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ちょっぴり紹介したい技~信号機~

よく人間、見た目が重要だといいます

 これまで、あらゆる機会で数値関連のプレゼンに関わってきた経験から、数字も見た目が重要だと思っています

 それは、例えどんなにいい資料でも、見てもらえないと資料の中の数字は全く意味をなさないからです

 人間、誰でも数字を見るのは苦痛なものです

 数字を見てもらうには工夫が必要なんです!

 今回は、そんな苦い経験をもとにして、数字の大きさに応じ、表示が変わる信号機を作成しました

 信号機の作成の仕方自体はとても簡単です

ポイントは2つだけです

1.IF関数で信号機の色表示を作成する 

赤、黄、青、それぞれの色表示用のセルを作成し、値に応じて表示が変わるようにIF関数を仕込んでおきます

2.各セルをテキストボックスで信号機上に表示します

 テキストボックスの中に数式を入れても機能しません。数式バーで数式を入れます

 ちなみに下のGIFでは、ハイライトする月を選択し、ハイライトされた月の数字に応じて信号機の表示が変わるようになっています

 これらのハイライト関連の過去記事は↓です

 ・INDEX関数とMATCH関数の組み合わせ

 ・条件付き書式の意外な使い方

ぜひご参考にしてください!

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関数をマスターする7~MATCH関数&INDEX関数2~

今回は前回に引き続き、MATCH関数とINDEX関数に取り組みます

名前管理の機能を使ってより実践的な方法に取り組んでみましょう!

もし、分かりづらい部分があれば下記のサンプルファイルをダウンロードして自分で触って動かしてみましょう!”手を動かす”のが一番の近道です

ところで

MATCH関数とINDEX関数の組み合わせがどう”VLOOKUP関数”と違うかという点も合わせて解説していきます(VLOOKUP関数は行方向に検索しますが、列方向には検索できませんので、その点は省略させて頂きます)

では

以下、サンプルファイルの表から選手の名前に応じて学年から出場回数を抽出する関数を作成していきましょう!!

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1.まずは表の見出しに対応した名前をつけよう!

選手~出場回数まで、エクセル画面上の名前ボックスで見出しそのままに名前をつけましょう!

GIF9

ここで名前を付ける理由を1つだけ解説します

もし、名前を付けない場合は、選手の学年を抽出する関数はどんな風になるかというと以下のようになります

=INDEX(C$2:C$11,MATCH(C$13,B$2:B$11,0))

一方、名前をつけると下記のようにセル範囲の部分が置き換わります

=INDEX(学年,MATCH($C$13,選手,0))

名前を付けたほうが一目見ただけで意味が分かりますよね

”Cの列は何だっけ?”などと表を参照する必要はありません

では、以下にそのまま”=INDEX(学年,MATCH($C$13,選手,0))”と記入しましょう

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2.関数を下まで(出場回数まで)コピーして、関数の名前を修正

関数をコピーした後、関数の名前を抽出対象にあわせて修正しましょう

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もし、1.の段階で名前を付けていなかったら、セルの列や行位置などを修正する必要があった(もしくは1.の段階で絶対参照を設定しておく必要があった)ことを考えると、名前を付けることが省力化につながることが良く分かると思います

3.表に列や行を追加してみましょう!

VLOOKUP関数でも同じように名前をつけて表から抽出することができます

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ここで、表に行データを追加してみましょう!

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VLOOKUP関数でも追加に対応できています

今度は取り合えず列だけ追加してみましょう!

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するとVLOOKUP関数の列参照が狂ってしまいます・・・

この点もMATCH関数とINDEX関数の組み合わせとVLOOKUP関数の大きな違いです

 

”違い”を理解した上で表の性質や抽出データの活用方法など、場面に応じてMATCH関数とINDEX関数の組み合わせてとVLOOKUP関数を使い分けていきましょう!

 

スマホのように魅せるエクセルダッシュボード

数字を見るのは苦痛です・・・

という方は多いと思います。

ましてや会議で虫メガネを使わないと読めないような小さい文字が詰まった資料を見せられるのはとにかく苦痛です

その点、このダッシュボードはスクロールバーで表示内容を表示のボリュームを一定に保ったまま、変えていていけるので便利です!

動画を見て頂くと分かると思いますが、スクロールさせるだけでなく表示内容(販売月)も変えていけます。

全く同じ通りにダッシュボードを作成して仕事で使用したら上司に怒られそうですが、大事なのは”直感的に数字を分かり易く示す”ということです

例えば、右上は表示されていないものも含め、最終的に表示されるのは何行あり、今現在表示されているのはどの辺なのかを”一目”で分かるようになっています

電話でも”用件は3つ”です、と最初に言われると時間を調整しながら会話をしやすくできます

後、重要なのはこれらが全てエクセルの基礎的な技術で完成できることです

たかがエクセル、されどエクセル、エクセルだけでも様々な工夫ができます

そんな工夫が詰まった”エクセルダッシュボード術”を今後も紹介、解説していきます