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Power Queryって何???~Accessとエクセルの連携~

以前、Power Queryとは何か?について、スマホを例にして解説をしました

ガラケーではネットにある電話番号のデータを、キーボードに打ち込んで電話をしていました

一方、スマホではネットで検索した電話番号をそのままダイヤルすることができます

Power Queryも同じです!

エクセルファイル内の各シート、もしくは、他のファイル、フォルダ内のエクセルデータをそのまま活用できます!

今回はエクセルデータでなく、Access内のデータを活用してみましょう!

Accessというデータベースソフトと表計算ソフトのエクセルを直接、連携できれば今よりもデータを有効活用できることは間違いなしです!

1.取得先のAccessファイルを指定

今回は以下のAccessファイルからデータを取り込みます

①データ取得種類の指定

データタブから、データの取得⇒Microsoft Accessデータベースから

の順に指定

➁取込むファイルの指定

2.Access内の取得データを指定

取得するファイルを指定したらナビゲーター画面が立ち上がります

ナビゲーター画面

①取込みデータの指定

今回は複数のテーブル、もしくは選択クエリを取り込む方法で行います

上の画像のように、ナビゲーター画面の左上にある”複数のアイテムの選択”にチェックを入れ、取得するデータの横にチェックを入れます

➁読込先の指定

ナビゲーター画面の右下で”読込み先”をクリックします

読込み先のクリック後にデータのインポート画面が立ち上がります

今回は読込先にテーブルを指定します

すると、新たなシートにAccess内・2つのデータが読み込まれます

ちなみに、右画面にクエリが2つできましたが、これはスマホ内のブックマークと同じようなものです

更新すればAccess内の最新のデータが表示されます

<まとめ>

エクセルはとても便利なのですが、表計算ソフトなので大量のデータを各自で共有しながら作業するのにはあまり向いていません

一方、Accessは大量のデータ管理には向いていますが、不慣れな人が多いうえ、あまり細かい作業は行えません

このPower Queryをうまく使えば、エクセルとAccessのそれぞれの長所をうまくいいとこどりすることができます

ちなみに、Accessのエクスポート機能を使えばエクセルファイルをAccessから出力できますが、Power Queryであれば、前述の通りAccess内の最新データがエクセル内からいつでも取得することができます!

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Power Queryって???合計を計算する

前回はPower Queryを使って区切り文字によりデータを分割する方法を紹介しました。今回はPower Query上で合計などを計算する方法を紹介します

<使用するデータ>

・年度別売上データ

<前提操作>

➀データタブから”テーブルまたは範囲から”クエリを作成するを選択します

②”テーブルの先頭行を見出しにする”にチェックを入れたままOKを押す

③Power Queryを立ち上げおく

1.合計値をグループ別(年度別)に算出する

➀売上金額の列にカーソルを置いたままグループ化をクリックする

②以下の画面のように各項目を設定する

③年度別に合計金額が算出されているのを確認する

④エクセルシートにクエリを読み込む

2.四則演算をする

➀カスタム列を追加する

売上金額の列にカーソルを置いたまま列の追加タブから”カスタム列”をクリックする

②計算したい列を追加する

事前に列名を”千円単位”に変えておく

③割り算(/1000)をする

④正しく値が算出されていることを確認する

<まとめ>

1.2.の事例ともに直感的に操作できている印象を持たれたのでしょうか?特に1についてはピボットテーブルの内容をより簡単に使えている印象です。エクセルが苦手な方でも抵抗なく活用できるのでないでしょうか?ぜひ有効活用してみてください

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Microsoft Power Query~AccessとExcel連携~

Power Queryを使えばAccessとExcelのいいところを組み合わせて利用することができます

昔、電話は電話帳をめくりながら、ダイヤルを回しましたが、今はスマホで検索して電話をしています

PowerQueryを使えば、電話帳のような大量のデータをAccessにて一括管理して、必要な時にエクセルで抽出して加工することができます

VBAのような専門知識は必要とせず、流れを覚えてさえしまえばとても簡単です

以下、概要だけ羅列します

1.PowerQueryを起動

2.抽出条件を指定します

3.抽出条件は後から削除することもできます

4.エクセルのセルで条件を指定できるようにします_1/2

5.エクセルのセルで条件を指定できるようにします_2/2

上記だけでは分かりずらいと思いますが、直感的にできるようになっていると思うのでぜひ試してみてください

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