タグ別アーカイブ: ドロップダウンリスト

XLOOKUP関数を使用した複数ドロップダウンリストでの検索

複数ドロップダウンリストとの連動による検索

 今回は、新関数の特徴を活かして「複数のドロップダウンリストと連動した検索作業」をサクッと行う方法を解説します

 この検索方法が行えると、上のGIF画像にあるようなクロス表からの検索がグッと楽になります

「河合さんの数学の点数は?」「中島さんの国語の点数は?」

こんな検索もドロップダウンリストを2回操作するだけで行えます! 

従来であれば、複数の種類の関数を組み合わせなければこの検索は行えませんでした

 今回は、XLOOKUP関数を一度だけ組み合わせるだけで作成する方法を解説します

尚、XLOOKUP関数の基本的な使い方に関しては、過去の記事をご確認ください

今回解説に使用するデータ

今回、解説に使用するデータは、生徒毎の3科目の点数表です

 この表から、下の図の黄色に印を付けた箇所からリストの選択を行うだけで上の表から該当の点数を検索できるようにします

今回のポイント

今回は新関数の特徴を最大限に生かします

新関数の特徴は、1つのセルへの入力で複数の値を抽出できる点です

XLOOKUP関数も新関数ですので、複数の値を抽出できます

例として今回のデータを使用して、XLOOKUP関数を「複数の値」を抽出するように2つ設定してみます

①列方向に抽出

下の図をご覧下さい

 XLOOKUP関数の3番目の引数/戻り列を、1列だけでなく「C列~E列」指定しています

 戻り列を複数指定すると、下のGIF画像のように検索値の「伊藤さん」の全ての点数を抽出します

②行方向に抽出

 XLOOKUP関数のメリットの一つは、従来のVLOOKUP関数では検索できなかった方向にも検索が行えることです

①の列方向に抽出では、「伊藤さん」の点数を全ての科目について抽出しました

今回は、全ての生徒の数学の点数を抽出してみます

今度は、3番目の引数で「複数」を指定します

すると下の図のように、全ての生徒の数学の点数を抽出します

XLOOKUP関数の組み合わせ

では、前述の①と②を組み合わせて、検索を行う関数を完成させます

 列方向に抽出する①のXLOOKUP関数の3番目の引数に、②の行方向に抽出するXLOOKUP関数を組み合わせます

このように「行列」双方向のXLOOKUP関数を組み合わせるだけで、「 複数のドロップダウンリストと連動した検索作業 」を行う関数の入力が完成です

<まとめ>

 今回は、行列双方向に抽出するXLOOKUP関数を組み合わせて「複数のドロップダウンリストと連動した検索作業」を行う関数を解説しました

 今回解説した方法はXLOOKUP関数の2つの特徴、ⅰ)複数の値を出力、ⅱ)行列双方向で検索化、を組み合わせたものといえます

XLOOKUP関数にはまだまだ紹介していない魅力があります

また次回、XLOOKUP関数の魅力について解説します!

長文に最後までお付き合い頂き誠にありがとうございまいた

参考までに今回使用したファイルを添付します

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Power Queryって何?12~重複のないリストを一瞬で作成

こんにちは、Excellent仕事術ガッツ鶴岡です

 ドロップダウンリストはガッツに頼らず、エクセルの入力作業を効率化するのに欠かせないものです

 ところが、ドロップダウンリストの元になる「重複のないリストデータ」を作成すること自体が、実は結構な手間だったりします

 Power Queryでは、この重複の無いリストデータの作成を直感的なクリック操作により作成することができます

 しかも、並べ替えなども行い易い画面構成になっています

 では、ポイントを絞りながらリストデータ作成の解説を行って行きます

1.元データをPower Queryエディターで読み込む

では、まず元データをテーブル化してPower Queryエディターを開きます

テーブル化

2.変換タブの「リストに変換」をクリック

Power Queryエディターが開いたら、変換タブに移動しましょう

すると、「リストに変換」というボタンが見つかるはずです

リストかする列をカーソルで指定したら、この「リストに変換」ボタンをクリックします

リストに変換

すると、次の画像のように選択した1列だけが残っています

3.リストデータのチェック及び再変換

ここから、過去の記事で紹介した「個別の値のカウント」処理を行い、リストに重複がないかどうかを確認します

ちなみに「リストに変換」処理を行うと上の画像のようにもう一つの「変換タブ」へ自動的に移動しています

出力された結果を見ると「12」です

では、画面右の「適用したステップ」にて「計算された個別カウント」を削除して1つ前の状態に戻りましょう!

既に「重複の排除が済んでいたかどうか?」のチェックを行いしましょう!

この解説で使用しているデータだと20行あるので、重複排除は行われていません

ですので、下の画像の「重複の削除」ボタンで重複を消します

重複の削除を行うと、次のGIF画像のように「いくつの行を削除したか?」については出力されないので、この点は注意が必要です

すると12行になりました

後は、昇順もしくは降順で並び替えを行いましょう!

<まとめ>

 今回紹介した、Power Queryエディターのリスト化専用の変換タブは、ユーザーのニーズに合わせてよく作成されていると思います

 このリスト化に必要な次の3つの処理を、うまく組み合わせて処理が進められるようになっています

・重複削除の有無

・重複削除

・並び替え

 ぜひ、ドロップダウンリストを作成する時には、この「リストに変換機能」をうまく活用して省力化につなげて頂けると嬉しいです

長文に最後までお付き合い頂き、誠にありがとうございました

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