タグ別アーカイブ: エクセルとAccess連携

Power Queryって何7???~Accessとエクセルの連携~

以前、Power Queryとは何か?について、スマホを例にして解説をしました

ガラケーではネットにある電話番号のデータを、キーボードに打ち込んで電話をしていました

一方、スマホではネットで検索した電話番号をそのままダイヤルすることができます

Power Queryも同じです!

エクセルファイル内の各シート、もしくは、他のファイル、フォルダ内のエクセルデータをそのまま活用できます!

今回はエクセルデータでなく、Access内のデータを活用してみましょう!

Accessというデータベースソフトと表計算ソフトのエクセルを直接、連携できれば今よりもデータを有効活用できることは間違いなしです!

1.取得先のAccessファイルを指定

今回は以下のAccessファイルからデータを取り込みます

①データ取得種類の指定

データタブから、データの取得⇒Microsoft Accessデータベースから

の順に指定

➁取込むファイルの指定

2.Access内の取得データを指定

取得するファイルを指定したらナビゲーター画面が立ち上がります

ナビゲーター画面

①取込みデータの指定

今回は複数のテーブル、もしくは選択クエリを取り込む方法で行います

上の画像のように、ナビゲーター画面の左上にある”複数のアイテムの選択”にチェックを入れ、取得するデータの横にチェックを入れます

➁読込先の指定

ナビゲーター画面の右下で”読込み先”をクリックします

読込み先のクリック後にデータのインポート画面が立ち上がります

今回は読込先にテーブルを指定します

すると、新たなシートにAccess内・2つのデータが読み込まれます

ちなみに、右画面にクエリが2つできましたが、これはスマホ内のブックマークと同じようなものです

更新すればAccess内の最新のデータが表示されます

<まとめ>

エクセルはとても便利なのですが、表計算ソフトなので大量のデータを各自で共有しながら作業するのにはあまり向いていません

一方、Accessは大量のデータ管理には向いていますが、不慣れな人が多いうえ、あまり細かい作業は行えません

このPower Queryをうまく使えば、エクセルとAccessのそれぞれの長所をうまくいいとこどりすることができます

ちなみに、Accessのエクスポート機能を使えばエクセルファイルをAccessから出力できますが、Power Queryであれば、前述の通りAccess内の最新データがエクセル内からいつでも取得することができます!

にほんブログ村 資格ブログ ビジネススキルへ
にほんブログ村 IT技術ブログ VBAへ


にほんブログ村

変換した列の追加~中級編10回目~

こんにちは、Excellent仕事術ガッツ鶴岡です

前回、案内したようにエディター画面での変換処理について解説します
エクセルはあくまで表計算ソフトであり、Accessのような大量のデータを扱うのに適したデータベースソフトではありません
Power Queryのエディター画面にある機能を使いこなせば、データベースソフトと同じ様に一括で変換処理が行えます
今回は、エディター画面の「列の追加」タブにある機能の一部を解説します

エディター画面
列の追加画面

解説に使うデータは、初級講座1回目で使用したデータを使います

解説用データ
      販売データ

次から解説する、1~3のステップを通じて、既存の表の横に「連番」と「部門コード」「販売金額」の3列から構成される表を追加します

列追加
連番及び条件付き列追加

.連番追加(インデックス)

取得したデータに、エディター画面で連番を付けます

①エディター画面を開く

まず、既存の表からデータを取得してエディター画面を開きます

取得データ
取得データ

⓶インデックス列

エディター画面が開いたら「列の追加」タブをクリックし、「インデックス列」の横にある▼をクリックします

インデックス列の付け方
インデックス列

ここで、連番の付け方を選ぶことができます

 ・0から始め、増分を1にする

 ・1から始め、増分を1にする

 ・開始番号と増分をカスタマイズする

ここでは1からを選択します

インデックス列
連番

2.条件列

この条件列は従来のエクセルではIF関数に相当するものです

IF関数とは違い、エディタ―画面では設定条件に従い、一括で変換します

それに、IF関数ほど設定の仕方は複雑ではありません

まず、「条件列」をクリックして、設定画面を開きましょう

条件列の追加

新たに開いた「条件列の追加」画面では、以下の6つを設定します

 ①追加される列名

 ②~④設定条件

 ⑤設定条件に合致する場合の出力結果

 ⑥設定条件に合致しない場合の出力結果

今回は、部門名が東京の場合は「T」大阪の場合、つまり東京以外の場合は「O」を出力するので、以下の画面のように設定します

条件設定
条件設定画面

3.読込処理

①列の削除

今回出力する表は以下の様になるので、無駄な列は削除します

出力する表

削除は「削除する列」にカーソルを置いて右クリック⇒削除、の順で行います

列が隣合っている列を一気に削除する場合は、Shiftキーを押しながら削除対象列を指定してください

複数列指定
列削除

②列移動

新たに追加した2列を、まとめて移動します

列移動
列移動

③読込先の指定

今回は、既存シートにエディターで操作したデータを読み込みます

読込

ホームタブで「閉じて次に読み込み」をクリックした後、データインポート画面にて読込位置を指定してください

「表示」はテーブル、「データを返す先」は既存のワークシートを指定します

データのインポート
データのインポート

<まとめ>

今回は、エディター画面で2種類の列を追加する方法を解説しました

1つは連番の追加、2つ目は従来のエクセルで言えばIF関数に相当する条件列の追加です

他にもエディター画面での列削除や列移動についても解説を行いました

今回の解説を通じて、エディター画面がスマホと同じ様に、直感的に操作できる利点を感じて頂けたら嬉しいです!

次回はPower Queryを使用して集計上手になるため、グループ化について解説します

それではガッツで頑張りましょう!

にほんブログ村 資格ブログ ビジネススキルへ
にほんブログ村 IT技術ブログ VBAへ


にほんブログ村