まで行って作成されたクエリーは、後日解説するマージ技術を組み合わせると、複数シートに分かれたデータを1シートでまとめて処理できるようになります

 もし、テーブル機能をこれまで使ったことがなかったという方がいらっしゃいましたら、これを機会に有効活用していきましょう!

 データをエクセルで扱おうと思ったら、このテーブル機能はとにかく便利です。そして、Power Queryを操作する上でとても重要な機能です!

 ところで、Power Queryを初めて操作された感想はいかがでしょうか?スマホと同じような直感的な操作で一連の操作ができたはずです

直感的な操作のみでデータを扱えるのが、このPower Queryの良さです!

どんどん手を動かして慣れていきましょう!

次回は、他のファイルからデータを取得してみます!

それでは3回目でまたお会いしましょう!

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