【Sharepointリストを使用し、簡単いFormsに回答数の上限を設定する方法を解説します！】

回答を集めるのに便利なFormsですが、回答数の上限を設定することはできません

　今回の記事では、回答数が事前に設定した上限数を超えたら取り急ぎPower Automateにてメールを送る対応について解説を行いたいと思います

しかも、かなり簡単な方法で行えるようにしたいと思います

ポイント

Sharepointリスト

事前にSharepointリストを作成しておき、質問別に上限数を設定しておくのが最大のポイントです

回答数についてもこちらのSharepointリストで管理できるようにします

変数

上記のSharepointリストの項目については、Power Automateのフロー内では変数を通じて管理を行います

・質問別上限数

・質問別回答数

後、メール内で「どの質問」が上限数を超えたかを管理するための変数を設定しておきます

Formsデータの取得

Formsの回答情報を取得するには、次の画像にある２つのアクションを組み合わせて使います

返信先の取得

返信先の宛先を取得するには次のアクション/ユーザープロフィールの取得(V2)を使用します

このアクションを使用すると、Formsの回答者のメールアドレスを基にして回答者の様々な情報を取得できます

例えば、「姓」「名前」とかが取得できます。こちらは後で回答者にメールを送る際に使用します

上限数・回答数の取得及び更新

ポイントで前述したように、変数は回答別に設定しておきます

変数を通じて、Sharepointリストの回答数を取得・更新します

Sharepointリストから回答数を取得するには「複数の項目の取得」アクションを使用し、変数に反映します

これは上限数も同様です

そして、Formsで回答があった質問の回答数を更新するには条件アクションの中で「empty関数」を使用します

指定した質問に回答があった場合は「empty」でないので、falseになります

こちらの「empty関数」の中にはFormsで取得した動的コンテンツを設定します

この「false」の場合に、回答数を１つ増やしてSharepointリストに反映します

*「変数の値を増やす」アクションを使用

Sharepointリストへの反映には「項目の更新」アクションを使用します

そして、ポイントで前述したように「どの質問」が上限数を超えたかを変数に設定します

こちらは「条件」アクションで上限数と回答数を比較して条件式を設定します

「はい」の場合は「文字列変数に追加」アクションで該当の質問名を設定します

メールの送信

フローの最後には、回答数が上限数を超えた場合にはメールが送れるように「条件」と「メールの送信」アクションを組み合わせて設定します

「条件」アクションは「OR」で設定します

「メールの送信」アクション内では前述の「ユーザープロフィールの取得(V2)」で取得した内容を使用します

これで回答数が上限を超えた場合に、回答者にメールが送信されます

＜まとめ＞

今回はSharepointリストに上限数と回答数を設定した上で、Formsの回答数が上限数を超えた場合にメールをする方法を解説しました

記事内では触れませんでしたが、各種設定は質問別に行うのもポイントになります

こちらは質問数が多いとかなり手間になるので「スコープ」アクションを使用することをオススメします

「スコープ」アクションを使用すると、複数のアクションを一括で扱えるようになります

「スコープ」アクションをコピーしながら使うと、フローの作成自体が楽になります

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