【エクセルを見た途端に’絶望’したことはないですか？何回かに分けてこれまで出会った残念なエクセルを紹介していきたいです】
今回の記事では私が実際に作業したエクセルの中で、衝撃を受けた２つのエクセルを紹介します
最後まで記事を読んで頂いても参考になるかは分かりませんが、エクセルの面白さなどを感じて頂けたら幸いです
ちなみに最近、このチャネルが気に入っていて「絶望」という言葉に凝ってます
10万行にチャレンジ
まず最初は以前、ある会社で毎月作業をするように引継ぎを受けたエクセル表です
記憶も定かでないでないので、詳細は割愛しますがパズルのような作業を10万行分行います
次の画像をご覧ください
Cの列にまだ値は入力されていません
A列とB列の値を見てから、C列に入るものを判断して値を入力します
例えばこんな感じです
・A列：A、B列：A⇒C列：〇
・A列：A、B列：B⇒C列：△
この作業を10万行分行います
ちなみにこのA列とB列の組み合わせは20通りぐらいあります
もちろん、値が同じ行が連続してたり、空白が続く行があったりするので純粋に10万行入力するわけではないです
ただ、それでも物凄い量です
前任者は月に1回は丸一日、この作業に没頭していたようです
「月1回我慢すればいいよ・・・」
と言われても、この手の作業は苦手なので「絶望」の2文字が頭をよぎりました
もう考えるだけで憂鬱です・・・
後から振り返ると、前任者に「こうやっている」と断言されたので視野が狭くなっていたかもしれないですね・・・
しばらくするとすぐに解決策が思い浮かびました
複合キーを作成してマスタを作成することです
こんな感じです
マスタを作成したら元の表でも＆を使用して複合キーを作成します
最後にVLOOKUP関数で先ほどのマスタを参照します
IFERROR関数も組み合わせるとなおいいですね！
更にテーブル機能を活用すると、関数は１つのセルに入力するだけで済みます
関数の入力に苦しんでいる方にはぜひ活用して欲しい機能です
ということで、前任者が丸一日かかっていた作業を1分で行えるようになったのですが、何より絶望感から解放されたのがよかったですね
今はエクセルでもいろいろな機能があるので、残念なエクセルに出会っても必ずしも絶望する必要はないですね
セルの値が消えた！？
以前、勤めていた会社では長く受け継がれたエクセルがあり、予算を作成した後にその伝統のエクセルにもコピーし、毎月実績をメンテナンスする必要がありました
誰がどう見ているのかが不思議な内容でしたが、やはり伝統は守るためにあるものです
時間が限られている中で、その伝統のエクセルに予算をコピーする際、不思議なことが起こりました
上期の予算、4月～9月分を伝統エクセルにコピーしました
するとコピー先にコピーしたい内容が反映しないのです
9月まで反映せず、本来7月分の箇所に8月分が反映しているのです
とにかく時間が無いので焦りました
何度もコピーしたのですが、うまくコピーできません
実は
列が非表示になっていました
ここまで引っ張って「それだけ？」と思われた方もいらっしゃると思いますが、まだエクセルになれておらず、しかも時間が無い中なので全く気づけず焦るだけでした
伝統エクセルの非表示の箇所には四半期の数字が入っており、上期小計は１Q＋２Qを合計する数式が入っておりました
こうしておいてもらえれば、1年分を一括で入力できたんですがね・・・
後から
前任者から「俺も最初気づけなくて参ったよ・・・」と苦笑いされたことも付け加えておきます
＜まとめ＞
今回はこれまで出会った残念なエクセルの第一弾として２つの事例を紹介しました
今回の事例は残念なエクセルというより、残念なエクセルの使い方という方が正しいかもしれません
少なくとも１つ言えることは、セル結合もそうですが「非表示」は不用意に使わない方がいいですね
非表示にした本人も忘れていることもあります
話は一見変わりますが、本日、【Schoo(スクー)】で田中亨先生のエクセル授業を受けました
内容は、スピル関数からデータモデル、Pythonなど多岐にわたるものでした
本ブログでもPower Queryについてはかなり力を入れて紹介していますが、今のエクセルはかなり多機能です
絶望せずに解決策を探せば、案外簡単に解決策が見つかることもあります
新しいエクセル機能を研究してみると役に立つことも多いです
最後に、
エクセルの引継ぎは、常日頃からきっちり行えるようにしておきたいものです！
