【これされあれば、一見不可能なことでも余裕で可能になる】

エクセルを直接触っている方と話すことが多いのですが、毎回出くわす問題がこれです

「こんなの改善しようがないですよ。ちゃんとこっちは分かってます」

こう思ってしまうとなかなか後戻りできないものです

では、

そもそもなぜ「改善しよう」と思えないのでしょうか？

多くは「こんなの自動的に”可変”では処理できないですよ・・・・」というケースです

今回の記事では詳細は省きますが、この「可変」を実現するにはどうしたらいいかについて羅列していきます

1シート=1目的

私が思うにこれが一番大事だと思います

1シートにデータ、作業スペース、計算用関数・・・などなど目的が違うものを入れてしまうと何のシートだかよくわからなくなります

ラーメンであれば、麵の他もやしやチャーシューなどが混じっていてもいいですけど、エクセルではまずいです

目的が違うものを混ぜると見た目も悪いですが、入力してあるデータに規則性がなくなり、2次活用ができなくなります

基本的にはデータはデータ、計算は計算、作業は作業という風にシートを分けるとデータを有効活用できるようになります

＊MVCモデルもぜひ参照してください

ラーメンで言えば、麺と汁を分けてつけ麺にしなければいけないのです

データを有効活用できるということは、条件に合うデータのみを可変で抽出したり、行数が変わるのに合わせて可変に処理できるということです

データが2次編集用に加工できれば飛躍的に「エクセル活用自体の柔軟性」は拡大します

データの一元管理

データを規則的に管理できていたとしても、「AのデータはAシート」「BのデータはBシート」という風に分けてしまっているケースがあります

この場合は結局、データの置き場所を人間が探したり、後で集約する手間がでますので実は効率が悪いです

シートは分けず、データにAやBなどの識別ラベルを付けて一元管理し、AやBなどの検索値を可変にしながら検索を行えるようにするのが一番です

関数依存

エクセル＝関数だと思い込んでいる人がいます

特に関数中に関数を入れるネストを行うと「かなり便利」だと感じることもあるかと思います

ただ関数を使うということは、固定の場所に依存します

ですので、行数が可変になるような処理が行えなくなります

後、関数は中身を確認するのが大変ですのでメンテナンス性が悪いですし、処理が重くなったりしますので不便な点も多いです

ユーザーフォーム

冒頭で1シート＝1目的と述べましたが、これを実現するのに有効なツールが「ユーザーフォーム」です

エクセル内のどこの場所でも「画面」を表示できます

これを知っていれば、入出力スペースを無理に作成して1シート＝1目的の原則を崩さずに済みます

後、そもそもユーザーフォームを遣えれば入出力そのものが楽になります ⇒詳細

マスタ

この客の時はこうしたい、この商品の時はこうしたい、という可変処理のニーズは高いと思います

この場合、条件分岐処理を入れるのはもちろんですが「こういう時」「そういう時」という風に自動判断できるようにデータを整備する必要があります

そのためにはマスタデータが必要です

〇●商事ではなく〇●商事大阪支店の時は・・・という風に人間が目で見て管理する前提では自動で分式処理ができません

A001＝〇●商事の時はこう、A002=〇●商事大阪支店の時は・・・という風に記号で整理しましょう！

＜まとめ＞

今回は備忘録もかねて、これまでの「エクセル改善」についての気づきをまとめました

とにかく「データ」が大事です

どうしたら「データの流れ」をうまく生み出せるように下準備するかが重要です

繰り返しになりますが「1シート＝1目的」、これを徹底していきましょう！

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