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Power Queryって何??~日付を月や四半期単位に変換~

こんにちは、Excellent仕事術のガッツ鶴岡(@atsushi1039)です

 Power Queryを知らない時には、様々な日付関数を使用して日付の変換を行っていました

例:「2021/01/27」⇒Year関数⇒「2021」⇒Month関数⇒「1」

 Power Queryエディタでは、直感的なクリック操作でこれらの処理は一括で行えるので覚えておくととても便利です!

更に、Power Queryエディタでは「四半期単位」に変換できる点にも注目です!

使う画面は変換タブの「日付と時刻の列」になります      

目次

1.年への変換

2.月への変換

3.四半期

1.年への変換

日付の「年」への変換(例:2019/09/01⇒「2019」)は次の画像の「年」をクリックすれば行えます

次にGIF画像のように列ごと一括で変換されます

2.月への変換

1.の年の変換と同じく次の画像の画面で行えます(例:2019/09/01⇒「9」)

尚、この「月」のメニューでは「月の開始日」や「月の最終日」にも変換できます(例:2019/09/09⇒2019/09/30)

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複数データの組み合わせ/クエリのマージ~中級編1回目~

今回から、中級編をはじめます

初級編では、データを取得してエクセルシートに読み込むだけでした

中級編では、取得したデータを編集・加工していきます

このデータ編集・加工手法を身に付ければ、様々な箇所から集めた大量のデータを関数やVBAを使わないでも、サクッと一括処理ができるようになります!

次回から2回は、関数やVBAを使用した場合には作成に手間がかかりそうな表を サクッと2つの表を組み合わせるだけで作成する方法を紹介します

今回は、次の回から主に使用する技術の概要だけ紹介しておきます

1.クエリのマージ

イメージとしては下の図のようなことを行います

関数で言えば、VLOOKUP関数も同じような事ができますが、このPower Queryのマージには、VLOOKUP関数で処理する時と比べて次のようなメリットがあります

・他の表から抽出する項目が多く、データ自体が大量な場合

 ⇒ワンクリックで処理できる

・VLOOKUP関数の場合は参照する値の位置が左にないと使用できなかった

 ⇒位置は関係なく処理できる

ちなみに、Power Queryにて実際にマージを行う画面は、以下の画面になります

2.計算処理

Power Query上では、2つの表を組み合わせた上での計算処理が、とても簡単に行えます

計算処理がもし±X÷を行う四則演算であれば、対象となる列を指定するだけで計算処理が行えます

SUMIFやSUMIFSなどの、関数であれば条件設定が伴う、少しややこしい計算も、下の図のような画面にて、直感的に計算処理が行えるようになっています

では次回から2回に分けて、1.クエリのマージ、2.計算処理を中心に解説を行って行きます!

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クエリのマージ/項目追加~中級編2回目~

中級編2回目は前回紹介したマージの技術を、実際にサンプルを使用して解説を行います

下の図にある商品台帳売上台帳が解説に使用するデータです

こちらの表2つを組み合わせる(マージする)ことにより、2つの表に分かれていた項目を組み合わせて活用できるようにします

下の図のように、売上台帳に商品台帳の「商品名」と「販売単価」を追加します

今回のポイント

A.キー列を設定します

2つの表を組み合わせるためのキー列を指定します

B.組みあせる項目、組み合わせ方を選択します

下記の画面で組み合わせる項目と組み合わせ方を指定します

上の図に”集計”とありますが、集計については次回に解説します

では早速、下記にサンプルファイルをダウンロードして演習をすすめていきましょう!

1.クエリ作成

商品台帳と売上台帳ともに、次の①~③の処理を行い、クエリを作成しておきます

①Power Query Editorを開く

データタブから”テーブルまたは範囲から”を指定して、Power Query Editorを開きます

範囲を指定する際、自動的に題名の部分(下の図であれば商品台帳)がテーブルの見出しとして範囲に入ってしまうケースがあります

こちらについては、題名部分を除いて範囲を指定し直してください

②Power Query Editor上の処理

Power Query Editorの画面右にて、クエリに名前をつけましょう!

マージ処理をする時にクエリー名が分かり易くつけてあると、処理がとても進めやすいです

③読込処理

ホームタブの右上の「閉じて読み込む」ボタンの右に▼マークがあるので、こちらをクリックしてください

すると、次の画面のように「閉じて次に読込む」ボタンが出てきますので、こちらをクリックします

そうすればデータのインポート画面が開くので、読込先を指定できるようになります

下の図のようにデータのインポート画面が開いたら、読込先は”接続の作成のみ”を指定してください

ここまで行えば、クエリが画面右に出来ています!

上の①~③の処理を通じて2つのクエリを作成したら、2.のマージ作業に移ります

2.マージ作業

2つのクエリをマージする場合、事前に2つの方法が選択できます

ⅰ)既存のクエリにマージする方法

ⅱ)新規にマージ用のクエリを作成する方法

今回はⅱ)で行います

➀売上台帳クエリを参照

新規にクエリを作成するといっても、全く一からクエリを作成するわけではありません

売上台帳クエリを基にして新規のクエリを作成します

まずは、売上台帳クエリ上にカーソルを置いて右クリックし、更に”参照”をクリックします

「参照」をクリックしたら、Power Query Editorが開きます!

➁クエリのマージをクリック

新しいクエリのクエリ名は、次の画面のように変更しておきましょう!

③クエリのマージ

次に画面上にある、「クエリのマージ」ボタンをクリックします

④マージするテーブルを指定

マージをクリックした後に、新規に次のGIFにあるように「マージ」方法を指定する画面が立ち上がります

この画面では マージするテーブルとキー列を次のように指定します

テーブル⇒商品台帳、キー列⇒商品コード

⑤マージする項目、方法を指定

④が終了すると下記の画像のように、商品台帳の内容が一番右の列に追加されます

次に、商品台帳の右横にあるマーク(2つの矢印の組み合わせたマーク)をクリックし、実際に組み合わせる項目と組み合わせ方法を指定します

上のGIFのように、マークをクリックした段階では全てにチェックが入っています

ここでは商品名と販売単価はチェックを入れたままにしましょう!

「元の列名をプレフィックスとして使用します」についてはチェックを外しましょう

チェックを入れたままだと下の図のように、余計な名前(商品台帳)が商品名と販売単価の左横に表示されるようになってしまいます

⑥読込処理

今回は”閉じて読み込む”を指定し、接続の作成のみでなく、実際にシートに読み込みます

これでマージ処理は完成です!

<まとめ>

はじめてのマージ処理はいかがだっだでしょうか?

2つの表を組み合わせるにあたり、VLOOKUP関数を2つの列 (商品名、販売単価 で作成する)よりずっと簡単だったのではないでしょうか?

もし、”しまった、他の項目も追加が必要だった”ということになっても、関数を追加したりしなくても、簡単に追加が行えます

具体的な方法については次回、詳細に解説します

次回は単に項目の組み合わせだけでなく、計算処理も行います!

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エディター内のやり直し操作~中級編9回目~

こんにちは、Excellent仕事術ガッツ鶴岡です

Power Queryでは、従来のエクセル操作では全く使うことがなかった画面が出てきます

一番、代表的なのがデータを取得した後に出てくるPower Query Editor(以降、エディター)です

エディターでは、様々なデータの変換操作が行えます

前回はエディター内にて、1つのセルのデータを複数のセルに分割しました

ただ、このエディターでは従来のやり直し操作、ショートカットキーで言えばCtrl+Zの操作はどう行うのでしょうか?

やり直しが出来ないと、操作ミス一つで全てをやり直さなくなってしまいます

これでは、Power Queryを新たに覚えて業務を効率化をする意味がなくなってしまいます!

今回は「やり直し操作」について解説していきます

1.ステップ管理

エディター内では、全ての操作はステップという形で記録されていきます

次の画像は初級講座2回目で使用したデータを取得し、エディターを開いた状態の画像です

ここから2つの操作を行います

エディター画面の右には適用したステップを管理する画面があり、操作前は以下の状態です

ここから2つの操作を行います

①受注日の型式を日付形式に変える

➁日付を9月3日から9日の範囲でフィルターをかける

①②の操作を行うと、下のGIFのように適用したステップ画面にステップが記憶されます

2.やり直し操作

1.でステップ管理について解説したので、このステップをやり直す方法について解説します

このやり直しには2つの方法があります

1つはステップを消去する方法です

もう一つはステップ自体を修正する方法です

①ステップを消去する

適用したステップを消去すれば、下のGIFにあるように元の状態に戻ります

「フィルターされた行」のステップを消去した瞬間に日付の行が増えているのがよくわかると思います

この方法は後で紹介する➁の方法より簡単ですが、元の状態に戻るだけです

上のGIFの例で言えば、フィルターに設定する条件を変えようと思ったら、またフィルター設定だけは一からやり直さなくてはなりません

➁ステップの修正

ステップ自体を修正する方法もあります

ステップの右横の*マークを押せばステップ自体を修正できます

以下のGIFでは、フィルター処理をしたステップにて、右横の*マークを押した後、フィルターの条件設定画面からやり直しが行えるようになりました

これまで①②とエディター画面にて「やり直す方法」を解説しました

1点、①の「元に戻す」方法については注意点があります

最後尾のステップのステップではなく、途中のステップを削除や修正を行う場合です

これまで解説してきた事例では、

 日時型式⇒日付形式への変換

を行った後、

 日付形式でフィルター設定

を行いましたので、もし、日時型式のままだとフィルターの設定型式が不整合になってしまいます

仮に「変更された型」のステップを消去しようとすると、以下の様なメッセージが出ます

上のメッセージで削除を選択した場合には、「フィルター」のステップも消去することになります

<まとめ>

今回は、Power Queryの独特の画面のエディターでの「やり直し」の方法について解説しました

エディターでは、画面右の「適用したステップ」画面に処理の履歴が記録がされているので、慣れれば従来のエクセル画面より管理が行いやすいのです

次回からは更にエディターの機能についてガッツで深堀していきます

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Power Queryでエクセル操作はどう変わる?~初級講座1回目

こんにちは、Excellent仕事術ガッツ鶴岡です

 読者の皆さんはエクセルのPower Queryと聞いて、具体的に使用するイメージが湧きますか?

 エクセルが誕生して20年以上も経ちますが、海外ではPower Queryはエクセルが生んだ機能の中で最高機能とも言われています

 ところが、日本ではPower Queryはどういう風に使うものなのか?何ができるのかについては、まだあまり知られていません

まずは、このPower Queryはどんな方におススメの機能なのか?について解説したいと思います

Power Queryは、こんな方に特におススメです

・日常的にエクセルで大量のファイル、シートをガッツで扱っている

・Access、関数、VBAを覚えてエクセル作業を効率化したいが、時間がな

 Power Queryはスマホのような直感的なクリック操作で、データをブロック遊びのように結合したり、分解したりできます

 ぜひ、上記のような悩みを持つ方にはこの記事を最後まで読んで頂きたいと存じます!

もし、時間が無い方はぜひ、下の動画をのぞいてみてください!

https://youtu.be/XoG54HePhuU

 この回では、Power Queryの使用イメージついて、読者の皆さんが日常的に使用しているものを例にしながら丁寧に解説していきたいと思います

さて、読者の皆さんは、ガラケーを使ったことはあるでしょうか?

筆者はガラケーが出て来た時点で、既に衝撃を受けていました

以前、使っていたのは固定電話だけでした

 ガラケーが登場した時には、ついに「電話を持ち歩き出来る」新しい時代が来たな、と思いました

そして、ガラケーからスマホに変えたときに、更に大きな衝撃を受けました。

 Power Queryを初めて使った時のイメージは、スマホに変えた時のイメージに近いです

 さて、ここでPower Queryをイメージしやすくする為に「電話帳でレストランを探して、ガラケーで電話予約」するシーンを思い浮かべてみましょう!

そして「スマホでレストランを検索して、スマホで電話予約」するシーンも思い浮かべてみて両者を比較しましょう!

この2つにはどんな違いがありますでしょうか?

この2つの違いを意識しながら、Power Queryの使用イメージの解説を読み進めていってください!

データ取得

さきほどのレストランを予約するシーンでは、ガラケーで電話をする場合は、電話帳を見ながら電話をしていました

つまり、ガラケーの中にはレストランの電話番号というデータはありません。

一方、スマホの場合もスマホの中に電話番号というデータが無いのはガラケーと一緒です

但し、ネットから電話番号を取得しています。

この「データ取得」が従来のエクセル操作方法とPower Queryの違いの一つです

Power Queryでは、下の画像の「データの取得」を通じて、様々な箇所からデータを取得します

データの取得画面

取得できるのはⅰ)シートデータ、ⅱ)ファイルデータ、ⅲ)フォルダ内のファイルデータなどのエクセルデータに加え、なんとⅳ)PDFファイル内やⅴ)Webページ内のデータも取得できるのです!

ここで次の疑問を持つ人もいるとおもいます

これらの取得したデータはファイル内に保持することになるのか?

この点ですが、Power Queryでデータを取得すると「クエリ」というものが画面右にできます

クエリー

このクエリーは、スマホ内のものに例えるなら「ブックマーク」だと思ってください

ブックマーク

このクエリーをクリックすれば、一度取得したデータに再アクセスできます

変換・読込

ガラケーではレストランに電話をするときに電話番号を0、3、4・・・とひとつずつ打ち込んでいました。

一方、スマホでは、Webサイト内の電話番号のマークをクリックすれば、スマホに電話番号がセットされます。

つまり、Webサイトを通じて取得した電話番号を、スマホでそのまま電話できるように変換しています

そして、変換したデータをスマホ内の電話画面に読込先を変更しているのです

Power Queryでは、取得したデータはPower Queryエディター(以降、エディタ)で様々な変換処理を行うことができます

Power Queryエディター

以下は、Power Queryエディター内・変換処理の1例です

①複数のクエリーの組み合わせ

こちらは、VLOOKUP関数の処理に相当します

複数のテーブルデータを、クリック操作のみでブロックのように結合します

 下のGIF画像では、「売上結果」というクエリと「商品台帳」というクエリを結合しています

➁計算処理(四則演算処理

下のGIF画像では、エディタ内で「販売単価」と「販売個数の合計」の列を選択乗算をクリック のみで販売金額を一括で算出しています

 そして、変換したデータは必要に応じて、様々な箇所、様々な方法で読み込むことができます

データのインポート

①テーブル

テーブルデータとして既存シートの中や、新規シートに表示することができます

➁ピボットテーブル

変換データをそのまま、ピボットテーブルにすることもできます

③接続の作成のみ

取得したデータをシート上に「読込まない」「表示しない」という方法を選択することができます

ここがPower Queryの使い方の大きなポイントの一つです

ところで、エクセルを使用していて、ファイルが重くなって困った事はありませんか?

エクセルシートに表示されているデータは、あくまで表示されているだけであって、表示されている箇所にデータ自体が存在するわけではありません

データはエクセルシートとは別の箇所に保管されています

そのため、シート上に他の箇所にあるデータを表示する際、PCに負担をかけてしまい、動作が重たくなるのです

表示行数が制限内でも、表示行数が多くなればファイルの動きも重くなります

そんな悩みを解決するのが「接続の作成のみ」です

表示しないクエリーを作成しておいて、前述の変換処理、①複数のクエリーの組み合わせ により、必要なデータだけ抜き出して表示する、もしくは利用するということができます

表示しないクエリーを利用することで、エクセルの処理を格段にスピードアップさせることができます!

<まとめ>

 今回は、Power Queryでは操作の仕方がどう変わるかについて、スマホを例えに使用して操作のイメージを解説しました

スマホはネットの情報をそのまま利用できます

 Power Queryでも、スマホと同様に「シート上のデータ」や「他のファイルのデータ」を取得し、そのまま結合・変換して直接利用することができます

 そして、読込先を「接続の作成のみ」に指定することで、ファイルを重たくしないように工夫することもできます。

 さらに、今回ご紹介できなかったPower Queryの魅力の一つは、スマホのように「直感的なクリック操作」に使用できることです。

 次回からはイメージだけでなく、実際に使用してみることにより、Power Queryの「直観的な操作」に触れてみましょう!

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シートからデータ取得~ 初級講座2回目~

こんにちは、Excellent仕事術ガッツ鶴岡です

前回はPower Queryとは何か?について、スマホを例えにして解説しました

「スマホで好みのレストランを検索(データ取得)」⇒

⇒「レストランのページ内にある電話番号を活用(変換)」⇒

⇒「そのまま予約電話をかける(読込)」

 今回は操作のウォーミングアップとして、実際にエクセルシート内にあるデータを、Power Queryで取得しましょう!

 そして、取得したデータの変換処理⇒読込までの一連の流れを行ってみましょう!

今回のポイント

ところで、読者の皆さんは、テーブル機能を普段、活用されてますでしょうか?  

Power Queryでは、特にテーブル機能の理解が必須です

テーブルは「見出し」と「データ」の2つの箇所から構成されます

テーブル

 Power Queryではこのテーブルをブロック遊びのように結合したり、分解したりします

 エクセルの最新バージョンの機能は、このテーブルと連携する前提で作成されています

テーブル機能を覚えておいて損はありません

シート上にあるデータを、一括で処理できるようになります

まだ知らないという方は、ぜひこの機会に習得してみませんか?⇒関連記事

 テーブルの解説記事を読む時間が無い方は「テーブルとは、データを扱いやすくする機能」という風に割り切って覚えましょう!

 とにかくシート上で、データを見たら「見出し」があるのを確認してショートカットキー「Ctrl+T」を押しましょう!

 下の画像のように右クリックをしたら表示される、下の画像の箇所をクリックするのでもOKです!

 上の処理により、データの右下には下の画像のようなマークがついているはずです

これだけでテーブルが完成です

後はテーブル上で様々な事が行えます

 行列を自動的に拡大したり、1つのセルに関数を入力するだけで「1列」に関数を反映したりします

今回はPower Queryを使用して、シート上のデータを「テーブルに変換した上で取得」し、別シートへそのまま読み込んでみましょう!

尚、サンプルデータは以下をご活用ください!

アイコン

Power Query Data01 15.73 KB 79 downloads

...

1.シート上のデータを取得する

➀まず、サンプルデータにある表のどこかにカーソルを置きましょう!

②それから、データタブを選択後、下の画像上で黄色のマークをつけた箇所をクリックしましょう!

③すると、下の画像のようなダイアログボックスが開きます

「先頭行をテーブルの見出しとして使用する」にチェックを入れたまま、OKボタンをクリックします!

④しばらくすると、Power Queryエディターが開きます!

Power Queryエディター

Power Queryエディターが開いた時には、シート上の表はテーブル化されています

.クエリに名前をつける

Power Query Editorの右に「クエリ」の設定という欄があります

ここで、名前だけ変更しましょう!

今回は受注データとします

3.Power Queryエディターの内容を読み込む

では、Power Queryエディターの左上にある「閉じて読み込む」の右下の▼マークをクリックしましょう!

すると、以下のように「閉じて読み込む」というテキストが見えますので、こちらをクリックしましょう!

すると、データが蓄積されてあったシート(Dataシート)とは別のシートにデータが読み込まれます

読み込み

ここでシートの右側を確認してみてください!

受注データというクエリが見えるはずです!

受注データ・クエリーにカーソルを置いて右クリックするとダイアログボックスが表示されますので、一番下に見えるプロパティをクリックし、てみてください!

次に表示されたダイアログボックスの内容を見てみると、このクエリが「どこかに接続されている」ということがなんとなく分かると思います

前回、クエリーについては「スマホ内に設定するブックマーク」みたいなものと解説しました

実際、このクエリーを通じてデータにアクセスすることができています

試しに、取得元のデータに1行追加してみましょう!

その後クエリーを右クリックし、表示された「最新の情報に更新」をクリックしてみてください

するとクエリーの行数が増えているはずです

これはクエリーがデータに接続されているため、行数の増加が反映されたのです

さて、クエリーが「どういうものか?」について概要を理解できたところで、まとめに移りましょう!

<まとめ>

 今回は、シート上にあるデータをテーブルに変換した上で「データ取得~別シートにデータ読込」までを行いました

 読込まで行って作成されたクエリーは、後日解説するマージ技術を組み合わせると、複数シートに分かれたデータを1シートでまとめて処理できるようになります

 もし、テーブル機能をこれまで使ったことがなかったという方がいらっしゃいましたら、これを機会に有効活用していきましょう!

 データをエクセルで扱おうと思ったら、このテーブル機能はとにかく便利です。そして、Power Queryを操作する上でとても重要な機能です!

 ところで、Power Queryを初めて操作された感想はいかがでしょうか?スマホと同じような直感的な操作で一連の操作ができたはずです

直感的な操作のみでデータを扱えるのが、このPower Queryの良さです!

どんどん手を動かして慣れていきましょう!

次回は、他のファイルからデータを取得してみます!

それでは3回目でまたお会いしましょう!

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