【ChatGPTを活用して、日常的なエクセル業務の問題を解決する糸口にしよう！】
今日、【Schoo(スクー)】のライブ授業「議論のプロと考える ChatGPTのプロンプト」を受講しました
ChatGPTの素早い回答を糸口に議論をすすめるのは、なかなか有効だなと感じました
もちろん全てがChatGPTで解決するわけではないですが、ChatGPTとの壁打ちをすることで自分の頭の中もかなり整理されていくのがわかります
完璧にこだわらずにChatGPTと対話を続けるのが有効活用のポイントのようです！
今回は早速、ChatGPTと「残念なエクセル」について議論しました
議論の様子を皆さんにも共有したいと思います
ちなみに本日の講師の方のプロフィールがとてもユニークでした
やはり優秀な方は色々な仕事を生み出していけるのですね！
残念なエクセルの定義について聞いてみた
以下がChatGPTに投げたプロンプトです
箇条書きで・と指定すると個人的には分かりやすい答えが返ってきやすいです
ChatGPTの答えは以下です
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業務効率を下げるような残念なエクセルの定義を以下に箇条書きで示します。これらの要因は、エクセルの不適切な使用や設計に起因するものです。
- 複雑な数式と関数:
- 複雑で理解しにくい数式や関数が多用され、他の人がシートを理解しにくくなる。
- 使い捨てのデータ入力:
- 一時的なデータをエクセルに保存してしまい、データベースなどの適切なツールを使わない。
- 繰り返しの手作業:
- 自動化できる作業が手作業で行われ、時間の無駄になる。
- 不十分なデータ整理:
- データの整理やクリーニングが不十分で、エラーや不正確な情報が含まれる。
- 複数人の同時編集の混乱:
- 複数の人が同時にエクセルファイルを編集し、競合や混乱が発生する。
- ファイルの適切なバージョン管理の欠如:
- 適切なバージョン管理が行われず、誤ったデータや情報が広まる。
- セキュリティの脆弱性:
- 機密情報が適切に保護されておらず、セキュリティの脆弱性が存在する。
- 標準化の不足:
- 統一されたフォーマットやスタイルガイドが不足し、一貫性が欠ける。
- バグやエラーの無視:
- ファイル内のバグやエラーが無視され、問題の修正が行われない。
- 過度な依存:
- エクセルに過度に依存し、他の有用なソフトウェアやツールの活用が不足している。
これらの要因がエクセルの不適切な使用に関連しており、業務効率を低下させる可能性があります。効果的なエクセルの使用には、適切なトレーニング、データ管理、セキュリティ対策、標準化などが必要です。
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2番目に「使い捨てのデータ入力」とあるのですが、これは良く残念なエクセルの特徴を拾い上げているな、と思いました
こちらをChatGPTに再度、聞いてみます
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- 会議の出席者リスト:
- 会議の出席者リストをエクセルに入力し、会議後に使わなくなる。
- 電話メッセージの記録:
- 受けた電話のメモや伝言をエクセルに一時的に記録し、後で削除する。
- 一時的な計算結果:
- 特定の計算を行い、その結果をエクセルに入力して後で必要なくなる。
＊一部省略
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この回答だと意味合いは分かるのですが、何が問題かが明確に分からないので再度問いかけてみます
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はい、正確です。使い捨てのデータ入力は、データの規則性や整合性を損なう可能性があります。これは、一時的なデータがエクセルに入力されたり、削除されたりすることで、データの一貫性や整合性が維持されなくなることを指します。具体的には以下の点に注意が必要です：
- フォーマットの一貫性の喪失: 使い捨てのデータ入力が行われると、データのフォーマットや構造が一貫性を失い、後でデータを分析や処理する際に問題が生じる可能性があります。
- 不正確なデータの記録: 一時的なデータが正確に記録されなかったり、誤った情報が入力されたりすると、データの信頼性が低下します。
＊一部省略
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何度か問いかけを繰り返すことで、なかなかシャープな表現が返ってきますね
「表現を変えながら何度も問いかけること」これがChatGPTとの対話のコツですね
解決策について聞いてみた
次に具体策を聞いてみます
↓↓↓
データの規則性を維持し、使い捨てのデータ入力に関連する問題を解決するための具体的な解決策を以下に箇条書きで示します：
- データ入力の標準化:
- データ入力のフォーマットや構造を標準化し、一貫性を保つためのガイドラインを策定します。
- 自動化:
- 一時的なデータ入力が自動化できる場合、スクリプトやツールを使用して手作業を最小限に抑えます。
- データベースの活用:
- 使い捨てのデータ入力よりも長期的なデータ管理のためにデータベースを活用します。データベースはデータの整合性を維持しやすく、クエリや分析にも適しています。
＊一部省略
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かなり具体的に聞かないとやはり明確な答えはかえってこないですね
ただ、解決の糸口はそれなりに網羅した答えは返ってきます
ちなみに「ウナギの寝床」横に長いエクセルについても聞いてみました
やはりピボットというキーワードはきちんと入っていますね
結論から言うと、どう解決策を聞くかによるのですが、議論のための資料作りとかには十分役に立つと思います
＜まとめ＞
今回はChatGPTと「残念なエクセル」について議論してみました
今回はテーマが大きすぎましたが、壁打ちのごとく対話をすればそれなりの答えが返ってくると思います
少なくとも、会議資料みたいなものを作るには十分役に立つと思います
ChatGPTから返ってくる表現は非常にシャープで、網羅性が高いです
会議資料を作成する時には、キーワードを紙に書き出したりするのですが、そのキーワードの網羅作業はChatGPTで十分です！
個人的にはもっとChatGPT、AIを活用していきたいです
【Schoo(スクー)】では「その作業はAIにやらせてみよう」をシリーズで授業がありますので、ぜひスケジュールを確認してみてください！
