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挑戦するのに遅すぎることはない!

【そのITへ取り組み、まずは身近なエクセル業務の改善、VBA、そしてRPAからははじめてみませんか?】

技術の進化により、実務の現場での「ITの力」の存在感は日々増す一方です

このブログの読者の方の中には、こんな悩みを持つ方もいらっしゃると思います

・会社からDX人材になるように求められているが、どうしたらいいのか分からない

IT部門やIT関連の打ち合わせが多いが、話しについていけない

AIRPAなどによる業務削減が進んでいて、近いうちに自分の仕事もなくなる恐怖がある

・システムエンジニアにキャリアチェンジしたいが、プログラミング知識・経験が全くない

仕事が忙しく、VBAなどで事務処理を効率化する必要があるが始め方が全く分からない

私は45歳から全く未経験のシステムエンジニアの世界に入りました

もちろんプログラミングの経験などは全くありませんでした

 6年のシステムエンジニアとして過ごす中で、後半の3年は「豊富な業務知識と経験」と研修抜きのまま、走りながら身に付けた「RPAVBAの技術」を活かして「現場のブラックボックス業務」の解消を行うプロジェクトをこなしました

 6年のシステムエンジニアとして過ごして感じたことは、ITの世界には「抜け道」があることです

・ノーコードの技術に代表されるように、専門知識があまり必要ない技術が出現している

・ITの分野は細分化されており、どんどん新たな分野が出現している

・人の仕事を代替するRPAの開発などでは、プログラミング技術より業務経験が活きるケースがある

 未経験だから・年齢が若くないから・といった理由で、ITの世界では全く通用しないということはありません

 逆に未経験だからこそ、若くないからこそ「今から」ITの世界を知る必要があります

何故なら、今の世の中ではITの力は決して欠かせないものだからです

 ぜひ、このブログで「ITへの取り組み」を本気ではじめるきっかけになれば幸いです

このブログを活用する上で、1点だけお願いがあります

このブログで記事を読んだら、ぜひ実際に手を動かしてみてください

このブログで紹介する内容は、無料で環境構築の必要がないものです

そして、手を動かす中でITの楽しさを体感して頂きたいと思います!

エクセル業務の改善

 まずエクセル業務の改善をするのが何故、ITと関係あるのかを解説したいと思います

ITとは「Information Technology」の略です

日本語に訳すと「情報技術」です

 そして、情報の基礎となるのがデータあり、データを扱う典型的な業務がエクセル業務です

エクセル業務はビジネスでつきものです

 このエクセル業務を削減すれば、日常業務をかなり削減できるだけでなく、ITに取り組む上で重要な「データ管理」について学ぶことができます

このデータ管理を本格的に行う仕組みがデータベースです

 データベースを作成すれば、ファイルやシート間の転記を行ったりする必要はなく、1か所でデータを管理できます

更にデータを様々な方で検索したり、利用することができます

 エクセル業務を効率化しようと思ったら、このデータベースの構築が1つの柱になるはずです

 本来、Microsoft社にはAccessというデータベースソフトがエクセルとは別にあります

 ところが、エクセルは進化を続けており、今ではエクセルもデータベースのように活用できるようになっています

 ぜひエクセルをデータベースとして活用してITの見識を深めつつ、業務の削減にお役立ててみてください

Power Query

 Power Queryに代表されるモダンエクセルは、エクセルを使いながらAccessなどのデータベースの技術を活用できる画期的な技術です

 コードを一から書くなどの小難しい技術は必要なく、スマホ感覚で活用できます!

 Power Queryを始める前にまずはテーブル機能に慣れて頂くと、Power Queryをより理解し易くなります

 Power Queryは従来のエクセルの使い方の様にファイルやシート単位でデータを扱うのではなく、テーブル単位でデータを扱うのが特徴になっています

初級講座 :データの取得(抽出など)、読込など

中級講座:データの結合などの変換

上級講座:縦横並びの変換などの特殊な変換処理

コラム:PDFファイルをエクセルに変換するなどのテクニックの紹介

M言語

VBA

 プログラミングをはじめるなら、エクセルVBAからはじめるのが一番てっとり早いです

 環境構築の必要はほとんどなく、身近なエクセルを動かせるのでプログラミングとは何かを理解し易いと思います

 このブログでは楽しくプログラミングが学べるように、VBAで作成したゲームを提供しています

 このゲームでは登場人物の動きに合わせてコードも表示されますので、「英語映画の字幕学習」のような感覚で自然とVBAを学べるようにする工夫も行っています

ぜひ一度、ダウンロードして試してみてください

VBA

 VBAを学んでいくと、1日要していた仕事を一瞬で処理できるようなマクロを作成することができるようになります

 そしてVBAを突き詰めていくと、単に業務削減が行えるだけでなく、新たなキャリアを作る機会も出てきます

・社内で業務改善やDXを推進する部署への移動

・他のプログラミング言語も学んでシステムエンジニアとして転職

・スキルシェアサービスなどで副業

後述するRPAなどでは、RPAと組み合わせてVBAを使う機会も多いです

これはRPAの対象業務や周辺業務がエクセル業務であるケースが多いからです

ですので、VBAを覚えるとRPA関連の仕事や副業を行える機会も出てきます

エクセルその他

ダッシュボード作成

グラフデザイン

裏技

RPA

 RPA(ロボティクス・プロセス・オートメーション)は人間の代わりに作業を行ってくれる技術で、今後、市場が継続的に拡大していくことが期待されています

 RPAはノーコードと言われているように、あまり小難しい技術を必要としませんので、ITが未経験の方でも取り組みやすい分野です

RPAの作成を一言で表現すると、ブロックの積上げです

 1つのブロックにはそれぞれ1つの命令が含まれており、ブロックを積み上げるとフローチャートができあがります

 ですので、RPAの作成を複数回行って行けば自然とプログラミングの力、的確な業務フローを作る力が身に付いていくというメリットもあります

 RPAの案件は実務に直結した小さな案件も多く、プログラミング技術自体よりもIT以外での業務経験が活きるケースがあります

 RPA関連のサービスも様々なものが登場しており、これまでITと縁が無かった方でもRPAを学ぶ事で、隙間時間に副業を行うなどの新たなキャリアも描きやすくなってきております

RPA HACK フリーランス

 今ではMicrosoft社のPower Automate Desktop(以降PAD)などのRPAが無料で簡単に使えます

 RPAは何かを実際に動かして試してみたい方は、ぜひ実際にPADをインストールして手を動かして試してみて欲しいと思います

無料RPA・Power Automate Desktop逆引き辞典

無料RPA・Power Automate Desktop入門

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エクセルアドイン~ファイル内の動きが重い箇所を見つける

こんにちは、Excellent仕事術のガッツ鶴岡(@atsushi1039)です

 忙しい時に、動きが重たいエクセルファイルを開いてしまい、憂鬱になることってありませんか?

これ、いつ動くんだろう??

計算処理があまりに遅いので、時計を見ながら恐怖さえ感じることもあります

 今回、紹介するのはファイル内で「動きが重い箇所」をみつけてくれるアドインです

尚、今回紹介するアドインは情報が少ないので、推測で書いた場所は(推測)と記しています

1.アドインの入手

挿入タブの「アドインを入手」から「Bottleneck detector」を検索します

次の画面が出たら追加をおします

すると、ホームタブにアドインが追加されています

2.アドインの起動

アドインのアイコンをクリックすると、画面右に次のような画面が出てきます

①重たいシートの発見

まずは、「Detect Slow Sheets」を押して「動きが重いシート」を見つけましょう

 すると、再計算処理を行った時に秒数(推測)を要した順でシートが表示されます

上の図では「A1:K53」と範囲が記されています

これは、シートの中の「動きの重い箇所」を示しているのではなく、シート内のデータが含まれる範囲を示しています(推測)

表示されたシート名をクリックすると該当シートに移動します

②重たい範囲の発見

次にどのシートかは考慮せずに、「重い箇所」を見つけます

上の画像の「Detect Slow Ranges」をクリックします

すると、次の画像のように重たい箇所が順に表示されます

<まとめ>

 今回はファイル内の動きが重たい「シート」と「範囲」を見つけるアドインを紹介しました

そもそも、ファイルを重たくしない工夫が事前に必要かとは思います

 ボタンが「シート」と「範囲」に分かれていますが、この2つは連動はしていません

 重たいシートとして表示されたシートをクリックすると、該当シートに移動します

 但し、その後に「範囲」の方をクリックしても、該当シートの中で重たい範囲を絞り込んで表示するわけではありませんので注意が必要です

後、使用する上で注意点が記されていたので、抜粋して次に紹介します(推測)

・このアドインを起動する前に、ファイルは保存しておいてください

・複数のファイルを開いたままこのアドインは使用しないでください

尚、このアドインを使用する際には、「ポリシー」等に同意する必要があります

こちらについては各自でご確認の上で使用してください

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【日記】おすすめ記事ランキング~1~3位まで

こんにちは、Excellent仕事術ガッツ鶴岡です

今回は、3カ月のアクセス結果をもとにしておすすめの記事を紹介します

一位!

フリーアドイン~長い数式を見やすくするツール~

エクセルもスマホのようにアプリを無料でダウンロードできるようになりました

紹介したアプリ(アドイン)は、長くて複雑な数式を解読するためのアプリです

他人が作成したエクセルファイルを引き継いで、困ったことはありませんか?

「IF・・・IF・・・」

IFの連発により、作成した人しか分からない状態になっていることがあります

そんな時、このアプリは有効です

二位!

スライサーのリスト表示順を変える

こちらは、下のGIFのようにスライサー上のリストを変える方法を紹介した記事です

この処理は、ファイルタブから「オプション詳細設定」という普段聞きなれない所で処理します

三位!

読込先の変更~パワークエリ初級講座5回目

パワークエリの処理にて、シートに読込んだデータを接続のみに変えたりする処理をまとめた記事です

最近は、パワークエリ関連記事へのアクセスが増えています

中でも、この記事が一番アクセスがあります

パワークエリの特徴の一つは、行数の制限がないことです

この「接続のみ」を選んで、読込作業をすることで行数の制限から解放されます

以上、3カ月のアクセスからおすすめ記事をまとめました

これからも、有用な記事を発信していけるように精進していきます!

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エクセルアドイン~長く複雑な数式の修正補助~

 エクセルを使用していて、長くて複雑な数式を修正するのに苦労したことはないでしょうか?

 過去に長くて複雑な数式を解読するアドインを紹介したところ、相当なアクセスが記事にありました

 エクセル関数を使いこなせるようになると、関数のネストをする機会がどうしても増えてきます

ネストをする度に数式が長く複雑になるのはどうしても避けられませんよね?

 今回紹介するこのアドインならば数式を引数毎に縦に分解してくれるので、長く複雑な数式でも修正しやすくしてくれます

1.アドインを入手

挿入タブの「アドインを入手」から「Formula Editor」を入手します

「Formula Editor」が見つかったら、右横の追加ボタンを押して下さい

もし「入手方法や詳細なアドインの使用の仕方が分からない」という場合には、過去のこの記事をご参照ください

2.数式の修正

1.でアドインの入手を行うと「Formula Editor」が画面上に追加されています

上の画像にある「Formula Editor」のタブをクリックすると、次のような画面が出てきます

左にある「Formula Editor」ボタンをクリックすると、アドインがエクセル画面の右に起動します

①Editorのアクティベート

修正したい数式があるセルにカーソルを置き、アドインのアクティベートを行います

Formula Editor

②数式の修正

数式の修正は、Formula Editorの画面内で行います

上のGIF画像の数式は、「MAX」の部分を「MIN」に修正する必要がありますので、MAXの部分をMINで上書きします

今回は、Editor内でショートカットキー:Ctrl+Fを使用して自動置換を行います

数式の修正が終わったら、下にあるボタン「Unformat & Write to Cell」を押し、修正した数式を書き込みます

<まとめ>

 筆者が使用してみた感触だと、このアドインを使用すれば数式の修正はとても楽になりそうです

 ただ、通常の数式入力の場合は数式にどこかエラーがあると、Enterキーを押した時にアラームがでます

 このアドインの場合には「エラー」があってもアラームが出ず、セルにも反映されないようです

 このアドインの情報が少ないので、詳細が判明したら記事を改めて書きたいと思います

 もし、使用してみた方がいらっしゃったら感想などをコメント欄に残して頂けると嬉しいです

 なお、このアドインを追加する時にはライセンス条項等に同意することになるので、内容を確認の上でのご使用をお願いします

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フリーアドイン~エクセルシート上にカレンダーを!~

エクセルでも、スマホのようにアプリをダウンロードできる仕組みがあるのをご存知でしょうか?

エクセルのアプリ(アドイン)は無料なので、ぜひ有効活用して業務の削減につなげていきましょう!

前回は、地図上にグラフを作成するアドインを紹介しました

今回紹介するのは、エクセルシート上でカレンダーを表示できるアドインです

アドインの名前は「Mini Calendar and Date Picker」といいます

これが優れもので、このアドインを使いこなせば、日付や時刻関連のショートカットキーを覚える必要がなくなります

加えて、このアドインは純粋にカレンダーとしても、とてもすぐれていますよ!

1.「Mini Calendar and Date Packer」の入手・設定

エクセル画面上の挿入タブ内、「アドインの入手」から「Mini Calendar・・・」アドインを入手してください

アドインの入手法や設定方法の詳細については、ぜひ過去の記事をご参照ください

2.シートへの日付・時刻の挿入

シートにアドイン「Mini Calendar・・・」を設定できたら、日付を挿入したいセルにカーソルを置き、カレンダー上の好きな日付をクリックしましょう

今回は、12月1日の日付をカレンダー上でクリックしたので、「12月1日」の日付がセルに挿入されました

Mini-Calendar-Date
日付挿入

次に時刻を挿入します

時刻を挿入するには、下の画面の黄色の箇所をクリックします

そうすれば、時刻がセルに挿入されます

日付や時刻の表示形式については、以下の画面にて、セル毎に事前設定しておくと便利です

3.曜日設定

「Mini Calendar・・・」の下の画面に、各種ボタンが並んでいます

この各種ボタンの内、左から3番目をクリックしていくと、カレンダーの曜日設定を自由に変更していくことができます!

4.週番号の表示・

「Mini Calendar・・・」の画面下、右から3番目のボタンをクリックすると、週番号が表示されます

下は2021年の1月の表示です

2021年12月は以下のような週番号の表示になります

以上で、今回の解説は終了します

2~4.で3つのアドイン機能を紹介しましたが、特に2.の日付や時刻の挿入は便利だと思います

祝日の表示がない点だけは残念ですが、カレンダーを見ながら手動で日付や時刻をシート上に入力する必要もないですし、ショートカットキーによる操作も必要がなくなります

皆さん、ぜひ有効活用してください!

但し後々、このアドインが有料化されることもありえるかと思いますので、その点は注意が必要です

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