タグ別アーカイブ: 入力

ドロップダウンリスト活用による入力の省力化

以前、エクセルのレッスンをしている時に、ある企業でマネージャーをしている方から相談を受けました

「部下の行動を記録して報告する必要があるが、入力を省力化したい」という内容でした

文章の入力を省力化する場合には、固定文章をマスタ化した上での「ドロップダウンリスト」の活用をお勧めします

エクセルシートに文章を記入するのではなく、予めリストを作成しておいた「短い文章」の中から「選択」をすることにより、文章の記入業務を効率化します

*報告は自由フォーマットという前提での解説です

マスタ化

例えば、今回のマネージャーの方のケースで言えば、こんな風に入力していました

このケースの場合は、担当者と遅刻などの特筆事項は「固定的」な内容なので、下の画像のように別表を作成して管理しておきましょう!

ドロップダウンリスト作成

まずはデータタブから「データの入力規則」をクリックしましょう!

次に、入力値の種類から「リスト」を選択しましょう

上の画像のリストを選択した後は、「リストにする範囲/マスタ」を指定しましょう

これで、ドロップダウンリストが完成です

画像に alt 属性が指定されていません。ファイル名: image-87.png

作成したドロップダウンリストはコピーもできます!

<まとめ>

今回はドロップダウンリストの作成により、文章の記入業務を効率化する方法を解説しました

ドロップダウンリストは簡単な操作で作成でき、コピーをすることもできます

ドロップダウンリストは入力時やエラー発生時のメッセージも設定できるので、そちらの機能もあわせて活用していくことをお勧めします


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VBA、関数も要らずの入力フォーム

 入力フォームをエクセルで作成するというと、VBAでユーザーフォームを作成することをイメージされる方が多いと思います。

実は、VBAも関数も必要としない、お手軽な入力フォームをワンクリックで作成方法があります。しかも、この入力フォームは検索機能つきなんです!

 今回は、フォームコマンドを使った入力フォームを紹介します!

1.フォームコマンドをクイックアクセスツールバーに追加する

 まず、ファイルタブ⇒オプション⇒クイックアクセスツールバーの順でクリックして、クイックアクセスツールバーに新たなコマンドを追加する画面をあげます。

 リボンにないコマンドから、”フォーム”を見つけたら、このフォームを追加しましょう!

2.データ上で”フォーム”をクリックする

 データ上で”フォーム”をクリックすると、下の画像のように、フォームが自動的に立ち上がります。

 フォーム上に既にあるデータが表示されます。それぞれの値を変えたい場合にはテキストボックス上で変更処理を行います。

 新規にデータ行を追加したい場合には右上の新規ボタンを押します。

 右上に”新しいレコード”と表示されるので、各テキストボックスに値を入力します。テキストボックスの内、1つでも値を入力してエンターボタンを押すと新規にデータが追加されます。

 この入力フォームは、手軽に作成できますが、本当によくできていて、検索なんかも行えます。しかも、検索条件をクリアしたり、前回指定した検索条件を元に戻す機能もついています。

 検索条件の画面から元のフォームに戻したかったら、右下のフォームボタンを押せばもとのフォームに戻ります。

 まさか、エクセルにこんなフォーム機能があると思いませんでした。本当にエクセルって奥深いですね!

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