タグ別アーカイブ: 適用したステップ

Power Queryのステップ数を減らす3つの工夫

 Power Queryの便利な点の一つは、「適用したステップ欄」に操作履歴が自動記録される点です

 ただ、後々のクエリの操作性を考えると「ステップ数」は少ない方がいいですよね?

今回は「ステップ数」を減らす工夫を3つ紹介します!

「変更された型」のステップを減らす

 こちらは、過去の記事でも同じような事を書いていますので、ぜひそちらもご参照ください

 Power Queryでは列のデータ型とヘッダーの自動検出により、「ソース」ステップの次に、必ず「変更された型」のステップが追加されます

 後、途中でステップを追加した際、下のGIF画像のように自動的に「変更された型」が自動追加されることもあります

 一方で、変換タブにはきちんと下の画像のように「変更された型/列のデータ型とヘッダーの自動検出」のステップを追加する機能があります

ですので、変更された型ステップは「自動追加」する必要は必ずしもありません

 クエリを読み込む前、もしくは必要になった箇所に「手動追加」すれば変更された型ステップは減らすことができます

 変更された型ステップの自動追加を止める処理は、エディタ内の下の画像の箇所から行います

 ファイルタブ➡オプションと設定 とクリックすると「クエリのオプション」がクリックできるようになります

 クエリのオプションが開いたら、下の画像のように「型の検出」から3つの選択行えるようになっています

 一番下の「非構造化ソースの列の型とヘッダーを検出しない」にチェックを入れると「変更された型」ステップの自動追加は行われないようになります

同じ処理をまとめて行う

仮に、下の画像のようなデータがあったとします

このデータ内で次のように4つの処理を行ったとします

①フィルター:部門の列で「東京」のみを選択

②列の名前変更:部門➡東京

③フィルター:受注金額の列で「150万以上」のみを選択

④列の名前変更:受注金額➡150万以上

すると、次の画像のように4つのステップが①~④の処理に応じて追加されます

4つのステップが追加された結果、エディタ内は次の画像のようになっています

では、前述の①~④の処理の順番を次のように変えてみます

1.フィルター:①と③

2.列の名前の変更:②と④

すると、ステップは4つでなく2つとなります

 このように、同じ種類の処理をまとめて行えば、ステップ数は減らすことができます

列名の変更

 エディタ内で処理を行った際に、自動的に名前が変更、もしくは追加されている時があります

 上のGIF画像では、列の分割処理を行った際に「部門.1」と「部門.2」という名前が自動的についています

この場合、数式バー内では新たに追加された「列名」は赤字になっています

 では、この追加された「部門.1」「部門.2」の列名を下の画像のようにそれぞれ「」「」に変更してみます

 すると、下の画像のように「名前が変更された列」が適用したステップ欄に追加されています

 このステップについては、数式バーで直接、前述赤字 部分を変更することで減らすことができます

 数式バーで名前を直接・変更すれば、下の画像のように「位置によって分割された列」のステップの後のステップは消えています

<まとめ>

今回は、ステップを減らす為の工夫を3つ解説しました

 特に、最初に紹介した「変更された型」のステップを減らすについては、すぐに削減効果が出ると思います

 後に紹介した2つの削減工夫については、「効率的なクエリ作成」を意識していけば、自ずと「ステップ数の削減」につながるものです

今回の記事を機に、「効率的なクエリ作成」をぜひ意識してみてください

長文に最後までお付き合い頂き誠にありがとうございました

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途中のステップを削除した場合のエラー修正処理~上級編6回目

こんにちは、Excellent仕事術ガッツ鶴岡です

 Power Queryは便利だけど、通常のエクセルとは使用方法が違うので苦労する点も多いですよね

 特にPower Queryエディターは、これまでのエクセルとは画面自体が違うので「理解に苦しむ」人もいらっしゃると思います

 Power Queryエディターの画面右にある「ステップの適用」は通常のエクセルでいえば、ショートカットキー:Ctrl+Zに相当する箇所なのです

 こちらの「ステップの適用」は最初は難解に感じる人もいらっしゃるかもしれません

 今回は、「ステップの適用」にて途中のステップを削除した場合の修正方法について解説します

 今回の解説を通じて、Power Queryへの理解の一助になれば幸いです

1.ステップを削除する前の状態の説明

今回は、以前の回で使用したデータを使用します

この回では、下のGIFのように販売単価と販売個数の合計を乗算して、新たな列を作成しました

その後に、新しくできた列の名前を下の画像のように「乗算」から「売上金額」に変更しました

今回は、更に売上金額の列を10万円以上でフィルダーをかけます

すると、適用のステップには次の画像のように1つのステップが追加されます

では、この状態から本題の解説に入ります

2.1つ前のステップを削除

1.で追加してステップの1つ前を削除します

すると、次の画像のようにエラーメッセージが発生します

1.でフィルターを10万以上した際には、あくまで「売上金額」の列に対してフィルターをしています

そのフィルターをした「売上金額」の列が削除されてしまったのでエラーになっています

3.エラーの修正

このエラーを修正するには、2つの方法があります

1つは、フィルターされた行を削除し、列名を変えるところからやり直す方法です

2つ目については、解説を始める前にまず「フィルターされた行のステップ」の1つ前のステップ「挿入された乗算のステップ」をクリックしてみます

上のGIFのように1つ前のステップを選択するとエラーメッセージは消えました

これは、あくまで次のステップである「最後尾のステップ」からエラーになっているということです

ここからが2つめの修正方法の解説です

解説するのはエラーになっていないステップから修正をかける方法です

エラーが起こっていない、「最後尾のステップの1つ前」のステップにカーソルを置いたまま、列名を1.でフィルターをかけた時と同じ「売上金額」に変更します

すると、下のGIF画像のようにエラーが起きていた最後尾のステップ「フィルターされた行」をクリックしてもエラーメッセージは出ません

<まとめ>

 今回は、途中のステップを削除した場合のエラー修正について解説しました。このような場合には、必ずしもエラーが起きたステップを削除した後に「やり直し」処理が必要なわけでありません

 エラーが起きていないステップから再度修正をかける方法もあります

 とはいえ、極力は途中のステップはなるべく削除しないで済むようにはしておきましょう

 尚、解説を端折ってしまいましたが、途中のステップを削除すると必ずエラーが発生するわけではありません

 あくまで、途中のステップを削除することで前後の処理の流れに矛盾が起こる場合にエラーが発生しますので、その点だけ最後に追記させて頂きます

長文に最後までお付き合い頂き誠にありがとうございました

次回はデータ自体がエラーになっている場合について解説します

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エディター内のやり直し操作~中級編9回目~

こんにちは、Excellent仕事術ガッツ鶴岡です

Power Queryでは、従来のエクセル操作では全く使うことがなかった画面が出てきます

一番、代表的なのがデータを取得した後に出てくるPower Query Editor(以降、エディター)です

エディターでは、様々なデータの変換操作が行えます

前回はエディター内にて、1つのセルのデータを複数のセルに分割しました

ただ、このエディターでは従来のやり直し操作、ショートカットキーで言えばCtrl+Zの操作はどう行うのでしょうか?

やり直しが出来ないと、操作ミス一つで全てをやり直さなくなってしまいます

これでは、Power Queryを新たに覚えて業務を効率化をする意味がなくなってしまいます!

今回は「やり直し操作」について解説していきます

1.ステップ管理

エディター内では、全ての操作はステップという形で記録されていきます

次の画像は初級講座2回目で使用したデータを取得し、エディターを開いた状態の画像です

ここから2つの操作を行います

エディター画面の右には適用したステップを管理する画面があり、操作前は以下の状態です

ここから2つの操作を行います

①受注日の型式を日付形式に変える

➁日付を9月3日から9日の範囲でフィルターをかける

①②の操作を行うと、下のGIFのように適用したステップ画面にステップが記憶されます

2.やり直し操作

1.でステップ管理について解説したので、このステップをやり直す方法について解説します

このやり直しには2つの方法があります

1つはステップを消去する方法です

もう一つはステップ自体を修正する方法です

①ステップを消去する

適用したステップを消去すれば、下のGIFにあるように元の状態に戻ります

「フィルターされた行」のステップを消去した瞬間に日付の行が増えているのがよくわかると思います

この方法は後で紹介する➁の方法より簡単ですが、元の状態に戻るだけです

上のGIFの例で言えば、フィルターに設定する条件を変えようと思ったら、またフィルター設定だけは一からやり直さなくてはなりません

➁ステップの修正

ステップ自体を修正する方法もあります

ステップの右横の*マークを押せばステップ自体を修正できます

以下のGIFでは、フィルター処理をしたステップにて、右横の*マークを押した後、フィルターの条件設定画面からやり直しが行えるようになりました

これまで①②とエディター画面にて「やり直す方法」を解説しました

1点、①の「元に戻す」方法については注意点があります

最後尾のステップのステップではなく、途中のステップを削除や修正を行う場合です

これまで解説してきた事例では、

 日時型式⇒日付形式への変換

を行った後、

 日付形式でフィルター設定

を行いましたので、もし、日時型式のままだとフィルターの設定型式が不整合になってしまいます

仮に「変更された型」のステップを消去しようとすると、以下の様なメッセージが出ます

上のメッセージで削除を選択した場合には、「フィルター」のステップも消去することになります

<まとめ>

今回は、Power Queryの独特の画面のエディターでの「やり直し」の方法について解説しました

エディターでは、画面右の「適用したステップ」画面に処理の履歴が記録がされているので、慣れれば従来のエクセル画面より管理が行いやすいのです

次回からは更にエディターの機能についてガッツで深堀していきます

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