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データ取得~POWER BIでマイダッシュボード作成・初級_2/8~

静から動へ!Power BIを活用して簡単・手軽にデータを分析可視化できるダッシュボードを作成しよう!】

前回、Power BIの魅力を紹介するのに使用したレポートを作成する方法を今回からシリーズで解説していきます

今回はPower BIの入り口である、データ取得について解説します

Power BIにとってデータはガソリンみたいなものです

ガソリンがなくてはPower BIは走れません

Power BIは全て「データ取得」というガソリン補給から始まります

インストール

データ取得の前に「Power BI Desktop」をインストールしておきましょう

クラウドのPower BIサービスとは別なので注意しておきましょう

インストーラーのダウンロードはこちらからです↓

Microsoft社HPより

使用データ

使用データは1つのエクセル・ファイルです

エクセル・ファイルは3つのシートに分かれています

1つ目のシートは「売上データ」です

データの中味は次の4つです

a:日付、b:客先、c:商品、d:売上金額

2つ目のシートは「客先」です

e:客先f:都道府県

最後のシートは「地域マスタ」です

g:都道府県、h:地域ブロック

3つのシートのデータ項目(a~h)は共通の項目があるので、次の図のように階層化できるようになっています

データの取得

インストールしたPower BI Desktopを開くと、データ取得の画面が出てきます

こちらをクリックすると、取得するデータの種類を選択する場面が出てきます

こちらで「Excel」を指定し、接続をクリックします

次に開いた画面で取得するファイルを選択します

その後は、取得するシートを指定します

今回の場合は、3つのシートを全て「チェックを入れて」指定します

その後は、ナビゲーター画面の下から「読み込み」ボタンを指定してください

<まとめ>

今回はPower BIの初動であるデータの取得について解説しました

データを取得されたら「少し遅いな」と感じると思います

これはPower BIではデータを取得したり更新したりする場合には、様々な処理が裏で走るからです

次回からその裏の処理も交えながら解説を行っていきたいと思います


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SharePointにあるファイルを直接Power BIに取り込む方法

【ファイルを共有するのにSharePointを利用されている方も多いと思います。今回はSharePointにあるエクセルファイルを、ダウンロード処理なしに直接Power BI Desktopにデータ取得する方法を解説します!】

どこにいても情報にアクセスできるSharePointを利用するメリットはとにかく高いと思います

ただSharePointを使うメリットはそれだけにとどまりません

SharePointにあるファイルは複数ファイルでもPower BI Desktopで一括取得することができます

今回の記事では、SharePointにあるファイルデータのPower BIでの取得方法を「一括取得」「個別取得」にわけて2つ解説します

*Sharepointのリストを取得する場合はこちら

ポイント

一般的にはデータを取得するファイルを指定するには、クリック処理で該当ファイルを指定します

今回の記事では「コピー&ペースト」で指定します

「コピー」する場所は取得方法に応じて2つあります

1つ目はSharePointのサイトからコピーします

サイトのページの詳細をクリックすると「アドレスのコピー」が表示されますので、こちらをクリックします

2つ目は取得ファイルの「情報」からコピーします

SharePointサイト内のファイルを一括取得

アドレスのコピー

1つ目の取得方法では、SharePointのサイトの「アドレス」活用します

ポイントで前述したように、まずはサイトのアドレスをコピーします

コピーしたらメモ帳に貼り付けておきます

Power BI Desktopでデータ取得

ここからPower BI Desktopでの解説になります

データを取得では「SharePointフォルダー」を選択します

次に、画面下の「接続」をクリックするとサイトURLを指定する画面が出てきますので、空欄にメモ帳に貼り付けた内容をコピー&ペーストします

空欄にコピー&ペーストしたら、画面右下にあるOKボタンをクリックしてください

OKボタンのクリック後に遷移する画面では、サイト内にあるファイルが全て表示されます

この画面では、サイト内にサブフォルダーを作成していても、サイト内のファイルが全て表示されます

次に下のボタンから「データの変換」を選択してクリックします

サブフォルダのフィルタ

「データの変換」をクリックするとPower Querエディタが開きます

上の画像では、Folder Pathという列名が表示されていますが、こちらの列で取得するフォルダを「フィルタ」により指定します

M関数によるデータ成型

取得対象のフォルダのファイルに絞り込んだ後は、カスタム列作成画面を使用してM関数によりデータ成型を行います

使用するM関数は「Excel.Workbook」関数になります

上の画像のようにExcel.Workbook関数で「Content列」を処理する形になります

Excel.Workbook([Content])

すると、下の画像のように取得するファイル分の「Table」ができます

その後、下の画像のようにTableがある列以外の列を削除します

この後、Tableを展開すると「Sheet」と「Table」が混在している状態になっています

こちらを「Table」のみにフィルタします

ここで最後の展開処理を行います

後は必要な列以外を削除します

特定ファイルを取得

パスのコピー

特定ファイルをSharePointから取得する場合には、該当ファイルの情報から前述したようにパスのコピーをします

パスのコピーをしたらメモ帳にコピーしておきます

Power BI Desktopでデータ取得

ここからは1つ目のSharePointからの取得方法と同様です

ただ一つ注意点があります

メモ帳の内容をそのままコピーしても有効に機能しません

URLの拡張子以降の部分は削除してからOKボタンを押します

<まとめ>

今回はSharePointからPower BI Desktopにデータを取得する方法を解説しました

取得方法は「一括取得」「個別取得」に分かれますが、いずれも「選択」でなく「コピー」により取得ファイルを指定します

とにかくファイル共有しやすいSharePointはファイル数を大量に扱うのに便利です

ぜひ今回のPower BIとの連携方法は有効活用してみてください

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POWER AUTOMATE DESKTOP でAPIを操作してデータを取得するの巻

 APIは「アプリケーション・プログラミング・インターフェイス」の略語で、Webスクレイピングとは違い、あらかじめネット上に公開してあるデータを収集します

今回の記事では、Power Automate Desktopを使用してAPIを操作する方法を解説します

 尚、APIそのものについてはこの記事では詳細には解説しませんので、もっと詳細を知りたい方は他のサイト等を参考にされてください

データの時間

ビジネス+IT

実際に記事の内容を動かしてみて、APIというものを実感して頂けたら幸いです

一番簡単なパターン/登録不要

通常、APIを利用する際にはAPIを利用するサイトで登録を行い、ID等を事前に取得する必要があります

今回は、登録が必要なしで使えるAPIで操作を行います

その代わり、取得するデータも1行だけになります

 Power Automate Desktopでは、JSON形式にてデータを取得し、さらにデータを成型してメッセージで表示します

実際のフローで使用するのは3つのアクションだけになります

使用するAPIは「zipcloud」の郵便番号検索APIになります

ポイント

データの取得

郵便番号検索APIのサイトで示してあるリクエストパラメーターの型式に従って、リクエスト文を指定の箇所に送り、データを取得します

データの変換

取得したデータはJSON形式になっており、人間の目では読みにくい内容になっています

こちらを郵便番号検索APIのサイトで示してあるレスポンスフィールドの階層に従い、人間の読める内容に変換します

リクエストURL及び指定項目

データの取得に使用するURLは以下のURLになります

https://zipcloud.ibsnet.co.jp/api/search

指定項目の中で必須は郵便番号/7桁のみです

試しに上の画像の(例)をそのままブラウザに入力してみます

https://zipcloud.ibsnet.co.jp/api/search?zipcode=7830060

*「search」と「zipcode」の間に「?」が入力されている点にご注目ください(検索対象の郵便番号を変える場合には最後の7桁を変更します)

すると、次のように表示されます

今回は上記の画像の「address1/高知県」と「address2/南国市」をメッセージで表示します

実際のフロー

APIを操作するフローは3つのアクションで構成されます

アクション1:Webサービスを呼出します

zipcloudのサイトに掲示されているリクエストURL(https://zipcloud.ibsnet.co.jp/api/search?zipcode=7830060)をそのまま使いデータを取得します

使用するアクションは「Webサービスを呼出します」になります

パラメーター:URLの箇所に上記のリクエストURLを入力します

このアクションを動かすと、サイトからJSON形式でデータを取得し、以下の変数にデータを格納します

 下の画像は変数:WebServiceResponseに実際にJSON形式のデータが格納されたところです

アクション2:JSONをカスタムオブジェクトに変換

難しそうなアクション名のアクションですが、要は人間の目では読みにくいJSON形式のデータを読みやすく変換します

上記の画像のようにパラメーター:JSONにはデータが格納されている変数:WebServiceResponseを指定します

このアクションで変換されたデータは変数:JsonAsCustomObjectに格納されます

ここでAPIの取得データ・詳細を確認します

以下の画像はzipcloudの「レスポンス」の画面です

データの階層が2段階に分かれていて、1階層目が「status」「message」「results」の3つなのが分かります

そして2階層目が「results」の下の階層の実際のデータ項目/address1等になっています

ですので、このアクションで変換したデータも同じ構造になっています

上記の画像 はこのアクションで変換した内容を格納した変数:JsonAsCustomObjectの内容です

resutlsの項目の詳細表示をクリックすると次の内容になります

今回取得するのは1行だけですので、1行だけになっています

更に詳細表示をクリックします

次のアクションで上記画像の「address1」と「address2」をメッセージで表示します

アクション3:メッセージを表示

前アクションにて、データをJSON形式から人間の目で見える形に変えて格納した変数:JsonAsCustomObjectから、項目別に抜き出してメッセージを表示します

上記の内容の振り返りになりますが、取得したデータは2階層になっています(一部省略)

・results >>(address1,address2・・・)

上記の階層に対応した形で取得データを「address1」と「address2」に分けて抜き出します

・address1 ➡ %JsonAsCustomObject.results[0].address1%

・address2 ➡ %JsonAsCustomObject.results[0].address2%

実際に上記の2つの内容をアクションに反映したのが次の画像です

以上です➡次回に続く

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Power Queryでエクセル操作はどう変わる?~初級講座1回目

こんにちは、Excellent仕事術ガッツ鶴岡です

 読者の皆さんはエクセルのPower Queryと聞いて、具体的に使用するイメージが湧きますか?

 エクセルが誕生して20年以上も経ちますが、海外ではPower Queryはエクセルが生んだ機能の中で最高機能とも言われています

 ところが、日本ではPower Queryはどういう風に使うものなのか?何ができるのかについては、まだあまり知られていません

まずは、このPower Queryはどんな方におススメの機能なのか?について解説したいと思います

Power Queryは、こんな方に特におススメです

・日常的にエクセルで大量のファイル、シートをガッツで扱っている

・Access、関数、VBAを覚えてエクセル作業を効率化したいが、時間がな

 Power Queryはスマホのような直感的なクリック操作で、データをブロック遊びのように結合したり、分解したりできます

 ぜひ、上記のような悩みを持つ方にはこの記事を最後まで読んで頂きたいと存じます!

もし、時間が無い方はぜひ、下の動画をのぞいてみてください!

https://youtu.be/XoG54HePhuU

 この回では、Power Queryの使用イメージついて、読者の皆さんが日常的に使用しているものを例にしながら丁寧に解説していきたいと思います

さて、読者の皆さんは、ガラケーを使ったことはあるでしょうか?

筆者はガラケーが出て来た時点で、既に衝撃を受けていました

以前、使っていたのは固定電話だけでした

 ガラケーが登場した時には、ついに「電話を持ち歩き出来る」新しい時代が来たな、と思いました

そして、ガラケーからスマホに変えたときに、更に大きな衝撃を受けました。

 Power Queryを初めて使った時のイメージは、スマホに変えた時のイメージに近いです

 さて、ここでPower Queryをイメージしやすくする為に「電話帳でレストランを探して、ガラケーで電話予約」するシーンを思い浮かべてみましょう!

そして「スマホでレストランを検索して、スマホで電話予約」するシーンも思い浮かべてみて両者を比較しましょう!

この2つにはどんな違いがありますでしょうか?

この2つの違いを意識しながら、Power Queryの使用イメージの解説を読み進めていってください!

データ取得

さきほどのレストランを予約するシーンでは、ガラケーで電話をする場合は、電話帳を見ながら電話をしていました

つまり、ガラケーの中にはレストランの電話番号というデータはありません。

一方、スマホの場合もスマホの中に電話番号というデータが無いのはガラケーと一緒です

但し、ネットから電話番号を取得しています。

この「データ取得」が従来のエクセル操作方法とPower Queryの違いの一つです

Power Queryでは、下の画像の「データの取得」を通じて、様々な箇所からデータを取得します

データの取得画面

取得できるのはⅰ)シートデータ、ⅱ)ファイルデータ、ⅲ)フォルダ内のファイルデータなどのエクセルデータに加え、なんとⅳ)PDFファイル内やⅴ)Webページ内のデータも取得できるのです!

ここで次の疑問を持つ人もいるとおもいます

これらの取得したデータはファイル内に保持することになるのか?

この点ですが、Power Queryでデータを取得すると「クエリ」というものが画面右にできます

クエリー

このクエリーは、スマホ内のものに例えるなら「ブックマーク」だと思ってください

ブックマーク

このクエリーをクリックすれば、一度取得したデータに再アクセスできます

変換・読込

ガラケーではレストランに電話をするときに電話番号を0、3、4・・・とひとつずつ打ち込んでいました。

一方、スマホでは、Webサイト内の電話番号のマークをクリックすれば、スマホに電話番号がセットされます。

つまり、Webサイトを通じて取得した電話番号を、スマホでそのまま電話できるように変換しています

そして、変換したデータをスマホ内の電話画面に読込先を変更しているのです

Power Queryでは、取得したデータはPower Queryエディター(以降、エディタ)で様々な変換処理を行うことができます

Power Queryエディター

以下は、Power Queryエディター内・変換処理の1例です

①複数のクエリーの組み合わせ

こちらは、VLOOKUP関数の処理に相当します

複数のテーブルデータを、クリック操作のみでブロックのように結合します

 下のGIF画像では、「売上結果」というクエリと「商品台帳」というクエリを結合しています

➁計算処理(四則演算処理

下のGIF画像では、エディタ内で「販売単価」と「販売個数の合計」の列を選択乗算をクリック のみで販売金額を一括で算出しています

 そして、変換したデータは必要に応じて、様々な箇所、様々な方法で読み込むことができます

データのインポート

①テーブル

テーブルデータとして既存シートの中や、新規シートに表示することができます

➁ピボットテーブル

変換データをそのまま、ピボットテーブルにすることもできます

③接続の作成のみ

取得したデータをシート上に「読込まない」「表示しない」という方法を選択することができます

ここがPower Queryの使い方の大きなポイントの一つです

ところで、エクセルを使用していて、ファイルが重くなって困った事はありませんか?

エクセルシートに表示されているデータは、あくまで表示されているだけであって、表示されている箇所にデータ自体が存在するわけではありません

データはエクセルシートとは別の箇所に保管されています

そのため、シート上に他の箇所にあるデータを表示する際、PCに負担をかけてしまい、動作が重たくなるのです

表示行数が制限内でも、表示行数が多くなればファイルの動きも重くなります

そんな悩みを解決するのが「接続の作成のみ」です

表示しないクエリーを作成しておいて、前述の変換処理、①複数のクエリーの組み合わせ により、必要なデータだけ抜き出して表示する、もしくは利用するということができます

表示しないクエリーを利用することで、エクセルの処理を格段にスピードアップさせることができます!

<まとめ>

 今回は、Power Queryでは操作の仕方がどう変わるかについて、スマホを例えに使用して操作のイメージを解説しました

スマホはネットの情報をそのまま利用できます

 Power Queryでも、スマホと同様に「シート上のデータ」や「他のファイルのデータ」を取得し、そのまま結合・変換して直接利用することができます

 そして、読込先を「接続の作成のみ」に指定することで、ファイルを重たくしないように工夫することもできます。

 さらに、今回ご紹介できなかったPower Queryの魅力の一つは、スマホのように「直感的なクリック操作」に使用できることです。

 次回からはイメージだけでなく、実際に使用してみることにより、Power Queryの「直観的な操作」に触れてみましょう!

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シートからデータ取得~ 初級講座2回目~

こんにちは、Excellent仕事術ガッツ鶴岡です

前回はPower Queryとは何か?について、スマホを例えにして解説しました

「スマホで好みのレストランを検索(データ取得)」⇒

⇒「レストランのページ内にある電話番号を活用(変換)」⇒

⇒「そのまま予約電話をかける(読込)」

 今回は操作のウォーミングアップとして、実際にエクセルシート内にあるデータを、Power Queryで取得しましょう!

 そして、取得したデータの変換処理⇒読込までの一連の流れを行ってみましょう!

今回のポイント

ところで、読者の皆さんは、テーブル機能を普段、活用されてますでしょうか?  

Power Queryでは、特にテーブル機能の理解が必須です

テーブルは「見出し」と「データ」の2つの箇所から構成されます

テーブル

 Power Queryではこのテーブルをブロック遊びのように結合したり、分解したりします

 エクセルの最新バージョンの機能は、このテーブルと連携する前提で作成されています

テーブル機能を覚えておいて損はありません

シート上にあるデータを、一括で処理できるようになります

まだ知らないという方は、ぜひこの機会に習得してみませんか?⇒関連記事

 テーブルの解説記事を読む時間が無い方は「テーブルとは、データを扱いやすくする機能」という風に割り切って覚えましょう!

 とにかくシート上で、データを見たら「見出し」があるのを確認してショートカットキー「Ctrl+T」を押しましょう!

 下の画像のように右クリックをしたら表示される、下の画像の箇所をクリックするのでもOKです!

 上の処理により、データの右下には下の画像のようなマークがついているはずです

これだけでテーブルが完成です

後はテーブル上で様々な事が行えます

 行列を自動的に拡大したり、1つのセルに関数を入力するだけで「1列」に関数を反映したりします

今回はPower Queryを使用して、シート上のデータを「テーブルに変換した上で取得」し、別シートへそのまま読み込んでみましょう!

尚、サンプルデータは以下をご活用ください!

アイコン

Power Query Data01 15.73 KB 263 downloads

...

1.シート上のデータを取得する

➀まず、サンプルデータにある表のどこかにカーソルを置きましょう!

②それから、データタブを選択後、下の画像上で黄色のマークをつけた箇所をクリックしましょう!

③すると、下の画像のようなダイアログボックスが開きます

「先頭行をテーブルの見出しとして使用する」にチェックを入れたまま、OKボタンをクリックします!

④しばらくすると、Power Queryエディターが開きます!

Power Queryエディター

Power Queryエディターが開いた時には、シート上の表はテーブル化されています

.クエリに名前をつける

Power Query Editorの右に「クエリ」の設定という欄があります

ここで、名前だけ変更しましょう!

今回は受注データとします

3.Power Queryエディターの内容を読み込む

では、Power Queryエディターの左上にある「閉じて読み込む」の右下の▼マークをクリックしましょう!

すると、以下のように「閉じて読み込む」というテキストが見えますので、こちらをクリックしましょう!

すると、データが蓄積されてあったシート(Dataシート)とは別のシートにデータが読み込まれます

読み込み

ここでシートの右側を確認してみてください!

受注データというクエリが見えるはずです!

受注データ・クエリーにカーソルを置いて右クリックするとダイアログボックスが表示されますので、一番下に見えるプロパティをクリックし、てみてください!

次に表示されたダイアログボックスの内容を見てみると、このクエリが「どこかに接続されている」ということがなんとなく分かると思います

前回、クエリーについては「スマホ内に設定するブックマーク」みたいなものと解説しました

実際、このクエリーを通じてデータにアクセスすることができています

試しに、取得元のデータに1行追加してみましょう!

その後クエリーを右クリックし、表示された「最新の情報に更新」をクリックしてみてください

するとクエリーの行数が増えているはずです

これはクエリーがデータに接続されているため、行数の増加が反映されたのです

さて、クエリーが「どういうものか?」について概要を理解できたところで、まとめに移りましょう!

<まとめ>

 今回は、シート上にあるデータをテーブルに変換した上で「データ取得~別シートにデータ読込」までを行いました

 読込まで行って作成されたクエリーは、後日解説するマージ技術を組み合わせると、複数シートに分かれたデータを1シートでまとめて処理できるようになります

 もし、テーブル機能をこれまで使ったことがなかったという方がいらっしゃいましたら、これを機会に有効活用していきましょう!

 データをエクセルで扱おうと思ったら、このテーブル機能はとにかく便利です。そして、Power Queryを操作する上でとても重要な機能です!

 ところで、Power Queryを初めて操作された感想はいかがでしょうか?スマホと同じような直感的な操作で一連の操作ができたはずです

直感的な操作のみでデータを扱えるのが、このPower Queryの良さです!

どんどん手を動かして慣れていきましょう!

次回は、他のファイルからデータを取得してみます!

それでは3回目でまたお会いしましょう!

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ファイルからデータ取得 初級講座3回目

こんにちは、Excellent仕事術ガッツ鶴岡です

前回ウォーミングアップとしてシート上にあるテーブルからデータを取得し、別シートに読込処理を行いました

今回から本格的にデータ取得について解説したいと思います。

ちなみに筆者は昔、EC通販会社の経営企画の仕事をしていました

経営企画とは名ばかりで、とにかくデータのツギハギ作業を一日中していました

ある時はこのファイルの・このシートの・この部分・

そして、ある時はあのファイルの・あのシートのあの部分・

といった感じで、いろんなところから必要な数字をコピーしてきて自社の数字を説明する資料を作るわけです

このツギハギ作業はとてもガッツを要する作業で、ミスも起こしやすく本当に嫌で仕方なかったのをよく覚えています

 今回の解説記事にて、「操作するファイル」とは「別のファイル」からデータを取得する技術を習得しましょう!

そうすれば、面倒なデータのツギハギ作業から解放されます

今回のポイント

ところで、ファイルの中にあるデータで、名前をつけて管理できるものは何種類ありますでしょうか?

シート名はすぐ思いつくと思います

実は、シートの他にもテーブル名、名前(英語でDefinedName)があります

今回は、操作しているファイルとは別のファイル内にある「テーブル」データをはじめとした、名前がつくデータを取捨選択しながら取得する方法を解説します。

では解説に入りたいと思いますが、その前にサンプルファイルを開いてみてください!

アイコン

サンプル4回目 15.54 KB 285 downloads

...

このサンプルファイルの中に、名前がつくデータが3種類、全部で4つあるのを確認してください。

①シート ⇒”Data”と”Presentation”の2つのシートがあります

②テーブル ⇒”テーブル1”があります

上の画像の「Dataシート」にテーブル名:テーブル1があります

見出しが緑色の表の上のどこかにカーソルを置いてテーブルデザインタブをクリックすると以下の画面が確認できます

③名前(DefinedName) ⇒”部門”

数式タブの名前管理をクリックして見てください

部門という名前のデータがDataシートにあるのが分かります

以下がDataシートにある、実際の部門という名前のデータです

上記の4つのデータを確認したら、サンプルファイルをどこか適当なフォルダにファイル名をつけて保存しましょう!

そして別途、Power Queryの操作用に新たなファイルを開いておきましょう!

それでは、実際の作業(以下1~4)の解説をはじめます

1.データを取得するファイルを指定

エクセル画面の上にあるデータタブをクリックした後

⇒データ取得 ⇒ファイルから ⇒ブックから

と順にクリックしていきましょう

するとファイル名を指定する画面が下のGIFのように開きます

この画面にて、先ほど保存したサンプルのファイル名を指定しましょう

ファイル名を指定したら、ナビゲーターという画面が開いています

下のGIFは「ブックからを指定」⇒「ファイル名指定」⇒「ナビゲータ―画面」までの一連の流れを撮影したものです

2.データの取得の仕方を指定

ナビゲーター画面の左には、下の画像のようにサンプルファイル内にある4つのデータが表示されているはずです

ナビゲーター画面

試しに、テーブル1のところをクリックしてみてください。

すると、先ほどサンプルファイル内で確認した、テーブル1の内容が出てくるはずです

つまり、このナビゲーターに表示されている内容でデータを取得できるという意味です。 

ちなみに、ナビゲーターの左上に「複数のアイテムの選択」というチェックボックスがあります

こちらにチェックを入れてみてください

すると4つのデータの左にもチェックボックスが表示されますので、取得するデータを自分の都合に合わせて複数指定することができるようになります。

今回は、取得するデータを取捨選択しないので「複数のアイテムの選択」のチェックを 外してください

そして、上の画面にある「表示オプション」の下に表示されているサンプルファイル名の部分(WorkbookData.xlsx[4])をクリックしてください

その後、下の画像にあるナビゲーター画面・右下の「データの変換」をクリックして下さい

すると、下のGIFのようにPower Queryエディターが開くはずです

3.実際に取得するデータを選択する

「データの変換」を押した後、次のようにPower Queryエディター画面が出てきましたでしょうか?

Power Queryエディター

上の画面では4つの行が表示されています

見出しの右から2つめの「Kind」の列に、データ種類が表示されています

Power Queryエディター内のどの行が、サンプルファイル内のどのデータかについてはすぐ分かると思います。

今回は4つのデータの内、上から3番目の行の「テーブル1」のデータを取得したいとおもいます

下のGIFのように「3番目の行」の「左から2番目」にある”Table“のテキストをクリックしてください。

サンプルファイル内の「テーブル1」のデータが展開されたと思います

次は、下のGIFのように画面左上にある「閉じて読み込む」をクリックしましょう

すると操作しているファイルにPower Queryエディター上で展開されたデータが読み込まれます!

読込を行ったデータは、操作したシートとは別のシートに読込まれまているのを確認してください

筆者が操作したのはSheet1だったので、下の画像のようにSheet2に読込まれました

<まとめ>

 今回は「操作しているファイル」とは「別のファイル」からナビゲーション画面を通じ、別ファイルのテーブルデータを取得しました

 Power Queryエディターで取得するデータを指定する際に気づかれた方も多いと思いますが、データを指定する際は「名前の管理」がきちんとされていると作業効率が上がります

 Powr Queryを有効活用するため、シート内のデータは普段から意識して名前管理を行っておきましょう!

 名前の管理をきちんとしておくことにより、後日解説するPower Queryの「変換機能」も有効活用していくことできます

では初級講座4回目を楽しみにしていてください!

フォルダ内にある「複数ファイルのデータ」を一括で取得するスゴ技を紹介します!

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フォルダから複数ファイルデータを一括取得~初級講座4回目

こんにちは、Excellent仕事術ガッツ鶴岡です

前回はエクセルファイルからデータを取得しました

今回はフォルダにある複数ファイルから一括でデータを取得します。

フォルダ内データ一括取得

この機能はPower Queryの機能の中でも一押しの機能のひとつです

何故なら、複数ファイルに分散しているデータを一括で処理しようとしたら、通常はガッツのある人の手が必要となるからです。

その一括処理の内容はとても面倒くさく、ミスも起こり易いです

ところが、今回紹介するPower Queryのある機能を使うと、フォルダにファイルを入れておきさえすれば、全て一括で取得してくれるのです!

記事を最後まで読む時間が無い、という方はぜひこちら↓の動画をご覧ください

ちなみに、動画内で使用しているサンプルファイルは下からダウンロードできます

https://www.youtube.com/watch?v=LgjzjTSylcs

本題に入る前に、今回の解説に使用するデータを紹介します

今回の解説に使用するフォルダ(Data)の中には、3つファイルが入っています

アイコン

フォルダ用データ 22.26 KB 242 downloads

...

営業の部署 にて、営業担当者毎に販売内容をフォルダ内に入れていく想定です

ファイルに書き込まれている内容(シート:Data)は次のような項目です

ちなみにDataシート以外にもメモというシートがあります

では、本格的な内容の解説に入りたいと思います

解説は 「1.取得元のフォルダを指定する」と「2.ファイルの中で取得するシートを指定する」の2つに分けて行います

1.取得元のフォルダを指定する

今回もデータタブの操作から処理を開始します

➀フォルダから取得を指定します(下の図参照)

➁実際に使用するフォルダを指定します

今回の解説で使用するのは「Data」フォルダーです

③指定するフォルダ名を確認 ⇒「OK」を押すとフォルダの指定は終了です

フォルダの指定が終了した後は、1~3回目の解説では出てこなかった画面が登場します

2.ファイルの中で取得するシートを指定する

➀フォルダに入っているファイル名が表示されます

下の図の中に「結合」のボタンが見えますでしょうか?

一番下に4つのボタンが見えますが、一番左のボタンです

このボタンについては次の➁の解説で操作します

➁ボタン右横の▼マークを押し、「データの結合と変換」を押します

この時、フォルダ内のファイルが1つでも開いていると、データの結合と変換がうまくいかないので注意が必要です

「データの結合と変換」をクリックした後は、また更に新たな画面が開きます

③取得するシートを指定します

新たに開いた画面(下の図参照)の左側に、ファイルに含まれるシート名(Data、メモ)が表示されるので、Dataシートを選択します

Dataシートを選択したら、OKボタンを押します

そうすると、Power Queryエディターが開きます

④Power Queryエディター画面で読込処理を行う

Power Queryエディター画面には複数ファイルの情報が一括表示されます

まず、設定されるクエリの名前を「一括データ」に変更しましょう!

次にPower Queryエディター画面左上で「閉じて読み込む」ボタンをクリックします

これでフォルダ内のデータが一括で読み込まれます

ファイル別に分かれていた注文NOも1~6まで一括で表示されています

さて、ここからがこのフォルダ一括読込機能の最大の醍醐味です

フォルダ内にもう一つ、ファイルを追加します

アイコン

追加用1 9.66 KB 110 downloads

...

通常は、これまで行ってきた1、2の作業を行う必要がありそうですよね

ところが、ワンクリックで追加ファイルを一括で読み込むことができます

エクセルシートの右に”一括処理”という前回作成したクエリがあります

こちらのクエリの上にカーソルを置き、右クリックします

そうすると最新の情報に更新できるようになります

更新処理を行うと、フォルダ内に新規追加したファイル内の注文NO:78が下の図のようにシート上に反映されています

<まとめ>

この機能はこれまでのエクセル処理の常識を覆す内容です

今までは私もそうでしたが、フォルダ内にある複数ファイルのデータを一括で取得しようとしたらVBAのコードを書いていました

しかも、そのVBAコードはVBA初心者が書ける内容ではないです

2-②「データの結合と変換のクリック時」でも説明しましたが、フォルダ内のファイルが一つでも開いているとうまく行かない点だけは注意が必要です

後はPower Queryの画面操作に慣れてくれば、とても簡単な処理だと思います

ぜひ、職場で有効活用してみてください!

次回は読込先の変更について解説します!

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