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SHAREPOINT/リストを直接POWER BIに取り込む方法

最近ではエクセルの代わりにSharepointのリストを活用するケースが多いと思います

Sharepointのリストも簡単にPower BIに取り込むことができます

今回の記事ではSharepointリストをPower BIに取り込む部分に絞って解説を行います

SharepointリストのサイトURLの取得

今回はSharepoint内の「SharepointPracticeサイト」というサイト内のリストからデータを取得します

取得するリストは点数というリストです

ただ必要なのはサイト自体のURLになります

https://XXXXXX.sharepoint.com/sites/SharepointPractice/⇒不要

Power BIでデータソースを取得

Sharepointの必要なURLを取得したので、Power BI Desktopで「データソース」を指定します

上の画像の一番下にある「詳細」を指定します

次に開いた画面で「Sharepoint」を検索します

ここで「SharePoint Onlineリスト」を指定し「接続」をクリックします

URLの指定

接続を指定した後に表示される画面で「URL」を指定します

URLの指定の他に2か所の指定が必要です

・実装 ⇒ 2.0

・詳細設定オプション ⇒ 既定-SharePointリストの”既定のビューに設定されている列を取得します”

詳細設定オプションを「既定・・・」に指定することで必要な列のみを取得することができます

そうでないと「更新日時」などの自動設定される列も取得することになります

(注意)接続という形で「サインイン」を求められる時があります。少しわかりずらいので注意が必要です

リストの指定

前の画面でURLを指定し、OKボタンを押すと次の画面が表示されます

指定したURL内にある「リスト」の一覧が表示されます

この一覧の中で該当のリストを指定します

すると、リストの内容がPower BIに取り込めます

<まとめ>

これからエクセルの代わりに「リスト」を使う機会が増えると思います

Power BIにデータを取り込むのに、いちいちエクセルに変換していたら非効率です

リストとPower BIの相性は抜群です

URLを指定するだけですので、この機会に取得法をおさせておきましょう

ちなみに、Sharepoint内のエクセルファイルを取り込む方法はこちらになります

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SharePointにあるファイルを直接Power BIに取り込む方法

【ファイルを共有するのにSharePointを利用されている方も多いと思います。今回はSharePointにあるエクセルファイルを、ダウンロード処理なしに直接Power BI Desktopにデータ取得する方法を解説します!】

どこにいても情報にアクセスできるSharePointを利用するメリットはとにかく高いと思います

ただSharePointを使うメリットはそれだけにとどまりません

SharePointにあるファイルは複数ファイルでもPower BI Desktopで一括取得することができます

今回の記事では、SharePointにあるファイルデータのPower BIでの取得方法を「一括取得」「個別取得」にわけて2つ解説します

*Sharepointのリストを取得する場合はこちら

ポイント

一般的にはデータを取得するファイルを指定するには、クリック処理で該当ファイルを指定します

今回の記事では「コピー&ペースト」で指定します

「コピー」する場所は取得方法に応じて2つあります

1つ目はSharePointのサイトからコピーします

サイトのページの詳細をクリックすると「アドレスのコピー」が表示されますので、こちらをクリックします

2つ目は取得ファイルの「情報」からコピーします

SharePointサイト内のファイルを一括取得

アドレスのコピー

1つ目の取得方法では、SharePointのサイトの「アドレス」活用します

ポイントで前述したように、まずはサイトのアドレスをコピーします

コピーしたらメモ帳に貼り付けておきます

Power BI Desktopでデータ取得

ここからPower BI Desktopでの解説になります

データを取得では「SharePointフォルダー」を選択します

次に、画面下の「接続」をクリックするとサイトURLを指定する画面が出てきますので、空欄にメモ帳に貼り付けた内容をコピー&ペーストします

空欄にコピー&ペーストしたら、画面右下にあるOKボタンをクリックしてください

OKボタンのクリック後に遷移する画面では、サイト内にあるファイルが全て表示されます

この画面では、サイト内にサブフォルダーを作成していても、サイト内のファイルが全て表示されます

次に下のボタンから「データの変換」を選択してクリックします

サブフォルダのフィルタ

「データの変換」をクリックするとPower Querエディタが開きます

上の画像では、Folder Pathという列名が表示されていますが、こちらの列で取得するフォルダを「フィルタ」により指定します

M関数によるデータ成型

取得対象のフォルダのファイルに絞り込んだ後は、カスタム列作成画面を使用してM関数によりデータ成型を行います

使用するM関数は「Excel.Workbook」関数になります

上の画像のようにExcel.Workbook関数で「Content列」を処理する形になります

Excel.Workbook([Content])

すると、下の画像のように取得するファイル分の「Table」ができます

その後、下の画像のようにTableがある列以外の列を削除します

この後、Tableを展開すると「Sheet」と「Table」が混在している状態になっています

こちらを「Table」のみにフィルタします

ここで最後の展開処理を行います

後は必要な列以外を削除します

特定ファイルを取得

パスのコピー

特定ファイルをSharePointから取得する場合には、該当ファイルの情報から前述したようにパスのコピーをします

パスのコピーをしたらメモ帳にコピーしておきます

Power BI Desktopでデータ取得

ここからは1つ目のSharePointからの取得方法と同様です

ただ一つ注意点があります

メモ帳の内容をそのままコピーしても有効に機能しません

URLの拡張子以降の部分は削除してからOKボタンを押します

<まとめ>

今回はSharePointからPower BI Desktopにデータを取得する方法を解説しました

取得方法は「一括取得」「個別取得」に分かれますが、いずれも「選択」でなく「コピー」により取得ファイルを指定します

とにかくファイル共有しやすいSharePointはファイル数を大量に扱うのに便利です

ぜひ今回のPower BIとの連携方法は有効活用してみてください

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