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SharePointにあるファイルを直接Power BIに取り込む方法

【ファイルを共有するのにSharePointを利用されている方も多いと思います。今回はSharePointにあるエクセルファイルを、ダウンロード処理なしに直接Power BI Desktopにデータ取得する方法を解説します!】

どこにいても情報にアクセスできるSharePointを利用するメリットはとにかく高いと思います

ただSharePointを使うメリットはそれだけにとどまりません

SharePointにあるファイルは複数ファイルでもPower BI Desktopで一括取得することができます

今回の記事では、SharePointにあるファイルデータのPower BIでの取得方法を「一括取得」「個別取得」にわけて2つ解説します

ポイント

一般的にはデータを取得するファイルを指定するには、クリック処理で該当ファイルを指定します

今回の記事では「コピー&ペースト」で指定します

「コピー」する場所は取得方法に応じて2つあります

1つ目はSharePointのサイトからコピーします

サイトのページの詳細をクリックすると「アドレスのコピー」が表示されますので、こちらをクリックします

2つ目は取得ファイルの「情報」からコピーします

SharePointサイト内のファイルを一括取得

アドレスのコピー

1つ目の取得方法では、SharePointのサイトの「アドレス」活用します

ポイントで前述したように、まずはサイトのアドレスをコピーします

コピーしたらメモ帳に貼り付けておきます

Power BI Desktopでデータ取得

ここからPower BI Desktopでの解説になります

データを取得では「SharePointフォルダー」を選択します

次に、画面下の「接続」をクリックするとサイトURLを指定する画面が出てきますので、空欄にメモ帳に貼り付けた内容をコピー&ペーストします

空欄にコピー&ペーストしたら、画面右下にあるOKボタンをクリックしてください

OKボタンのクリック後に遷移する画面では、サイト内にあるファイルが全て表示されます

この画面では、サイト内にサブフォルダーを作成していても、サイト内のファイルが全て表示されます

次に下のボタンから「データの変換」を選択してクリックします

サブフォルダのフィルタ

「データの変換」をクリックするとPower Querエディタが開きます

上の画像では、Folder Pathという列名が表示されていますが、こちらの列で取得するフォルダを「フィルタ」により指定します

M関数によるデータ成型

取得対象のフォルダのファイルに絞り込んだ後は、カスタム列作成画面を使用してM関数によりデータ成型を行います

使用するM関数は「Excel.Workbook」関数になります

上の画像のようにExcel.Workbook関数で「Content列」を処理する形になります

Excel.Workbook([Content])

すると、下の画像のように取得するファイル分の「Table」ができます

その後、下の画像のようにTableがある列以外の列を削除します

この後、Tableを展開すると「Sheet」と「Table」が混在している状態になっています

こちらを「Table」のみにフィルタします

ここで最後の展開処理を行います

後は必要な列以外を削除します

特定ファイルを取得

パスのコピー

特定ファイルをSharePointから取得する場合には、該当ファイルの情報から前述したようにパスのコピーをします

パスのコピーをしたらメモ帳にコピーしておきます

Power BI Desktopでデータ取得

ここからは1つ目のSharePointからの取得方法と同様です

ただ一つ注意点があります

メモ帳の内容をそのままコピーしても有効に機能しません

URLの拡張子以降の部分は削除してからOKボタンを押します

<まとめ>

今回はSharePointからPower BI Desktopにデータを取得する方法を解説しました

取得方法は「一括取得」「個別取得」に分かれますが、いずれも「選択」でなく「コピー」により取得ファイルを指定します

とにかくファイル共有しやすいSharePointはファイル数を大量に扱うのに便利です

ぜひ今回のPower BIとの連携方法は有効活用してみてください

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Sで終わる関数は素晴らしい!~Countifs関数~

前回は、IFS関数を紹介しました

今回はCOUNTFIFS関数を紹介します

本当にSで終わる関数は素晴らしいです

数式の書き方はIFS関数とほぼ同じです

今回は下の事例で解説を行います

この表から最高得点・科目と最低得点・科目の組み合わせが当てはまる人数をCountif関数とCountifs関数、の両方で求めてみます

.Countif関数のケース

Countif関数は1つしか条件式を設定することができません

なので、一旦、複合キーを作成して検索条件にするしかありません

数式は次のような書き方になります

Countif関数では、検索条件範囲/H4:H8と検索条件/D12との組み合わせを、1つしか使えないのです

=COUNTIF(H4:H8,D12)

2.Countifs関数のケース

Countifs関数の場合は複合キーを使用する必要はありません

Counfifs関数の場合、複数の検索条件範囲と検索条件の組み合わせを設定できるからです

以下が、実際に上の画面で使用した数式です

=COUNTIFS(F4:F8,B16,G4:G8,C16)

数式の書き方は、前回に紹介したIFS関数と同じ様に、検索条件範囲⇒検索条件の記述を条件がある数だけ繰り返すだけで済みます

<まとめ>

Countif関数を使いたい時に、複数条件がある場合には複合キーを作成しなくてはならないので、いつも面倒くさい思いをしていました

Countif関数を使えば、条件がいくつあろうとあまり手間ではありません

Sで終わる関数は本当に便利ですね

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ダッシュボードコンセプト2回目~作成STEP~

今回はスマホのようなダッシュボードの作成事例を基にして、ダッシュボード作成の5STEPについて紹介します

スマホ.gif

構想

ダッシュボードを作成する時には、まずは「ダッシュボードの利用者像」を思い浮かべましょう!

 冒頭のスマホのようなダッシュボードの場合は、現場の販売担当者から経営者まで含めて、色々な人が色々な角度から見ることを想定しました

商品データを個別に見たい人・・・、月別の販売概要だけ抑えたい人・・・様々なニーズに合わせる為に、スライサーやスクロールバーを作成しました

次に、「ダッシュボード内で表現する指標」と「データの入手元」を構想しましょう

このスマホのようなダッシュボードでは、ダッシュボードの上に分数の形で

<標示されている商品の位置>/<全体の表示対象数>

を示して全体の位置感を出せるようにしました

データ

 ①どのようなデータをどこから取得するのか、そして②どのようにデータ更新を行うかについては毎月、もしくは毎週の更新を意識して設定しましょう

 ダッシュボードを作成する為に、データの取得や更新に過度に時間を使ってしまうとあまり意味のないものになってしまいますので、データ取得、更新については慎重な設定が必要です

下書き

ダッシュボードを作成する前に、下書きを作成してみましょう

シンプルで、意味合いがあり、美しくする為には、必要なパーツと配置の構成案が必須です

ざっくりと、グラフや表などのコンテンツ案と配置案を下書きしてみましょう!

計算

 説明が後付けになりましたが、生データを収納するシートとデータをダッシュボードの表示にできるように計算を行うシートは、ダッシュボードとは分けて作成しておきましょう

下の図では左側は計算シート、右側はデータのシートとなっています

INDEX関数1

ダッシュボード

1から4を経てやっと最後にダッシュボードです

4で見せた”データ”と”計算”は下記のような形でダッシュボードになります

GIF2

計算シートで作成したパーツが、ダッシュボード内に配置されています

ダッシュボードの作成にあたっては上記の1から5まで、細かな作業が必要ですが、”神は細部に宿る”です

細部にこだわり、積み上げてこそいいものが出来ます!

ではまた次回よろしくお願いします

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