タグ別アーカイブ: スライサー

ピボットテーブル

ピボットテーブルはとても便利です!

様々な切り口でデータを集計することができます

読者の中には「ピボットテーブルを使わないと、毎月の会議は無事に乗りきれない」という方もいらっしゃると思います

実はピボットテーブルの機能は「データの集計」だけではありません

データ集計以外の機能も有効活用すれば、集計後の業務を大幅に改善しつつ、表自体もプレゼンにそのまま使える「見やすい表」にすることができます!

1.転記・編集作業の改善

 【改善前】集計データを別表に転記し、編集作業

 【改善後】集計データから会議用の資料をそのまま作成

集計データから表作成
新ピボットテーブルデザイン

   解説記事は⇒こちらから

2.グラフ作成作業の改善

 【改善前】集計データを再度編集してグラフを作成

 【改善後】集計データからそのままグラフを作成

   解説記事は⇒こちらから

3.複数資料の作成

 【改善前】集計データから部門A、B用など同じような資料を作成

 【改善後】スライサーで集計結果をフィルタリング

   解説記事は⇒こちらから

4.更新処理

 【改善前】データ更新の度にピボットテーブルを更新

 【改善後】データ更新時にピボットテーブルを自働更新

   解説記事は⇒こちらから

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分析からダッシュボード作成を体験する講座

【実践的エクセル力向上】エクセル便利機能をうまく活用する力➡エクセル力をあげてワンランクアップ上の仕事ができるようになりましょう!

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エクセルの進化は凄まじいものがあります

驚くほど便利な機能が備わっています

重要なのはそれらの便利機能を「知る」かどうかです

「便利機能を知り、うまく便利機能を組み合わせて実際の仕事を効率化する」、それがエクセル力です

 今回のレッスンでは目から鱗の便利機能に沢山触れて頂き、エクセル力を上げる勘所を掴んで頂きます

エクセル力事例

エクセル力の2つの例を紹介します

1つ目はABC分析のランク分けです

従来のABC分析の場合には、ランク分けは次の3つの手順で行っていました

①データを降順で並べ替え➡

②ランク分けの基準作成➡

③IF関数で基準毎にランク分け

 この方法の場合は「ランク分けの基準を変更したり」「データを追加」した場合には①~③をまた繰り返さねばなりません

 今回のレッスンでは「VLOOKUP関数の隠れた便利機能との組み合わせ」により、この面倒なランク分けを自動化します!

 上のGIF画像では、画像上の表にて、ランク別に上位の比率を変更すると、元データのランクが自動的に変更されていきます!

2つ目は双方向グラフです

 このグラフデザインだとABCのランク別に、販売個数と商品数の比較が行い易くなります

一見、難しそうですが、グラフの標準機能を組み合わせるだけで行えます

実は、グラフの軸は反転できるのです!

この「軸の反転」機能を中心に双方向グラフの作成を体験して頂きます

 最終的には、今紹介した2つの事例等を組み合わせて、下の画像の様なダッシュボードの作成を体験して頂きます(全てのコンテンツを一から作成するわけではないので、その点は予めご了承お願いします)

 ダッシュボードの作成では、「スライサー/選択」をはじめとするピボットテーブルの有効活用方法についても解説させて頂きます

レッスンの特徴

個別にマンツーマンでレッスンを行います

 事前に個別に課題や要望等をすり合わせさせて頂き、レッスンプログラムについては調整を行わせて頂きます

 尚、レッスンは体験という位置づけであり、ダッシュボードのコンテンツを全て一から作成・演習するわけではない旨を予めご了承お願いします

では、レッスンでお会いしましょう!

 このレッスンを通じて飛躍的にエクセル力を向上させる機会になるようにしましょう!

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スライサー特集

ピボットテーブルを使う上で、スライサーは欠かせない存在になりつつあります

ところが、参考文献は日本語では少ないのが現状です

ですので、これまでスライサーについて書いた記事を以下、紹介します

1.タイムライン&スライサー

2.スライサーの表示順を変える

.オシャレなスライサーの使い方

4.オシャレなスライサーの使い方2

5.スマホのようなダッシュボード作成

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スライサーのオシャレな使い方

 今回紹介するスライサーは、ピボットテーブルの補助機能として使われるのが一般的だと思います

 今回は、ピボットグラフとスライサーをうまく組み合わせた、これまでとは一味違うスライサーの使い方を紹介します 

上のGIFを見るとスライサーが使われているようには見えないですよね?

まるで通常のグラフの一部かのように使われています

実は、このGIFにあるようなグラフは、以下2つの工夫だけで作成できてしまいます

1.ピボットグラフのデザインを変える

 デフォルトでは、ピボットグラフを作成した場合、ピボットテーブルのボタンがグラフ上に表示されてしまいます

 ですので、まずはボタンをグラフ上から取り除きます

2.スライサのヘッダーを非表示にする

スライサーは通常、以下のようなヘッダーが存在するデザインになっています

 このデザインではグラフとは一体になりません

 スライサーのヘッダーを非表示にすると、スライサーのように見えず、グラフと一体かのように見えるようになります

➀スライサーの上で右クリックする

”スライサーの表示設定”が表示されたらこれをクリックする

➁ヘッダーの表示のチェックを外す

以上、2つの工夫だけで、ピボットグラフのデザインは随分見違えます

実は、スライサーのデザインについては様々な設定が行えるようになっています。機会があればまた詳細に紹介していきたいと思います!

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魅せるピボットテーブル

 多くの読者の皆さんにとって、ピボットテーブルに期待する主な役割とは、データを集計することだと思います

 実は、ピボットテーブルには日本では、まだこれまで知られていない機能が沢山あり、十分、”魅せる表”も作成できるのです

 ピボットテーブルに付随する”スライサー”機能を使うと、魅せる表を作成するだけでなく、データを”見たい切り口”に集計し直しながら、データを魅せることができます

 

 単に、スライサーを作るだけなら、とても簡単です

 ピボットテーブル上にカーソルを置いた後、挿入タブから”スライサー”を押すだけです

 スライサー自体を利用するだけなら、とても簡単なのですが、スライサー自体も魅せたい場合には、様々なテクニックが必要です

 詳細を知りたい方は、ぜひ専門コーナーの記事を参照してください

知れば知るほど”スライサー”の奥の深さに気づくと思います!

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タイムライン&スライサー2

前回はタイムラインを使用して、ピボットテーブルの切り口を時系列で変える方法を解説しました

今回は時間の切り口以外を変える”スライサー”について解説します

スライサーの作成の仕方自体はとても簡単です。ピボットテーブル上にカーソルを置いたまま挿入タブから”スライサー”をクリックし、集計の切り口を選択するだけです

今回はデザインの変え方を中心に解説します

1.並び順を縦から横に変える

スライサーを作成すると、基本的には縦にデータが並びます

この並び方の方向を変えるにはエクセル画面上のタブからの操作が必要です

上の画像の列数を必要な分だけ足します

例えば、上の画像の列数1から3に変えます

すると、横に3列並ぶようになります

並び順の調整自体(上の画像例なら大阪、東京、名古屋に並び変えるなど)は過去記事をご確認下さい

2.ヘッダーの表示そのものを非表示にする

見出しや複数選択、選択リセットなどで答え構成されるヘッダー部分を非表示にしたいという場合もあります

その時にはエクセル画面上ではなく、スライサーのを右クリックしてから行います

表示された”スライサーの表示設定”をクリックしてください

ヘッダーの表示部分にチェックが入っているので、チェックを外しましょう

すると以下の様にヘッダーの表示がなくなっているはずです

3.色も含めて、デザイン設定自体をカスタマイズする

これはちょっと複雑で3段階の処理になります

➀既存のデザインを複製もしくは新しいデザインを選択する

②立ち上がった画面からデザインをカスタマイズする

③更に設定したデザインを選択する

ここがどうしても抜けやすくなります。ユーザー設定の箇所に新たなデザインが反映されていますので、ここから新たなデザインを選択してください

<最後に>

時々、スライサー上に不明なデータが反映されていることがあります

その時には右クリック⇒スライサーの設定をクリックしてから、右下の”データのないアイテムを非表示にする”にチェックを入れましょう

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スライサーのリスト表示順を変える

 ピボットテーブルの表示を操作しやすくするスライサーはとても貴重な存在です。スライサーを使うだけでエクセル画面が華やかになります。

  ただし、スライサーの使い方について、困ったことが起こっても日本語での解説はあまりないのが現状です(⇒スライサーについての詳細記事あります) 

 スライサーを使っていて困ることの一つは、スライサーで自動設定されている並び順を変えたい時です。そんな時にはリスト自体を自分で設定して独自の並び順を作成しましょう

それでは、独自の並び順を作成する手順を3段階で説明します!

1.並び順を決める

 下の画面では、スライサー上では中村さんが1番上の左に来ていますので、

田中さんの表示を1番上・左に移動したいとします

後で詳細を解説しますが、リスト全体を含めて並び順を設定するので、リスト全ての並び順を事前に決めおく必要があります

2.オプションの詳細設定でリストを設定する

 エクセル画面の左上、ファイルタブから⇒オプション⇒詳細設定をクリックして、下までスクロールします

 全般という文字が見えたら、右下に「ユーザー設定リストの編集」のボタンが見えますのでこちらをクリックします

立ち上がったダイアログの右側に 「1.並び順を決める」 で決めた順番でリストを記入しましょう

リストを記入する場合には、必ず1リスト毎にENTERを押しましょう!

リストの記入が終了したら、下の画面の「追加ボタン」をクリックしましょう

すると左のユーザー設定リストの一番下に、追加した内容が反映されています

3.並び順を変える

スライサー上にカーソルを置いて並び順の箇所(↓↑)をクリックしましょう

 どうです?並び順は変わりましたでしょうか?うまくいかないと思ったら、試しに3.出てくる(↑↓)の昇順と降順を交互にクリックしてみてください!

 昇順と降順の切り替えについては、下の画像にあるようにスライサーの設定画面でも指定できます

スライサーの設定画面は、スライサー上にカーソルを置いて右クリックすると開くことができます 

ここで、問題が1つがあります

今、並び順を設定したリストは5つしかありませんでした

ですから、手動で並び順を設定できました

リストの項目設定の画面は、エクセルシートから直接コピーができません

仮に50も100もリストがある場合には、ご紹介した方法だと並び順の設定だけで膨大な時間を割いてしまいます

ですので、ここでリストが多い場合のテクニックを2つ紹介したいと思います

①メモ帳を活用する

リストを1度、メモ帳にコピーしてください

その後、メモ帳からコピーをした内容を更に前述のリストの項目画面にコピーすれば手入力不要で並び順の設定が可能です

②リストのインポート

ちなみに、リストの元データをインポートすることで、ユーザー設定リストに新たな並び順を反映する方法もあります

また、もっとスライサーの活用の仕方について知りたい方は

 ⇒こちらの記事をぜひ参照してください

長文に最後までお付き合い頂き、誠にありがとうございました

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ピボットテーブルの役割を変えよう Part3~フィルター機能5~

今回は最終回になります

自分なりの見た目”カスタマイズ”をしていきましょう

実はここが一番分かりにくいのです

注意点が3点あります

最後まで注意深く解説を確認しくてください


1.まず好きな色を選んで複製を押して下さい

ここからカスタマイズがはじまります

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2.カスタマイズする項目を選択する

ここから注意点の1つ目です

何らかの変更を行うには下の画像にある”スライサースタイルの変更”から行うことになります
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スライサー上で変更を行おうとしても変更はできないのです

次に注意点の2点目です

実はアイテムのカスタマイズには3つ種類があります

(データなしは無視してください)

選択済みアイテム、未選択アイテムは分かり易いと思いますが

”マウスでポイントされた選択済みアイテム”

というのが分かりにくいと思います

ここでは説明するより実際に見てみましょう

・選択済み⇒赤

・未選択⇒白

・”マウスでポイントされた選択済みアイテム”⇒黄

GIF5

一番右のCが白から赤に変わる途中で”黄”になるのが分かりましたでしょうか?

この黄になった瞬間が”マウスでポイントされた選択済みアイテム”になります

3.変更した内容を実際に反映する

注意点の3点目です

ここからが特に分かりにくいのです

複製⇒変更を行うとユーザー設定のところに、2で変更した内容(画像)が追加されます

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この内容(画像)を選択しないと変更は反映されません

これで自分なりの見た目のカスタマイズは終了です

最後に1つ付け加えますが

上でカスタマイズをした内容を更にカスタマイズする場合は

ユーザー設定の中から内容(画像)の上で右クリックします

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以上です。それではまた次回!

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ピボットテーブルの役割を変えよう Part3~フィルター機能4~

前回、少し見た目をカスタマイズしました

今回から本格的にカスタマイズしていきます

ところで、

このボタンは何に使うか分かりますか?

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必要ないと感じる人もいるかもしれません

このボタン(名称はヘッダー)は、選択アイテムの”リセット”の為に使います

GIF74

つまり、全てが選択されている状態になっていますが、場合によってはまずいケースもあります

上記のケースも含めて今回は2つ、見た目のカスタマイズに取り組みます

1.ヘッダーの非表示

まず、スライサー上で右クリックし、”スライサーの表示設定”をクリックしましょう

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次に”ヘッダーの表示”のチェックを外しましょう

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これで1は終了です

2.スライサー全体の色変更

今度はスライサーの上にカーソルを置いたままオプションタブをクリックしてください

1の右クリックと違う個所で変えるところが少しややこしいですが、取り合えずクリックしましょう

すると以下のようにスライサーの色を何種類も選べるようになります

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更に、以下をクリックする選べるレパートリーは更に増えます

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こんな具合です

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では次回はいよいよ自分なりの”見た目”カスタマイズをしていきましょう!

 

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ピボットテーブルの役割を変えよう Part3~フィルター機能3~

前回でスライサーを作成するところまで行いました

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さて、ここからが本番です

このブログでは”見た目”にとことんこだわります

”この資料(報告書)は見たくない”と思わせない工夫をしていきます

特に”スライサー”は見た目を変えるポイントが結構、あります

しかも、見た目を変える時に、分かりにくい点が多々あるので、今回は厚めに解説していきます

 

今回はまず、すぐに変えることができる”2点”に集中して行います

1.不要なデータを消す

まれにではありますが、スライサー内にノイズが紛れることがあります

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このケースではまず、スライサー上で右クリックします

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そして、スライサーの表示設定をクリックします

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最後に右下の”データのないアイデムを非表示にする”にチェックを入れましょう!

これでノイズは消えます

2.向きを横に変える

デフォルトでは縦向きになっているので、横にしたい場合があります

こんな時は”右クリック”ではなく”オプションタブ”から操作を行います

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横にするのでなく、列数を変えます

GIF3

では、次回から本格的に見た目のカスタマイズを行っていきましょう!

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