ドロップダウンリスト活用による入力の省力化

以前、エクセルのレッスンをしている時に、ある企業でマネージャーをしている方から相談を受けました

「部下の行動を記録して報告する必要があるが、入力を省力化したい」という内容でした

文章の入力を省力化する場合には、固定文章をマスタ化した上での「ドロップダウンリスト」の活用をお勧めします

エクセルシートに文章を記入するのではなく、予めリストを作成しておいた「短い文章」の中から「選択」をすることにより、文章の記入業務を効率化します

*報告は自由フォーマットという前提での解説です

マスタ化

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例えば、今回のマネージャーの方のケースで言えば、こんな風に入力していました

このケースの場合は、担当者と遅刻などの特筆事項は「固定的」な内容なので、下の画像のように別表を作成して管理しておきましょう!

ドロップダウンリスト作成

まずはデータタブから「データの入力規則」をクリックしましょう!

次に、入力値の種類から「リスト」を選択しましょう

上の画像のリストを選択した後は、「リストにする範囲/マスタ」を指定しましょう

これで、ドロップダウンリストが完成です

画像に alt 属性が指定されていません。ファイル名: image-87.png

作成したドロップダウンリストはコピーもできます!

<まとめ>

今回はドロップダウンリストの作成により、文章の記入業務を効率化する方法を解説しました

ドロップダウンリストは簡単な操作で作成でき、コピーをすることもできます

ドロップダウンリストは入力時やエラー発生時のメッセージも設定できるので、そちらの機能もあわせて活用していくことをお勧めします


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