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アイコンを使おう

 資料の中に表やグラフをいくら詰め込んでも、どこか資料に”インパクト”がないと感じる時がありませんか?

 そんな時は、資料の中でキーとなる数字にアイコンを使って資料にインパクトをつけてみましょう! 

 実は、アイコンは条件付き書式の中の機能です

とても簡単に作成することができます!

書式ルールの編集で”書式スタイル”をアイコンセットにするだけです

今回はアイコン作成のポイントを2つに絞って解説します

アイコン

アイコン 16.60 KB 1 downloads

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1.種類、値の指定

 値に応じて表示されるアイコンに変化がつくようにしましょう!

アイコンスタイルを選ぶと、表示されるアイコンに対応した値と種類が選択できるようになります

 書式ルールの編集画面を読み込んだ際に、種類はパーセントがデフォルトでセットされていますが、数値にしておいた方が値が設定し易いです

2.アイコンのみ表示

 書式ルールの編集画面を読み込んだ 際にはセルの値も自動表示されるようになっています

セルの値も表示すべきかどうかはケースによりますが、アイコンのみ表示のチェックを外すと、セルの値は表示されません

 最後にアイコンの使用例を紹介します

これはピボットテーブルに信号のアイコンを組み込んだ例です!

興味のある方はぜひこちらの記事を参考にして下さい

後、こちらはスマホのダッシュボードです

全部エクセルで出来ています!

こちらも解説記事があります。ぜひご参考にしてください!

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条件付き書式2~アイコン表示~

前回は条件付き書式を使ってセルの中にグラフを作成する方法について解説しました

今回はセルの値に応じて、グラフィックなアイコンを表示する方法を解説します

画像に alt 属性が指定されていません。ファイル名: 17-3.jpg

では1~6まで順に解説していきます!

1.アイコンを表示する範囲を選択しておく

前回と同じ様にまずは、条件付書式を設定する範囲を選択します

2.”新しいルール”を選択する

条件付書式を設定する範囲を選択したら、ホームタブで「条件付書式」のマークをクリックします

次に下の画像のように「新しいルール」をクリックします

3.書式スタイルから”アイコン”を選択する

次に表示された画面では、書式スタイルを「アイコンセット」に指定します

4.アイコンスタイルを指定する

アイコンスタイルは実に色々な種類がありますが、今回は信号を選択します

5.値範囲を設定しま

値によってアイコンの表示を変えれるように、下の画像の値を設定します

上の画像では、0.5以上で緑の信号が表示できるようになります

ちなみに、上の画像の「数値」の箇所に黄色の印を付けておきました

こちらは通常では「%」の表示になっていますので、必ず「数値」に変えておきましょう

6.アイコンのみ表示

5で値を設定したら、下の画像のようになっています

セルの中に値がまだ表示されていますので、下の画像の「アイコンのみ表示」のチェックを外します

これで完成です!

<まとめ>

今回は、条件付書式でアイコンを表示する方法を解説しました

アイコンの種類は信号以外にも様々なものがあります

ぜひ色々と試してみてください!

次回からはカメラ機能について解説していきます

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魅せるピボットテーブル術4~転記・編集作業の改善_条件付き書式~

 今回は、ピボットテーブルの表の中に、条件付き書式のアイコンを挿入して、ダッシュボード化しましょう!

 条件付き書式のアイコンとピボットテーブルを組み合わせることで、見た目にメリハリがつき、1目見たときの印象が格段によくなります!

前回でピボットテーブルの表に元データに無い項目を追加する方法を解説致しました

売上金額を百万円単位で表示にし、前期比の表示方法もあわせて解説致しました

条件付き書式

 今回は下の図のように、条件付き書式の信号のアイコンを条件にあわせて表に挿入します

18

今回のポイントは3つあります

今回のポイント

A.値の表示順と元データ

値の表示順は以下の画像のように左から

 ⅰ)売上金額(百万円)

 ⅱ)前期比

 ⅲ)信号

となります

但し、信号は前期比を元にして作成します

条件付き書式では「アイコンのみ表示」が指定できますので、上の表では信号のアイコンのみ表示し、前期比の数字は表示していません

B.フィールド名

A.の解説にて、信号は「前期比」から作成すると解説しました

前期比も前回の解説通り、フィールドリスト上は売上金額(百万円)から作成します

ですので、3つの「売上金額(百万円)」フィールドが必要になります

フィールドリスト上に同じフィールドを並べると末尾に番号が振られますので、縦に番号順に並ぶように調整しておくと便利です

順番の調整は、値欄を大きく表示できるようにしておいてからの方がよいでしょう

そうでないと、なかなかうまく順番が変えられません

フィールドの並び順を変える

値欄を大きくする表示については、以下の2つを参考にしておこなってください

a:フィールドセレクションを適切に設定する

フィールドセレクションを上にした方が値欄を大きく使えます

b:エリアを横に拡大する

下の画像の円部分を横に広げてください

ポイントを解説したところで、詳細な解説に入ります

下のサンプルファイルを事前にダウンロードしておいて頂けると幸いです

アイコン

サンプル 28.28 KB 31 downloads

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詳細

1.値欄を再設定

話しを分かり易くするために、一度、値欄は空欄にしてください

その後、フィールドリストに「売上金額(百万円)」を3つ設定しましょう

2.条件付き書式の設定

条件付き書式の基本設定を行いましょう

まずはピボットテーブル表上の「合計/売上金額(百万円)3」の上にカーソルを置き、ホームタブから「条件付き書式」をクリックした後、「新しいルール」をクリックしましょう

GIF12

次にルールの適用対象には、1番上の「選択したセル範囲」でなく、2番目に表示されている「合計/売上金額(百万円)3」を指定しましょう

セル範囲で指定した場合にはピボットテーブルの「更新」処理を行った時に設定が消えてしまいます

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3.ルールを設定する

ここからは機械的にルールを設定していきましょう!

・前期比が5%以上なら青信号

・0%以上なら黄色信号

・それ以外(0%未満)は赤信号

になるようにします

①アイコン種類の選択

各種内容を以下のように設定しましょう

 ⅰ)書式スタイル ⇒ アイコンセット

 ⅱ)アイコンスタイル ⇒ 信号

 ⅲ)アイコンのみ表示 ⇒ チェック

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②信号表示の条件を設定する

デフォルトでは種類のところに”パーセント”が設定されていますが、数値に変更しておきましょう

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各種設定

さて、①②を通じて以下のような形になりましたでしょうか?

<まとめ>

今回は条件付き書式を使用してピボットテーブル表上に、信号のアイコンを設定する処理を行いました

条件付き書式での設定箇所で注意して欲しい点を、もう一度おさらいします

・アイコンのみ表示 ⇒ チェック

チェックを入れることで、セルに数字は表示されずに信号のみが表示されます

・種類(数値or%)⇒数値

デフォルトでは%が入っていますが、数値にすることで信号の色を指定する条件(例:5%)を設定できます

上記の2点を注意して頂ければ、条件付き書式の設定はOKだと思います

次回からはいよいよ総仕上げになります

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スマホのように魅せるエクセルダッシュボード

数字を見るのは苦痛です・・・

という方は多いと思います。

ましてや会議で虫メガネを使わないと読めないような小さい文字が詰まった資料を見せられるのはとにかく苦痛です

その点、このダッシュボードはスクロールバーで表示内容を表示のボリュームを一定に保ったまま、変えていていけるので便利です!

https://youtu.be/DZ2aHq7VjA0

動画を見て頂くと分かると思いますが、スクロールさせるだけでなく表示内容(販売月)も変えていけます。

全く同じ通りにダッシュボードを作成して仕事で使用したら上司に怒られそうですが、大事なのは”直感的に数字を分かり易く示す”ということです

例えば、右上は表示されていないものも含め、最終的に表示されるのは何行あり、今現在表示されているのはどの辺なのかを”一目”で分かるようになっています

電話でも”用件は3つ”です、と最初に言われると時間を調整しながら会話をしやすくできます

後、重要なのはこれらが全てエクセルの基礎的な技術で完成できることです

たかがエクセル、されどエクセル、エクセルだけでも様々な工夫ができます

そんな工夫が詰まった”エクセルダッシュボード術”を今後も紹介、解説していきます