【上司はあなたが毎日、エクセルの最終列を探す旅に出ているのを知っていますか？】
私が出会ったエクセルの中で、残念なものの１つが「最終列を探す旅」をするエクセルです
別名は「The ウナギの寝床」です
横長になっている表はいくらでもありますが、私が出会った中で1番凄いものは列がALLを超えてきていました
何故、ここまで横長になるかというと、クロス表の信仰があるからです
表を作る方からすればクロス表にすれば見やすくなるような気がするし、横に延ばすだけで設計が要らず、作るのも楽です
ただ、その後に検索したりするのは大変です
エクセルは列方向にフィルター処理が行えないからです
ですので、最終列を探す旅になります
もちろん、この手の表で共有の管理表を作成して、後で集計するという場合はもっと大変です
各自に口頭で聞いて、集計した方が早いかもしれません
では、
この手の残念なエクセルに実際に出会った時にはどうしたらいいかでしょうか？
それが、この記事のテーマです
目次
組織の壁
他の部署の人がこの手の表を見たら「変えたらいいじゃん」と思います
ところが、一度回りした仕事のツールを変えるのは容易ではありません
ましてや、皆で入力して管理しているエクセル表なら尚更です
「自分が変えます」と手を挙げた途端、以下のようにババを引くような形になるからです
・表を変えて万が一、うまく行かなかったら全て責任を負うような形になる
・必ず誰かは「前の方が使い慣れててよかった」と言う人がいる
・そもそも現在の表のデータを新しい表にどう移行するか？自分が手動で移行することになりそう
・そもそも本来の業務で忙しい
そうして、放置した結果、ますます皆が使い慣れていき、表を変えにくくなるという悪循環が起こります
しかも使い慣れるといっても、業務のスピードがそんなに上がるわけではないのです
大抵、
こういった「残念なエクセル」が業務効率を下げているケースでは、上司がよくそのことを認識していないケースがあります
本日、【Schoo(スクー)】の講座で「ルール（組織のしがらみ）がイノベーションの壁」を受講しました
DX推進者を物語の中の「勇者」の置き換え、DXの目的を「ラスボスを倒すこと」に置き換えて解説しているのですが、これがよく分かりやすい内容になっていました
詳細はぜひ【Schoo(スクー)】のページで確認していきたいのですが、秀逸だと思ったのはDXの推進を阻む「組織の壁」の表現です
〇現場無視系
王様/上司が現場を見ていない
無駄な気飾り/本質とかけ離れた指示
予算がおりず武器が買えない
〇遅延系
え？道具屋のチェックが必要なんですか？
ネットで武器を買おうと思ったらサイトがブロックされている
（以降省略）
この上の「上司が現場を見ていない」というケースは、表現をこの記事の趣旨に沿って変えると「たかがエクセルの表一つで業務が停滞している」ことが伝わっていないケースです
このケースは良くみかけます
先日もある方から「長年、部下がまさかこんなエクセル処理を行ってるとは思ってもみなかった」ということで相談を受けました
よく話を聞いたら、基本的なVBAの処理で済むものでした
場合によっては、管理部門から「残業が多いと注意された」、では「早く帰れ！」と上司が指示を出すこともあるでしょう
ババを引かないためにも、上司に問題の所在を説明して組織全体を巻き込んでいくのがやはり第一歩になるべきです
そうでないと、日常業務がこれまでと同じように降ってきて「業務改善」どころではありません
「そうはいっても、問題の深刻さを分かってもらえない」というケースもあるでしょう
そんな時にはＩＴ部門の力を借りてでも粘り強く説明することが必要かもしれません
技術的対策の実際
では、実際に対策をどうたてたらいいか？
あくまで私がこれまで見てきたケースですが、残念なエクセルの根本的な問題の多くは「データそのもの」にあります
冒頭で紹介した「ウナギの寝床」はまさに典型的です
見やすさや作りやすさを優先して作られています
他の言葉で言い換えると、データの蓄積画面と作業画面を一緒に考えてしまっています
一緒にすると見やすいし、作りやすいような気がします
本来は、データの蓄積と作業は別画面にすべきです
データの蓄積であれば、ウナギの寝床を列数を固定にし、「縦縦の繰り返し」に並べ替えて蓄積します
ここがスタートです
そして作業画面を別途作成します
例えば、データを閲覧するだけであれば、ピボットテーブルで変換することも「データがきちんと蓄積」されていれば可能です
入力が伴う作業画面を別途作成する作業はAccessを使用したりするなど、技術が必要な時もあります
ただ、今ではローコードの技術もあるのでハードルが下がっています
Power Queryで各自が入力したエクセルファイルを、フォルダを通じて集約する技術なんかはオススメです
更新ボタンを押せば、ファイル内の複数ファイルが１つの場所に集約されます
あくまで、入力は「クロス表」で縦横並びにしたいという場合も、ピボット解除や行列入れ替えの技術があります
＜まとめ＞
今回の記事では「ウナギの寝床」のような残念なエクセルに出会った場合の対策について書きました
とにかくこの手の業務を著しく停滞させるエクセルに出会った場合には、組織を巻き込んで対処するのが先決です
放置をすると、どんどん悪循環が起きます
技術的には、まずデータを規則正しく蓄積することを考えるのが先決です
Sharepointリストを活用することもかなりオススメです
3000万行保管でき、行単位でバージョン管理や変更者の特定も行えます
いや、どうしてもクロス表でしか管理できないです、ですから「エクセルじゃなきゃダメです」というケースでもPower Appsという方法があります
詳細はこちらの記事で紹介しています⇒詳細
コメントを残す