ファイルからデータ取得 初級講座3回目

 前回、ウォーミングアップとしてシート上にあるテーブルからデータを取得しました。

 今回から本格的にデータ取得について解説したいと思います。

 ちなみに、筆者は昔、EC通販会社の経営企画の仕事をしていた時に、一日中、データのツギハギ作業をしている時がありました。ある時はこのファイルの・・・このシートの・・・この部分、ある時はあのファイルの・・・あのシートのあの部分、といった感じで、いろんなところから必要な数字をコピーしてきて資料を作るわけです。このツギハギ作業はとても気の遠くなるような作業で、ミスも起こしやすく、本当に嫌で仕方なかったのをよく覚えています。

 今回解説するPower Queryで、”操作するファイルとは別のファイルからデータを取得する技術”を覚えていれば、面倒なデータのツギハギ作業からは解放されます。ぜひ今回を機会に有効活用してください。

 ところで、ファイルの中にあるデータで、名前をつけて管理できるものは何種類ありますでしょうか?シート名はすぐ思いつくと思います。

 実は、シートの他にもテーブル名、名前(英語でDefinedName)があります。今回は、操作しているファイルとは別のファイル内にある、テーブルデータをはじめとした名前がつくデータを取得する方法を解説します。

 では解説に入りたいと思いますが、その前にサンプルファイルを開いてみてください!

 このサンプルファイルの中に、名前がつくデータが3種類、4つあるのを確認してください。

①シート ⇒”Data”と”Presentation”の2つのシートがあります

②テーブル ⇒”テーブル1”があります

Dataシートにテーブル名:テーブル1があります

見出しが緑色の表の上のどこかにカーソルを置いてテーブルデザインタブをクリックすると以下の画面が確認できます

③名前(DefinedName) ⇒”部門”

数式タブの名前管理をクリックして見てください

部門という名前のデータがDataシートにあるのが分かります

以下がDataシートにある、実際の部門という名前のデータです

上記の4つのデータ(2つのシート、1つのデ―ブルデータ、1つの名前データ)を確認したら、サンプルファイルをどこか適当なフォルダにファイル名をつけて保存しておき、新たなファイルを開いておきましょう!

以下、今回のポイントを2つだけ簡単に確認しておきましょう

A.操作しているファイルとは別のファイルを指定し、データを取得します

保存してあるファイルを開くときと同じ操作で取得先のファイルを指定します

B.指定したファイルから、更に取得するデータを指定することができます

①:シートデータ~④:名前データの中から指定します

今回のポイントを確認したところで、実際の作業(以下1~4)に移ります

1.データを取得するファイルを指定する

 エクセル画面の上にあるデータタブをクリックした後、⇒データ取得 ⇒ファイルから ⇒ブックから、と順にクリックしていきましょう。するとデータを取得するファイル名を指定できるようになるので、先ほど保存したサンプルのファイル名を指定しましょう。

2.データの取得の仕方を指定する

 ファイル名を指定したら、ナビゲーターという画面が立ち上がっているはずです。

 ナビゲーターの左には、サンプルファイル内にある4つのデータが表示されているはずです。試しに、テーブル1のところをクリックしてみてください。

 すると、先ほどサンプルファイル内で確認した、テーブル1の内容が出てくるはずです。つまり、このナビゲーターに表示されている内容でデータを取得できるという意味です。 

 ちなみに、ナビゲーターの右上に”複数のアイテムの選択”とありますので、チェックを入れてみてください。すると4つのデータの左にもチェックボックスが表示されるので、取得するデータを複数指定できるようになります。

 今回は残念ながら、”複数のアイテムの選択”の詳細な解説は省略させて頂き、次の処理に移りましょう!

表示オプションの下に表示されているサンプルファイル名の部分(WorkbookData.xlsx[4])をクリックしてください。その後、右下の”データの変換”をクリックし、Power Query Editorを開いてください。

3.実際に取得するデータを選択する

 ”データの変換”を押した後、次のような画面は出てきましたでしょうか?

4つ行が表示されています。右から2つめの”Kind”のところがSheet・・・、DefinedNameと、データ種類も表示されていますので、どの行がサンプルファイル内の、どのデータかについてはすぐ分かると思います。

 今回は4つのデータの内、上から3番目の行の”テーブル1”のデータを取得したいとおもいます。3番目の行の、左から2番目、”Table”をクリックしてください。

 サンプルファイル内のテーブル1のデータが展開されたと思います。次は画面左上にある”閉じて読み込む”をクリックして、操作しているファイルに展開されたデータを読み込みましょう!

読込を行ったデータは操作したシートとは別のシートに読込まれます

筆者が操作したのはSheet1だったので、Sheet2に読込まれました

<まとめ>

今回は操作しているファイルとは別のファイルからナビゲーション画面を通じてテーブルデータを取得しました

データタブから取得先のファイルを指定し、更にPower Query Editorで取得するデータを指定しました

Power Query Editorで取得するデータを指定する際に気づかれた読者の方も多いと思いますが、取得するデータを指定する際に”名前の管理”がされているのとされていないのでは効率が違ってきます

Powr Queryを有効活用するため、シート内のデータは普段から意識して名前管理を行っておきましょう!

データをテーブル化したり、名前の設定をしておくことでPower Queryでデータ取得した後、後日解説する”変換機能”も有効活用していくことできます

では初級講座4回目を楽しみにしていてください!

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