タグ別アーカイブ: Filter関数

UNIQUE関数xFILTER関数から重複無リスト抽出~条件一致~

 FILTER関数UNIQUE関数などの新関数の醍醐味は「関数同士の組み合わせ」にあります!

 今回は FILTER関数UNIQUE関数 の組み合わせにより、ある表から条件に合う重複が無いリストを作成する方法を解説します

そして、最後はUNIQUE関数xFILTER関数の組み合わせを応用した内容も解説します

条件に合う重複無リスト作成

今回は、下の画像の左にある表から「70点未満の得点を一度でも取った人」リストを重複が無いように作成します

 抽出元の表には、田中さんや佐藤さんのように同じ名前の人のデータが複数含まれています

まずは設定条件/<70に沿ったFILTER関数を作成してみましょう

FILTER関数の書き方は次の通りです

=FILTER(抽出範囲,条件)

上の書き方を今回のやりたい事に当てはめると次の画像の通りになります

 上の画像では、まだFILTER関数しか入力していないので、リストに佐藤さんの名前が複数回登場しています

ですので、FILTER関数にUNIQUE関数を下の画像のように組み合わせます

これで、佐藤さんの登場は1回のみになりました

応用編

仮に、下の画像のように指定範囲を空欄にした場合には、下の画像のように「0」が関数の抽出結果に含まれてしまいます

この時には、FILTER関数の設定条件に「AND条件」を加えます

このANDで追加される条件は「>0」です

 この「AND条件」をFILTER関数に設定する場合には下の画像の黄色で囲まれた箇所のように「*」を使います

これで不必要な0が消えました

<まとめ>

 今回は、UNIQUE関数とFILTER関数を組み合わせて、条件に合った、重複が無いリストを作成しました

 この組み合わせを覚えると、今までピボットテーブル経由で取得していたデータが関数だけで取得できるのでとても便利です

ぜひ有効活用していきましょう!

 後、FILTER関数の設定条件に「*」を使用してAND条件で抽出する方法もぜひ覚えておきましょう

最後に、「+」を使用するとOR条件にて抽出できる旨も付け加えておきます

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Filter関数~応用編~

 前回は、Filter関数の基本だけを解説しましたが、今回はFilter関数を応用して活用する方法を解説します

今回の内容としては主に次の2つです

Ⅰ.テーブルとの連携

とにかく表を見たらまずはCtrl+Tをしましょう

Ctrl+Tをして、表をテーブルにしておけば、関数の範囲もしくはをクリック一つで指定できるようになります

Ⅱ.抽出条件の複雑化(AND条件、OR条件)

AND(且つ)条件やOR条件(また)で抽出条件を指定できるのが、Filter関数の醍醐味です

今回も前回と同じデータを使用して解説します

まず、「テーブルとの連携」では前回と同じ様に、上のデータから製品別の列にて抽出条件を設定してデータを抽出します

次に製品別がⅰ)「乗用車」且つ売上金額が「50,000」超のデータとⅱ)「乗用車」または「50,000」超のデータを抽出します

テーブルとの連携

テーブル化

まずは表の上にカーソルを置き「Ctrl+T」を押します

すると、表はテーブルとして構造化されます

ちなみに、表がテーブルになると右下に次のような印が付きます

テーブルには、「Data」という名前をつけておきます

テーブル名は、テーブルデザインタブで変更が行えます

範囲及び列指定

では、まずはFilter関数の第一引数の範囲を指定します

テーブル全体を引数として指定するには、テーブルの左上で次のGIF画像のように指定します

上のGIF画像の左上に出てくる「右下向きの↘」に注目してください

上の画像の赤印の位置にカーソルを置くと、右下向きの↘が出てきますので左クリックします

そうすると、Filter関数にテーブル範囲が設定されます

これでFilter関数の第一引数である範囲が設定されました

次に第二引数である抽出条件の列を指定します

下のGIF画像のように、製品別の列の上で指定します

下の画像の赤印の箇所にカーソルを置くと、下向きの↓が出てきます

下向きの↓が出てきたら、左クリックをします

すると、第二引数が設定できます

もし、上の方法でうまくカーソルにて引数を設定できない場合には、下の表記の通り手動で入力を行ってください

範囲➡テーブル名

列➡テーブル名+[列名]

 *”[”角括弧になります

AND条件の設定

前述の通りⅰ)「乗用車」且つ売上金額が「50,000」超のデータを抽出します

AND条件を設定する場合には、抽出条件を次のような形で設定します

(条件1) * (条件2)

四則演算の掛け算と同じように「*」を使います

上の画像の数式をテキストにすると次のようになります

=FILTER(Data,(Data[製品別]=F2)*(Data[売上金額]>G2))

上記の数式を設定すれば下の画像のようにデータが出力されます

OR条件の設定

今度はⅱ)「乗用車」または売上金額が「50,000」超のデータを抽出します

AND条件を設定する場合には、抽出条件を次のような形で設定します

(条件1) + (条件2)

四則演算の足し算と同じように「+」を使います

上の画像の数式をテキストにすると次のようになります

=FILTER(Data,(Data[製品別]=F2)+(Data[売上金額]>G2))

上記の数式を設定すれば下の画像のようにデータが出力されます

<まとめ>

 今回は、Filter関数にて引数をテーブルと連携して設定する方法、及び、抽出条件をANDもしくはORで設定する方法について解説しました

いずれの方法も、これまでの関数の常識では考えられなかった処理です

何よりデータを大量に扱う人にとっては、とても実用的な処理だと思います

このブログでは、これから他の新ダイナミック関数の使い方も紹介していきます

 Filter関数は他の新ダイナミック関数と組み合わせて活用することができますので、そちらの方法についても順次解説を行って行きます

今回は以上です

最後まで記事を読んで下さり誠にありがとうございました

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Filter関数~複数行を抽出~

 Office365のバージョンから新たなコンセプトの関数が使えるようになっているのをご存知ですか?

 新たなコンセプトの関数では、1つのセルへの関数の入力で、複数の値が抽出できます

 このブログではこの新たなコンセプトの関数を新ダイナミック関数と呼ぶことにします

 この新ダイナミック関数を使いこなせば、データの集計にかけていた時間を大幅に削減することができます

 この回では、新ダイナミック関数の中で一番代表的な「Filter関数」について紹介します

この回で解説するは「Filter関数」の基本的な使い方のみです

次の回では、テーブル機能と連携して引数を設定する方法、及び、抽出条件をAND条件やOR条件で抽出するを紹介します

ぜひ、そちらも楽しみにしていてください

Filter関数とは

Filter関数は次の様な文法で書きます

=Filter(①抽出範囲 , ②抽出条件 , ③該当するものが無い場合[省略可])

①の抽出範囲から、②の抽出条件に該当するものを集計します

これまでの関数とは全く違うイメージの関数なので、早速、実際の使用例を見てFilter関数の便利さを体感してみましょう!

Filter関数の使い方・実際

使用データ

Filter関数を使用するデータは次のデータになります

上のデータから「製品別」が「トラック」のデータだけを抽出します

集計

範囲指定

まず、抽出範囲を指定します

上の画像の段階では、数式は次のようになっています

=FILTER(A2:D31

3つ目の引数の「該当するものが無い場合」については、ここでは省略し、後ほど別途解説します

抽出条件

次に、抽出条件を指定します

この抽出条件は、次の画像の黄色の箇所のようにを丸ごと指定するのがポイントです

では、ここで”)”で上の画像の数式を閉じて、Filter関数を確定させます

Filter関数はF5セルに入力しただけですが、抽出範囲から「製品別」の列の内容が「トラック」に該当する「全ての行」が抽出されます

該当するものが無い場合

Filter関数で3番目の引数「該当するものが無い場合」を指定して見ましょう

ちなみに、既に作成したFilter関数をそのまましておき、抽出条件を該当するものが無い「EV」にすると次の画像のようになります

では、3番目の引数を次のように「該当なし」と設定してみます

=FILTER(A2:D31,B2:B31=F2,”該当なし”)

すると、次のように出力されます

使用上の注意点

新ダイナミック関数の全般に言えることですが、関数の出力範囲のセルに「なにがしかの入力」があると次の画像のようなエラーがでます

入力されたフォントの色が白になっていて、入力されているように見えなくてもこのエラーは出ますので注意が必要です

<まとめ>

Filter関数は前述の通り、これまでと全く違ったコンセプトの関数です

 発想を変えれば、今までならVBAなどを使って処理するものでも関数だけで処理が行えます

 このブログでは、Filter関数を他の関数と組み合わせて使用する事例も紹介しています

 例えば、シート名を抽出できるCELL関数と組み合わせて、1つのデータをシート別に振り分けたりすることもできます

 上のGIF画像では、Filter関数が既に入力されているシートをコピーし、シート名を「CCC」というシート名に変更しています

 そうすると、自動的に「カテゴリー」が「CCC」のデータが元のデータから自動抽出されています

 次回は、Filter関数の応用として「テーブル連動」や「AND条件やOR条件でのデータ抽出」を行います

記事を最後まで読んで下さり誠にありがとうございました

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#SPILLエラーについて~新関数に独自のエラー

こんにちは、Excellent仕事術ガッツ鶴岡です

 これまで、1つのセルへの入力で複数セルに出力する新関数について、複数の記事を書いてきました

 例えば、下のGIF画像はFILTER関数を使った検索付きのリストの例です

 C列にFILTER関数を仕込んであり、E列で検索文字「鈴木」が設定されるとA列のリストデータから「鈴木」を含むリストデータを出力します

 この新関数では独特のエラー「#SPILL」が出力される時があります

このエラーの意味について、今日は少し解説したいと思います

SPLLLエラー

見慣れないエラーですが、発生理由はシンプルです

 この新関数は複数のセルに出力を行いますが、出力範囲に何らかの入力がある場合にこのエラーは発生します

 

上の画像で言えば、!の文字が新関数の出力をブロックしてるのです

このブロックしている文字を取り除けば、このエラーは解消されます

 尚、ブロックしている文字のフォントが「白色」で人の目では見えない時にも同じエラーが発生するので注意が必要です

では、今回は以上です

最後までブログ記事を見て下さり、大変感謝しております!

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新型関数のおすすめ記事~スピルを体験しよう~

新たなに加わった新型関数は使い勝手がとてもいいです

ピボットテーブルの集計データを無理に使い回さなくても、集計が簡単に行えます

1つのセルに関数を入れたら、値があふれでるスピル体験をしていない人はぜひ早めに体験してみましょう!

これまで五月雨式に記事を書きましたが、以下にまとめて紹介します

1.FILETER関数⇒特定の条件のデータを抽出する関数

1セルに1FILTER関数を入力すれば、それだけで複数のデータを抽出してくれます

エクセルなのに・検索付きリスト_1/2

FILTER関数を使用して、検索付き機能付きののリストを作成します

Filter関数&テーブル機能でのデータ検索

テーブル機能と連携して効率よくデータを抽出する方法を紹介しています

2.XLOOKUP関数⇒VLOOKUP関数の進化型関数

XxXLookup関数で集計上手になる!

エクセル分析を行う人で、2軸でのランク付けを楽に行いたい人におすすめです

以下のGIFでは、ⅰ売上とⅱ前期比の2つの軸でランク付けを、自動で行っています

XLOOKUP関数を体で覚える

XLOOKUP関数をアニメ付きのエクセルを使用し、XLOOKUP関数が集計されるまでの複数の動きを体感できるようにします

3.SORT関数⇒データを並べ替えて出力する関数です

SORT関数によるエクセルデータの並び替え~列の並び替えも可

エクセルではこれまで、列方向のフィルターや並び替えが弱い傾向はありました

列フィルターを「列の非表示」を通じて実現する方法はこれまでもありましたが、列方向の並び替え機能はあまり使い勝手はよくありませんでした

今回紹介するSORT関数は、そんなこれまでのエクセルの弱点を補ってくれる関数です

4.UNIQUE関数⇒重複を排除してリスト化する関数

リストをUNIQUE関数でより便利に

UNIQUE関数を使用してリストを簡単に作成する裏技も紹介します

今回は以上です

ではスピル体験をぜひ楽しんでください!

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Filter関数とCell関数の組み合わせでシート別に自動振分け

 エクセル作業の中で面倒な作業の一つが、1シートの内容を複数シートに振り分ける作業です

 この面倒な作業を、「1つのセルへの入力で複数のデータを出力するFilter関数」と「シート名を自動抽出するCell関数」を組み合わせて簡単に処理する方法を解説します!

Filter関数

今回の解説で対象とする「振り分け作業」は次のパターンです

1.あるファイルの1シートの中に、データをまとめる

2.1.のファイルの中に複数のシートを作成し、「シート名」を変更

3.2.の「シート名」にあわせて、1.のデータを振分け

上の作業は、日常的によく見られる作業だと思います

今回は、上の3.の箇所を「Filter関数xCell関数」で省力化する方法を以下に解説していきます!

では、ポイントとなる箇所を解説します!

●ポイント1⇒Cell関数とは?

Cell関数とは 、主にセルの情報を取得するための関数です

今回は、シート名を取得するために使用します

Cell関数は、あるシート上にてCELL(“fileame”)と入力すると、次のGIF画像のように「フィルパス+ファイル名+シート名」を抽出します

Cell関数

上のGIF画像では「テスト」というシート名を自動抽出しています 

シート名が常に同じ桁数であれば、RIGHT関数でシート名を抽出できます

●ポイント2⇒FILTER関数とは?

FILTER関数では次のように3つの引数を指定し、ⅰの範囲から、ⅱの条件に一致するデータを抽出します

FILTER(ⅰ.範囲、ⅱ.抽出条件、ⅲ.[省略可])

抽出範囲のデータの行数が可変であれば、抽出元のデータ範囲を事前にテーブル化しておくのがおすすめです

例えば、抽出元を以下のようにDataの名前でテーブル化しておいたとします

そして、シート別に抽出したいのは、左から2列目のカテゴリー別だとします

この場合、=FILTER(Data,Data[カテゴリー]=”aaa”)と書きます

では、

ポイントを2つ解説したところで、詳細な解説に入ります!(最後のまとめで、使用に関する注意点が1点あります)

シート名から上の画像の「カテゴリー/3桁」を抽出し、Filter関数の条件となるように数式を書くと、次の様になります

=FILTER(Data,Data[カテゴリー]=RIGHT(CELL(“filename”),3),”-“)

このようにFILTER関数を入力すれば、シート名を変えた時には、次のGIF画像のように「シート名に合うデータ」を抽出します

シート名を「CCC」 にした時、「データ」のシートからカテゴリーが「CCC」のデータを抽出しています

<まとめ>

 Filter関数は1つのセルに入力しさえすれば、条件に合う複数のデータを一括で出力してくれますので、集計作業にはとても便利です

Filter関数の条件の設定を工夫すれば、集計作業の幅を格段に広がります

なお、今回のFilter関数の使い方には1つ注意点があります

 振分けを行った2つめのシートにてFilter関数を入力した際は、1つ目のシートの内容が2つめのシートの内容に置き換わってしまいます

ですので、1つのシートでFilter関数を入力した後「値コピー」でデータの確定を行うと安全に処理を進めていくことができます

今回は以上です

 FILTER関数も含めて1つのセル入力で複数のデータ出力を行う「新関数」に興味のある方は、ぜひこちらも参照してください

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Filter関数&テーブル機能でのデータ検索

前回、検索付きリストの中で紹介した”Filter関数”は 1つの関数で複数の値を出力できるのも魅力ですが、テーブル機能と連携など、他にも便利な点がいっぱいあります!

さらに、#とあわせて使うと驚くべき結果が出力されます!

<Filter関数を使うメリット>

!複数の条件指定をAND条件とOR条件にて、簡単に使い分けられる

 ピボットテーブルと違い、AND条件に加えてOR条件も使えます。しかも、フィルター機能等より、簡単に条件指定が行えます。但し、ANDやORという指定ではなくて、*と+にて指定します

 試しに、以下のデータからAND条件でデータを取り出してみます

()内の条件(製品別=トラック、売上金額<40000)を*で組み合わせています

 次にOR条件でやってみます。こちらは+で()内を結び付けます

<Filter関数をテーブル機能と組み合わせて使うメリット>

!カーソルの簡単な操作だけで、大量のデータでも一気に各種の指定ができます

➀範囲指定⇒に注目してください

テーブル範囲の左隅にカーソルを置くと↘がでてきますので、そこでクリックするだけで、全範囲をまるごと指定することができます

➁条件範囲指定

こちらは、テーブルの見出しを指定するだけです、今度は見出しの上、↓のところでクリックするだけで条件範囲を指定できます

最後に、個人的に最も驚いた機能は#です

Filter関数が入力されているセルを指定し、後ろに#をつけるだけで、Filter関数の出力を再利用できます!

 前述の検索付きリストはこの#による再出力データを利用しています!

これはなかなか便利です

今後、他の新たな関数ともあわせて講座を用意してみたいと思います!

最後までお読みくださりありがとうございました!

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エクセルなのに・検索付きリスト_2/2

今回は、検索付きリストの具体的な作成方法を紹介します

作成するには、3つの手順を踏みます

ちなに、VBAは一切使いません!

➀検索文字を作成

リストに入力された文字から検索文字を作成する

➁候補データの作成する

検索文字をもとにして、リストデータから候補データを作成する

③候補データの表示

②で作成した候補データをリスト表示します

上の①~③をエクセルシート上で表すと、次の画像の通りとなります

画像に alt 属性が指定されていません。ファイル名: 3-1.jpg

上の画像の中で、最もポイントとなるのはです!

ここで、エクセルの新機能である、1セルに出力範囲が収まらない関数を使用します!

では、ここから詳細な解説を開始します

➀検索文字を作成

下の画像の通り、C1セルに「=E2」を入力し、リスト内の文字(E2セル)を、検索文字としてC1セルに抽出します

➁候補データを作成する

ここから次の3つの関数を組み合わせて、検索文字から候補データを作成しますⅰ)SEARCH関数

ⅱ)ISNUMBER関数

ⅲ)FILTER関数

ⅰ)SEARCH関数

構文/SEARCH(検索文字列,対象,[開始位置])

まずは下のGIF画像にて、この関数を入力した時の様子を確認してください

1つのセルに入力したら、対象(リストデータ)に該当したデータを複数出力してくれます

ちなみに、上のGIFで出力される「1」の意味合いは想像がつきますでしょうか?

もし、検索文字が「悟」の場合には、下の画像のように「4」が出力されます

つまり、SEARCH関数は検索文字が含まれる位置を出力してくれるのです!

ですので、検索文字が含まれる候補データを、リストデータの中から特定できるようになりました

ただし、あくまで候補データを特定しただけで、候補データとしてはまだ使用できませんので、次のⅱ)でもう少し修正を加えます

ⅱ)ISNUMBER関数

構文/ ISNUMBER(判定対象)

ISNUMBER関数は判定対象が「数字」かどうかを判定する関数です

判定対象が数字であればTRUE数字でなければFALSEを返します

ですから、前述ⅰ)のSEARCH関数で出力した内容(例/1や4)をISNUMBER関数の判定対象にした場合にはどうなるでしょうか?

ISNUMBER関数の判定がTRUEのものは「候補データとして使えるもの」、FALSEは「候補データとして使えないもの」として区分することができます

ⅲ)FILTER関数

構文/FILTER(a:対象,b:条件式,c:省略可/合致するもの無の場合)

➁の仕上げとしてFILTER関数を使います

FILTER関数は、aの対象リストの中からbの条件式に合致するものを抽出します

今回は、FILTER関数で下の画像の「A列/リストデータ」の中から、「C1セル/検索文字」が含まれているものを抽出します

画像に alt 属性が指定されていません。ファイル名: 6.jpg

但し、検索文字に該当するかどうかについては、直接は判定することができないので、b条件式を2段階に分けます

ちなみに、条件式はTRUEかFALSEかどうか、でも設定可能です!

1段階目➡SEARCH関数にて、リストデータの中で検索文字を含むものは数値化

2段階目➡1段階目で数値化したものをISNUMBER関数でTRUEとFALSEに置換

では、上記の「1段階目」と「2段階目」を実際にFILTER関数で表現してみしょう!

FILTER( _

a:A列/リストデータ _

b:ISNUMBER(SEARCH(C1セル/検索文字,A列/リストデータ)) _

)

上のb条件式を前述の1段階目と2段階目で分けると次の通りとなります

1段階目 ➡ SEARCH(C1セル/検索文字,A列/リストデータ)

1段階目で検索文字が含まれている位置を1や4などに数値化します

2段階目 ➡ ISNUBER(1段階目)

1段階目で数値化されたものをTRUE、それ以外をFALSEで返します

では、上記のFILTER関数の実際の”動き”をGIF画像で確認してみましょう

C1セルに設定した、E2セルとの連動式(=E2)を一旦外し、「鈴木」と入力してみます

検索文字の「鈴木」を含む候補データが、A列のリストデータから抽出されています

検索文字の「鈴木」を入力する前は、全てのデータが出力されています

これは、氏名の間に空白が含まれているためです

③候補データをリストに表示する

②で候補データを抽出する仕組みができました

いよいよ、候補データから検索付きリストを作成します

➀で検索文字を入力しますが、通常のリストの作成の仕方では、エラーになってしまいます

何故なら、検索文字自体はリストに含まれていないからです

例えば、下の画像でいえば、鈴木健司~鈴木修の中に「鈴木」と一致するものがないです

ではどうするか?

リスト機能にはエラーメッセージを調整する機能があるので、そちらの機能を使います

上の画像の黄色の箇所「無効なデータが入力されたらエラーメッセージを表示する」のチェックを外します

そうすれば、リストに完全一致しないものをリストに入力してもエラーメッセージは出力されません

そして、最後にリストの範囲の仕方を工夫しましょう

リストの「元の値」として、候補データが出力される最初のセルを指定しましょう!

 そして、を加えれば、出力される候補データ数に合わせてリストが自動作成されます!

下のGIF画像は#の使用例です!

<まとめ>

 今回は、エクセルの新機能(SEARCH関数、FILTER関数)とリスト機能を組み合わせてリストに検索機能を加えることができました

 SEARCH関数により、検索文字を含む文字列から検索文字が含まれる「位置/数値」を抽出し、ISNUMBER関数でTRUEFALSEに置き換えるのがポイントです

 検索文字が含まれているかどうかをTRUEかFALSEに置き換えることで、FILTER関数の条件式として活用することができます

 FILTER関数をはじめとする、エクセルの新関数を有効活用すれば「VBA無」でもかなりの事ができますので、今回を機会に、ぜひ研究してみてください

FILTER関数の使用例については、他にも記事を書いています!

 もし、今までリスト機能を使ったことがない方がいたら、エクセル画面上のデータタブからデータの入力規則を見つけてみてください

データの入力規則から前述のリストが作成できます

解説は以上です

長文に最後までお付き合い頂き誠にありがとうございました

参考までに今回使用したエクセルファイルを添付します

アイコン

検索付きリスト 11.00 KB 2 downloads

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エクセルなのに・検索付きリスト_1/2

エクセルのリスト機能はとても便利です

私も重宝しています

ただ、リストデータが一定数を超えるととても探しづらくなります・・・

とにかく、カーソルを下へ下へと旅が続きます

ところが、

エクセルの新機能を使えば、検索を行いながらリスト選択ができるのです

上のGIFでは、まずリストの中に”鈴木”と入力します

その後に、▽を押すとリストデータ内で”鈴木”を持つデータが表示されます

このリストを作成するのにVBAは使用しません

エクセル新機能と言える2つの関数を使用します

普通、関数と言えば値が1つ返ってくるのが常識でした

今回の検索付きリストで使用するSEARCH関数とFILTER関数はこの常識を覆すものです

例えば、下の画像で言えば、C3セルにSEARCH関数を入力すると「鈴木」を含む位が複数出力されます

今回のリスト作成を通じて、ぜひ、これらの新機能も有効活用できるようになりましょう!

では次回、詳細を解説していきます

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