読者の皆さんはRPA（ロボット）の導入効果とは何だと思いますか？
私はRPA（ロボティクス・プロセス・オートメーション）の導入効果は以下の３つに集約されると思います
１．コスト削減 ⇒ 人の代わりにRPAが業務を行っておいてくれる
２．スピードアップ ⇒ RPAが人間より早く業務を完了してくれる
３．正確性向上 ⇒ RPAが人間より正確に業務を行ってくれる
では、上記の効果をより多く出すにはどうしたらよいでしょうか？
それはRPAの導入効果を上記３つのうち、どこに置くのか？を明確にすることです。その為に、人間にしか出来ない事と、RPAでしか出来ない事を区分し、RPAが行うことを明確します。そして、導入効果を達成する為の”人間とRPAの協業業務スケジュール”を描くことが大切です。
ではここで、先日、私が担当した仕事を例にして、以下、具体的に改善したRPAについて説明しますね。
今回使ったのは、消込業務を行うRPAでした。1点、他のRPAとは違う点がありました。仮に100件処理件数があったしたら、他のRPAと同様に100件を処理します。違う点は、RPAが消込処理をスキップする点です。ですから、消込処理した件数が100件とは限らないのです。
そのRPAは消込処理を行う時、まず計算処理をし、そこでもし、計算処理をした結果、消込が行えなかったら、その項目は、そのままにして、消込処理をしません。そして前の項目は消込処理をしないまま、次の消込処理に移る設計になっていました。結果として、消込処理が行われている確率が、RPAを動かす度に3割から6割の間で変動してしまうのです。ちなみに、平均的には3割五分位の成功確率でした。
そのRPAが業務を行っている間、RPAと扱うデータの競合（衝突）を避ける為、人間はRPAの消込処理の結果が出るのを待っているだけでした。当日中に処理しなければならない消込処理が膨大にあり、1分を争う状況にも関わらず、待っているしかなかったのです。しかも、RPAの処理完了を待たないと、残りの業務をどれだけ人間が行えばいいのかが不明確なのです。これではRPAを導入した意味があまりありません。
私がそのRPAを改善したのは1点のみです。RPA導入効果をスピードアップに絞ったのです。スピードアップの為に、RPAが業務対象とする範囲を思い切って削り、ごく簡単な業務に専念させたのです。
消込業務の内容は一律ではなく、様々な内容に分かれていました。そして、内容により難易度も大分違っていました。ですから、私が改善を行う前は、RPAの対象範囲を拡大する為、様々な機能を追加していたのです。ところが、機能を追加した割には、消込処理の成功確率があがらず、時間を浪費していたのです
RPAの業務範囲をごく簡単なものに絞る為、人間にしか出来ない消込処理と、RPAでも出来る消込処理とに分類しました。
分類を行う際、グレーな点もかなり出てきました。グレーな点については、RPAの対象外としました。
こうしてRPAの業務を、スピードアップだけに絞り込み、その為に”ごく簡単な業務”のみにRPAを集中させたのです。しかも、RPAが行う業務を数値基準で定義しました。この数値基準により、人間が処理を行う消込処理についても明確に数値基準で設定できることになりました
そして、ごく簡単な業務を行うのに必要な機能以外は削り、RPAの処理スピードを変更前の10分の１にまで向上させることができました
RPAの処理がスピードアップしたことで、人間とRPAがうまく協業した業務スケジュールを描けるようになりました。
人間はRPAの処理を待つのではなく、数値基準を基にして、RPAが処理しないもの、から処理を始めることができるようになりました。つまり、人間とRPAとが並行稼働できるようになったのです。
RPA自体のスピードも相当向上したので、RPAが残した処理をこなす時間も十分取れるようになりました。結果、業務全体が円滑に完了するようになったのです
＜まとめ＞
RPAを設計する際には、導入効果をコスト、スピード、もしくは正確性に置くのかを明確にしておきましょう！ 但し、これを成功させるためには、事前に明確に人間にしか出来ない事、RPAにしか出来ない事を明確に判別してあるのが前提となります。そのため業務ヒアリングの際には、人間にしかできないこと、RPAにしかできないこと、または、RPAにさせたいことは何か、を十分に意識してヒアリングしておくことが大切です。ぜひ、この点に気を付けてヒアリングをすることをおすすめします。RPAの導入効果を設定したら、その段階で、仮にでも良いので人間とRPAの協業スケジュールも仮でもいいので描いてみましょう。そして、導入効果が本当に実現するかを、検証してみることも忘れないようにしてください。
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