タグ別アーカイブ: 合計

マトリックス表の見栄えをカスタマイズする

【ピボットテーブルのようにマトリックス表も自在に並びを変えれるようにする】

マトリックス表については「こんな風にできないか?」という問い合わせが何件かありましたので、まとめて記事にしました

まず一点目は合計の並びを変えられないかということです

通常、合計は一番右もしくは一番下になります

但し、合計がスクロールしないと見れないような大きい表の場合、まず最初に合計を見れた方がいい場合もあります

これが1点目です

2点目は値を並べる場合に、並びを横ではなく縦にできないか?ということです

確かに、並びが横よりも縦の方が見やすいケースもあります

それでは、上記の2点に分けてそれぞれを解説していきます

合計の位置を変える

テーブル作成

合計の位置を変えるには、下の画像のような並び替え用のテーブルを作成するところからはじめます

真ん中のManyの列で他のテーブルとリレーションを組みます

Oneの列では「Total」にManyの全ての内容が集約されるようにします

そして、OrderでOneの列の「Total」が1番目に並ぶように順番を指定します

リレーション

作成したテーブルは他テーブルとリレーションを作成します

列の並び替え

値を集約した「Total」が一番左(上)にくるように列の並び替えをします

これで、並べ替え用のテーブルをマトリックス表の列や行に配置すれば完成です

縦に並び変える

マトリックス表は通常では次の画像のように値が横に並びます

こちらの横並びを縦並びに変えるには「ビジュアルの書式設定」で「値のオプション」を操作します

上の画像の「値を行に切り替え」をオンに変えます

そうすれば並びが縦に変ります

<まとめ>

今回はマトリックス表をカスタマイズする方法を解説しました

Power BIの場合には機能が多く「ビジュアルの書式設定」もとても分かりにくいです

調べた結果「ビジュアルの書式設定」でできることもよくあります

ただ列や行の並び順については、どうしても「ビジュアルの書式設定」では解決できず、別テーブルを作成することになります

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【パワークエリ・チャレンジ】グループ別の小計と合計を表示する

通常は一律で処理するPower Queryですが、M関数を使えば小計と合計を列に追加・挿入することができます】

M関数をうまく活用することで、通常では考えられないような表を作成することができます

今回は上のGIF画像の左の表から、グループ別の小計と全体の合計を自動的に挿入します

上記の内容ではM関数を使用しますが、その前に大事なのはレコードやテーブルとは何か?どのように作成できるか?ということです

まずは、空のクエリからレコードとテーブルを作成してみます

レコードとテーブルの作成

レコード

レコードは角括弧:[]を使用することで空のクエリから作成することができます

テーブル

こちらはM関数:#tableを使用します

関数内では波括弧:{}を組み合わせて、列名と行の値を指定します

行の値は2重の波括弧:{{}}で指定する点にご注目ください

グループ別の小計の挿入

まずは、小計を行う単位:部門でグループ化を行います

操作は「すべての行」を指定します

すると数式バーの中身は次のようになっています

= Table.Group(ソース, {“部門”}, {{“ALL”, each _, type table [部門=text, 商品=text, 金額=number]}})

こちらの数式バーを修正する形で小計を追加します

まず,type tableから]の部分は列の形式を指定しているだけなので、今回は消去しておきます

消去すると次の形となります

= Table.Group(ソース, {“部門”}, {{“ALL”, each _}})

上記の数式の中で「each _」は各テーブルの中身・各行を借り受けしています

こちらに各小計を追加します

小計はテーブルを追加する形で行います

追加なので&からはじめます

= Table.Group(ソース, {“部門”}, {{“ALL”, each _ & }})

&に続くのは、前述のM関数#tableになります

= Table.Group(ソース, {“部門”}, {{“ALL”, each _ & #table(Table.ColumnNames(_),}})

今回は列名を指定するのに波括弧:{}を使用ぜず、Table.ColumnNames関数を使用します

Table.ColumnNames関数を使用することで、列名のリスト:{“部門”,”商品”,”金額”}を代用して指定します

次にテーブルの行の値①②③を指定し、#table関数の右括弧)を付け加えます

= Table.Group(ソース, {“部門”}, {{“ALL”, each _ & #table(Table.ColumnNames(_),{{①[部門]{0}&”小計”,②””,③List.Sum([金額])}})}})

①は部門列に対応します

{0}と指定することで、各テーブルの部門列の1行目を指定しつつ、”小計”を組み合わせることで「部門名+小計」の文字列を追加します

②は空欄を指定します

③は各テーブルの金額列の小計を指定します

ちなみに上記の数式の右から2番目の)が#table関数の)です

これで小計が追加できました

後は展開処理を行い、ステップ名を「mySubTotal」とします

合計の挿入

まず、ステップを追加します

次に追加したステップの数式にてレコードを追加します

尚、追加したレコードは後で呼び出して本来のテーブルの最後に追加します

レコードは前述のような形で次のように指定します

ステップ名はmyTotalとしておきます

ここからステップを再び追加します

次に最終処理として数式にTable.InsertRows関数を指定し、mySubTotalにmyTotalレコードを追加する形にします

Table.InsertRows関数の文法は次の通りとなります

=Table.InsertRows(①テーブル,②挿入行の位置,③追加するリスト)

今回の①はmySubTotalを指定します

②の挿入行の位置の指定は、TableRowCount関数を使用します

③はmyTotalを使用しますが、リスト化するために波括弧:{}でくるみます

= Table.InsertRows(mySubTotal,Table.RowCount(mySubTotal),{myTotal})

これで完成です

<まとめ>

今回はM関数を組み合わせて小計と合計を追加する方法を解説しました

Power Queryは列単位では一律に処理するので意外と感じられる方も多かったのではないでしょうか?

今回の内容はレコードとは何か?テーブルとは何か?そしてM関数とは何か?について学べる内容になっています

ぜひ手を動かして試してみてください

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【忍者エクセル】エクセル関数で合計を計算!

 

 エクセル関数は約500種類ぐらいあり、使いこなせたら業務はとても楽になります。ところが、エクセル関数は「よく仕組みが実感できない」という声も聞きます。この実感を味わうために作成したのが忍者エクセルです

忍者エクセルの目的

 エクセル関数のよく仕組みが実感できない理由は、エクセル関数が直感的には理解しにくい部分があるからです

 「=」と入力したのに、違う内容が出力されたり、複数の箇所が同時に集計されたりします

 本来であれば、自身のPCで上級者に関数の独自動きを横で見せてもらうのが一番効率のいい関数の勉強方法ですが、コロナ渦の中でこの勉強方法はとても難しいです

そこで考え出したのが、エクセルシート内で動く忍者エクセルです

動画や書籍などの座学では実感できないエクセルの独自の動きを、実感できるような仕掛けになっています

https://youtu.be/uxdeGXVZRw0

今回の忍者エクセルの内容

今回は、合計の計算方法について紹介します

計算パターンは、3つ用意しています

内容としては初歩的ですが、注目して頂きたい点が2点あります

一つ目は、引数の使い方

2つ目は、数式バーと名前ボックスの役割です

引数

引数は関数を動かすのに必要な「値」です

エクセル関数は、どの関数も引数を利用して動きます

ですので引数を理解すると、「合計処理」以外を行う関数についても理解し易くなります!

さて、

自動販売機で缶コーヒーを買うシーンを想像してみてください

自動販売機に入れるのはお金です

でも出てくるのは、缶コーヒーです

この自動販売機に入れるお金が「引数」です

そして、缶コーヒーが関数から出力される値です

エクセル関数で使われる引数は大まかに3つ位あります

今回は、合計を計算する3つのパターンにて、引数の種類をおおまかに理解できるようになります

数式バーと名前ボックス

関数を作成する際に、数式バーと名前ボックスに注目しておくと関数の仕組みが良く理解できます

数式バーでは、関数の中味を見たり、修正をすることができます

名前ボックスでは、選択しているセル位置が表示されます

忍者エクセルでは、数式バーと名前ボックスの内容を、関数の解説に合わせて表示しています

忍者エクセルの操作方法

エクセルシート上で「解説」ボタンを押すと、忍者が動き出します

解説の終わりには、下のGIF画像のように黄色に塗られた箇所に解答が出力されます

上の図で青色の箇所がありますが、演習はこちらのセルで行ってください

後のセルは保護されています

シート内には、QRコートがあります

QRコードを読み込むと動画も見れますので、ぜひそちらも参考にしてみてください!

では、ぜひ、忍者エクセルで関数の新たな魅力に触れて見て下さい

尚、使用前に注意事項を記したシートについては、事前に確認をお願いします

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グループ化1~中級編11回目~

こんにちは、Excellent仕事術ガッツ鶴岡です

前回は、Power Queryのエディター画面(Power Query Editor)にて条件列とインデックス列を作成しました

今回は前回の「列の追加タブ」ではなく、「HOME」タブにてデータのグループ化に取り組みます

ここで言うグループ化とは、単にデータをグループに分けるだけでなく、データをある切り口でグループ化した上で、グループ毎に合計金額などを集計することです

このグループ化の処理が行えると、関数の入力もピボットテーブルの利用もないので、数字の集計処理が格段に早くなります

グループ化はスマホのように直感的に行えるようになっていますので、ぜひサンプルファイルを使用して実際に試してみてください

Power-Query-Editor
グループ化

今回、サンプルに使用するデータに5列あり、列の構成はⅰ)年度別、ⅱ)製品別、且つ、ⅲ)Region、ⅳ)地域、a:売上金額となっています

使用データ

このデータをグループ化して、ⅱ)製品別のa:売上金額を集計します

使用データ

1.エディターを開く

①「テーブルまたは範囲から」をクリック

データ上にカーソルを置き、、「テーブルまたは範囲から」をクリックします

②エディターが開く

今回は、既にテーブル化してあるので、①の操作でそのままエディターが開きます

2.グループ化

グループ化の処理は、前述したようにエディター内のHOMEタブで行います

①グループ化をクリック

グループ化

②グループ化設定 ⇒ OKボタン

今回は、前述のようにグループ化するのは「製品別列」、合計するのは「売上金額列」になります

グループ化画面にて最初に設定するのは、グループ化する列です

グループ化する対象列は▼マークをクリックすると選択できるようになります

後は、画面の表示に従って設定しています

グループ化する列を設定したら、画面下の3項目を設定します

グループ化・設定

「新しい列名」については、今回は「製品別・売上金額」としました

「操作」では、合計や平均などの集計方法を選択できます

今回は「合計」を集計方法として選択します

最後は集計対象の列、「売上金額」を指定します

指定が終わり、OKボタンを押せば、以下のようにグループ化が行われています

グループ化・結果

<まとめ>

今回は、エディター画面でグループ毎に合計金額を集計する方法について解説しました

記事の冒頭でグループ化は「スマホのように直感的に行える」と述べました

グループ化設定する項目の位置については、集計する対象の列と混同しやすいので、この点だけは注意が必要です

まず最初に設定するのが、グループ化する列です

そして、一番最後に設定するのが「集計する対象の列」となります

今回の解説は以上です

次回は、グループ化・機能を更に有効活用するためにピボットテーブルと連携します

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エクセルにもテーブルマナーを!~関数不要の集計術~

 ビジネスにデータはつきものです。現在のような巷にデータ溢れている時代であれば、エクセルでデータを扱えて当然だと思われることも多いと思います。

 でも、エクセルが苦手な人には、データ集計を行えといっても苦痛だと思います。

 明日の会議までに資料を作成しろ、と言われても関数一つ知らねーよ!!

という方の為に、奥の手がエクセルにはあります。それがテーブル機能です。

エクセル内の表をテーブルにしておけば、色々と面倒な作業が簡単にできるのです。

 今回は、フィルター機能を使って抽出条件を変えながら、合計と平均を集計する方法を解説します。

 ちなみに、今回使用するデータは”年度別”、”製品別”、”地域別”、”売上金額”のデータですが、地域別の合計金額と平均を計算しましょう!

1.まずは表をテーブルに変換しましょう

 表のどこかにカーソルを置いて”Ctrl+T”を押しましょう

 すると次のようなポップアップが出るので”先頭行をテーブルの見出しとして使用する”にチェックを入れてOKボタンを押しましょう!これで表をテーブルとして使用できます

2.集計行を作成しましょう!

 画面上のデ―ブルデザインタブで”集計行”にチェックを入れましょう!

この集計行にチェックを入れる作業だけで、既に売上金額の合計(382,666,000)が計算されています!

3.フィルターで抽出範囲を変える、集計行を平均に変える

 フィルターで地域の抽出範囲を変えただけで合計金額が変わっているのが分かりますでしょうか?このテーブル機能の集計行は完全にフィルターの集計結果と連動していますので、様々な計算結果を得られます

 では最後に、”平均”を計算して見ましょう!

実は、集計行の▼マークをクリックして”平均”に変えるだけで計算できます

<まとめ>

 エクセルには、日本ではまだあまり知られていない便利機能が沢山あります!エクセルビギナーも、どんどん便利機能を活用して、せっかくのエクセルを有効活用しましょう!

 テーブル機能をマスターしたら、次はピボットテーブルです!テーブル機能からエクセル集計をはじめることで、集計技術の幅がよりいっそう広がっていきます。ぜひテーブル&ピボットテーブルの特集記事も参照してください

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