カテゴリー別アーカイブ: 裏技

フリーアドイン~Web Video Player~

エクセルには無料のアドインがあります

スマホで言えば、無料でダウンロードできるアプリです

ぜひ有効活用して作業効率をアップしましょう!

今回、紹介するのはエクセルシート上でYOUTUBE動画を流せるアドインです

まずは、このアドインではどんなことができそうかを紹介します

Web Video Playerというアドインを起動させると、指定したYOUTUBE動画が再生でき、動画のサイズや位置を変更できますので、 ご自身の好みに合わせて動画を見ることができます

では、フリーアドインの取得方法や起動方法を紹介します

①フリーアドインの取得

挿入タブから「アドインを入手」をクリックします

そして、Web Video Playerを検索して追加ボタンをクリックします

➁URLをアドインにコピー

開いたアドインにURLをコピーします

コピーはCtrl+Vにて行います

③Set Video

Set Videoをクリックすると動画が再生されます

動画の大きさの調整は、動画の角をカーソルにつかんで行います

動画の位置は、動画の端をカーソルにてつかんで調整してください

このアドインはエクセル操作の学習などに有効活用できそうですね!

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複数シートを自動集計~3D参照~

筆者は昔、予算管理の仕事をしていましたが、いつも複数シートの集計に苦しんでいました

月ごとの数字を管理するのに、ひたすらシート名+シート名+シート名のつるべ打ちをしていたのです

この方法だと手間がかかるだけでなく、シートを追加したり、削除した時にミスが起こり易いです

一方、今回の回で紹介する3D参照では、一気に複数シートをSUM関数で集計することができます

シート追加や削除した時にも、追加・削除に連動して集計値が変わりますので、集計ミスも防げます

下のGIFではシート追加前は200だったセルが、追加後は追加したシートの数字20が自動的に追加されています

この3D参照は特に難しい技術は必要なく、あくまで文法の問題だけをクリアすれば誰でも活用できます

それでは3D参照についてのポイントを2つ、以下に解説します

A.文法

以下は複数シートをシート名のつるべ打ちで集計する数式です

シート名とセル名を除くと同じパターンで文字が出てくるのが分かりますでしょうか?

 =’シート名’!セル名+’シート名’!セル名+・・・

今回の3D参照では、+でシート名を足す代わりに「’と’!」の中で、通常のSUM関数と同じ様に”:”で範囲を指定するのです

こんな↓感じです

B.ワイルドカード*

シート名を工夫した上での前提ですが、*カードを使って更に複数シートの集計作業の効率化を行うことができます

例えば、シート名を四半期単位で集計できるように工夫しておきます 

そうすれば、ワイルドカードを使った集計が行えるようになります

例えば、シート名が1Q_4月、1Q_5月、といった具合に並んでいる場合は、1Q以降を*で置き換えます

このワイルドカードを使えば、SUM関数内に1つのシートでも指定すれば、後は必要箇所を*で置き換えるだけですので、とても効率的です

ポイントを2点、文法とワイルドカード*について解説したところで、ぜひ、以下のサンプルファイルをダウンロードして頂き、実際のデータで試してみてください

サンプルファイルは完成と演習の2つのシートがあります

演習のシートでは実際の操作の様子を参照できるように、2つの方法を用意してあります

どちらもフリーアドインを使用した方法です

①Web Video Player

このアドインはエクセルシート上で動画を開くことができます

演習シート上に記載されたURLをWeb Video Playerにコピーして使用してください

➁QRコード

演習シート上のQRコードをスマホで読み込んでください

動画が自動的にスマホ上で開きます

<まとめ>

今回は、複数シートの集計を、シート名+シート名のつるべ打ちではなく、3D参照によりSUM関数で一気に集計する方法を学びました

3D集計は複雑ではないのですが、ひとつでも記述を間違えただけでもエラーになってしまいます

ですから、’や!の位置をひとつひとつ確認して頂きながら作業を進めていけばスムースに作業を完了させることができます!

後は、サンプルファイルを基にして、とにかく手を動かしてみましょう!

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エクセルフリーアドインを使いこなす!~無料の作業効率向上術~

エクセルも新時代になり、スマホと同じ様にフリーのアプリを使えるようになりました

今回は筆者がおすすめのアプリ(アドイン)の使い方を解説します

なお、このページでは使い方の「概要」についてだけ紹介します

詳細な使い方については「フリーアドイン紹介」と題したエクセルファイルをぜひダウンロードして頂き、以下の方法のいずれかでYOUTUBE動画を参考にしながら、実際のデータで解説させてください

①QRコード⇒YOUTUBE動画

スマホをお手元にご用意頂き、エクセルシート上のQRコードをスマホで読み込みます

するとスマホ上にYOUTUBE動画が開きます

➁Web Video Player⇒YOUTUBE動画

QRコードを使ってフリーアドインの入手方法を解説した後に、フリーアドイン・Web Video Playerを入手して、エクセルシート上で動画を参照します

ダウンロードして頂くファイルは次のファイルです

では、お勧めアドインの概要解説をはじめます

1.フリーアドイン入手方法

ダウンロードしたファイルの1番左のシートを参照して解説します

まず最初にQRコードをスマホで読み込んで動画を開いてください

2.Web Video Prayer

ダウンロードしたファイルの2番左のシートを参照して解説します

まず最初にQRコードをスマホで読み込んでください

3.Bing マップ

3番目のシートを参照して解説します

まず最初にQRコードをスマホで読み込んでください

もしくは、URLコードをWeb Video Playerにコピー(Ctrl+V)して動画を立ち上げてください

このアドインは表にある地域別のデータを活用して、自動的に地図上でグラフを作成します

4.People Graph

4番目のシートを参照して解説します

まず最初にQRコードをスマホで読み込んでください

もしくは、URLコードをWeb Video Playerにコピー(Ctrl+V)して動画を立ち上げてください

このアドインで作成するグラフは、アイコンを使用しているので、聞き手に直観的に訴えかける良さがあります

<まとめ>

昔はPCの前に本を置いてエクセルの使い方をしていましたが、とうとうシート上に動画を展開して学習できる世の中になりました

紹介したアドインはいずれも無料ですので、ご自身でも使い方を研究して頂き、ぜひ有効活用していってください

ちなみに筆者が今回紹介したエクセルのバージョンは以下です

なお、これらのアドインも将来的に有料になる可能性も否定できませんので、その点は注意が必要です

今回、グラフを作成するアドインを紹介しましたが、グラフについてはこのブログ内で特集記事を作成していますので、ぜひそちらも参考にしてください

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中学数学⁻三角比

昔、中学で習った数学の問題です

以下のグラフの針は散布図で動いています

果たして、Xの値③に設定されるのは、SINの関数から算出される値でしょうか?

それともCOSの関数から算出される値でしょうか?

ちなみに斜辺の長さは1です!

ヒントはグラフは時計回りになっていることです!

正解はSINです

反時計回りであれば底辺を求めるCOSです

出典:
https://yarinaosinosansu.nomaki.jp/sankakuhi2/index.html

ところが、今回は時計回りなので反対の対辺を求めるSINになります

解答を検証したい方は以下のサンプルをダウンロードしてください

サンプルには以下のスピードメーターグラフのテンプレートも同じく含まれています

スピードメーターグラフについて詳しく知りたい方はこちら

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リストをUNIQUE関数でより便利に

予め用意したリストデータを基にして、簡単に選択が行えるようにするリスト機能はとても便利です

 ただ、リストデータが重複している時にはデータをクリーニングしなくてはなりません

リストにA,A,B,Bとかでたり、A,B,A,Bみたいに出たらおかしいですよね

そこが面倒なところです

 ところが、UNIQUE関数を組み合わせると、データクリーニングの必要はなくなります

以下、ポイントの解説です

1.UNIQUE関数

1つセルに入力すると複数の値を出力する新しいタイプの関数の一つです

指定した範囲のデータから重複を排除します

関数の指定範囲が可変になるため、事前に指定範囲をテーブル化しておくのがポイントです

2.出力データの再利用

新タイプの関数の特徴の1つに、出力データの再利用があります

=セル+#、これだけで再利用できます

今回のリストの範囲はこの仕組みを利用します

<まとめ>

1つのセルに入力すると複数の値を出力する新しいタイプの関数は、使い道がタップリです

様々な機能と組み合わせると、使い道はいくらでも広がります

ぜひ、色々と研究してみましょう!

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Filter関数とCell関数の組み合わせでシート別に自動振分け

 エクセル作業の中で面倒な作業の一つが、1シートの内容を複数シートに振り分ける作業です

 この面倒な作業を、「1つのセルへの入力で複数のデータを出力するFilter関数」と「シート名を自動抽出するCell関数」を組み合わせて簡単に処理する方法を解説します!

Filter関数

今回の解説で対象とする「振り分け作業」は次のパターンです

1.あるファイルの1シートの中に、データをまとめる

2.1.のファイルの中に複数のシートを作成し、「シート名」を変更

3.2.の「シート名」にあわせて、1.のデータを振分け

上の作業は、日常的によく見られる作業だと思います

今回は、上の3.の箇所を「Filter関数xCell関数」で省力化する方法を以下に解説していきます!

目次

ポイント

解説

<まとめ>

では、ポイントとなる箇所を解説します!

ポイント

●ポイント1⇒Cell関数とは?

Cell関数とは 、主にセルの情報を取得するための関数です

今回は、シート名を取得するために使用します

Cell関数は、あるシート上にてCELL(“fileame”)と入力すると、次のGIF画像のように「フィルパス+ファイル名+シート名」を抽出します

Cell関数

上のGIF画像では「テスト」というシート名を自動抽出しています 

シート名が常に同じ桁数であれば、RIGHT関数でシート名を抽出できます

●ポイント2⇒FILTER関数とは?

FILTER関数では次のように3つの引数を指定し、ⅰの範囲から、ⅱの条件に一致するデータを抽出します

FILTER(ⅰ.範囲、ⅱ.抽出条件、ⅲ.[省略可])

抽出範囲のデータの行数が可変であれば、抽出元のデータ範囲を事前にテーブル化しておくのがおすすめです

例えば、抽出元を以下のようにDataの名前でテーブル化しておいたとします

そして、シート別に抽出したいのは、左から2列目のカテゴリー別だとします

この場合、=FILTER(Data,Data[カテゴリー]=”aaa”)と書きます

続きを読む Filter関数とCell関数の組み合わせでシート別に自動振分け

SORT関数によるエクセルデータの並び替え~列の並び替えも可

前回は1つの関数に対して複数の出力がある関数(ダイナミック関数)として、FILTER関数を紹介しました

今回は、同じようにダイナミック関数のひとつである、SORT関数を紹介します

エクセルで大量のデータを扱う時に、注意しなくてはいけないことの一つが並べ替えです

間違って並び替えると、列間で食い違いが生じて大規模なミスにつながります。SORT関数では並べ替えのキーが複数あっても、正確に且つ、簡単に並べ替えの処理が行えます

加えて、SORT関数では列の並べ替えが行えるのが大きな利点です!

以前、列フィルター機能を紹介しましたが、従来のエクセルでは列の扱いが困難だったのです

では、今回は、SORT関数の概要だけ紹介します!

1.複数の条件による並び替え

=SORT(並び替え範囲,{列位置,列位置・・・},{並び替え方法,並び替え方法・・・})

並び替え範囲/引数1を指定した後、並び替えの条件になる列の位置/引数2(例:{2,3})を指定し、更に並べ替え方法/引数3を指定します(例:{1,-1})

並べ替え方法/引数3で指定する1、-1とは、<1が昇順>、<-1が降順>の意味にになります

ちなみみに、引数2と引数3は指定の仕方がセットになっています

前述の例で言えば、引数2を{2,3}と指定し、引数3を{1,-1}と指定したので

・引数2の1番目(2)は引数3の1番目(1)とセット

・引数3の2番目(3)は引数3の2番目(-1)とセット

となります

実際の例として、以下の表/テーブル2を並べ替え範囲として、地域(列:2、昇順:1)、売上金額(列:3、降順-1)を並び変えてみます

元データ-テーブル2

数式は以下の通りとなります

SORT関数による並べ替え
SORT関数事例
SORT関数

2.列の並び替え

エクセルは行フィルター機能があるのが便利なのですが、業務によっては在庫表のようなクロス表形式で作業することがあります

以前から、列の並び替え機能もあると便利だとは思っていました

列の並び替えを指定する場合には、 前述の「1.複数の条件による並び替え」 で指定した3つの引数に加えて、4つ目の引数【列方向で並び替えを行う】をTRUEで指定する必要があります

ちなみに、「1.複数の条件による並び替え」にて、列位置で指定した 引数2は行位置で指定します

実際の例として、以下の表の3行目を並べ替え条件に設定し、降順にて列の並べ替えを行います

以下が数式です。4番目の引数をTRUEで指定しています

列並び替え
SORT関数ー列並び替え

但し、列の並び替えができるといっても元データ自体を並び替えできるわけではありません

利用機会を増やすには、別シートで並び変えた内容を編集して表示するなどの工夫が必要になります

ちなみに、FILTER関数と同じく、関数を入力したセル位置に「#」をつけることにより、出力データの再利用は行えます

下のGIFでは、SORT関数が入力された位置(F12)に#をつけることにより、表の右横にSORT関数の出力データを再出力しています

SPILL再利用
#によるデータ再利用

<まとめ>

今回はSORT関数により、データの並べ替えを行う方法を解説しました

SORT関数では、{}の文字を組み合わせることにより、複数の並べ替え条件に1(昇順)、-1(降順)をセットで指定することができます

後、SORT関数では列の並び替えを指定できるという特徴があります

こちらは使い方を研究して見て、ぜひ日常業務の中で活用してみてください

尚、実際のデータでSORT関数の動きを確認したい方は以下のファイルをダウンロードしてください!

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Filter関数&テーブル機能でのデータ検索

前回、検索付きリストの中で紹介した”Filter関数”は 1つの関数で複数の値を出力できるのも魅力ですが、テーブル機能と連携など、他にも便利な点がいっぱいあります!

さらに、#とあわせて使うと驚くべき結果が出力されます!

<Filter関数を使うメリット>

!複数の条件指定をAND条件とOR条件にて、簡単に使い分けられる

 ピボットテーブルと違い、AND条件に加えてOR条件も使えます。しかも、フィルター機能等より、簡単に条件指定が行えます。但し、ANDやORという指定ではなくて、*と+にて指定します

 試しに、以下のデータからAND条件でデータを取り出してみます

()内の条件(製品別=トラック、売上金額<40000)を*で組み合わせています

 次にOR条件でやってみます。こちらは+で()内を結び付けます

<Filter関数をテーブル機能と組み合わせて使うメリット>

!カーソルの簡単な操作だけで、大量のデータでも一気に各種の指定ができます

➀範囲指定⇒に注目してください

テーブル範囲の左隅にカーソルを置くと↘がでてきますので、そこでクリックするだけで、全範囲をまるごと指定することができます

➁条件範囲指定

こちらは、テーブルの見出しを指定するだけです、今度は見出しの上、↓のところでクリックするだけで条件範囲を指定できます

最後に、個人的に最も驚いた機能は#です

Filter関数が入力されているセルを指定し、後ろに#をつけるだけで、Filter関数の出力を再利用できます!

 前述の検索付きリストはこの#による再出力データを利用しています!

これはなかなか便利です

今後、他の新たな関数ともあわせて講座を用意してみたいと思います!

最後までお読みくださりありがとうございました!

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点滅する信号機

先日、エクセルで作成する信号機を紹介しました

前回作は、VBAを全く使用しませんでした

今回はVBAを使い、ハイライトされる値に応じて、表示する信号を変えるだけでなく、信号を点滅させることにより、聞き手により強いインパクトを与えることができるようにしました

全て詳細に説明することはできませんが、4つにポイントを絞って解説します

1.イベントプロシージャ―を使用する

シートで選択される値が変わったらコードが走るようにします

2.テキストボックスをオブジェクトとして使用できるようにする

信号といってもテキストボックスに●を入れてフォントの色を変えているだけです

このテキストボックスをオブジェクトとして操作できるように名前をつけます

➀画面上のホームタブから⇒オブジェクトの選択と表示をクリック

➁それぞれのテキストボックスに名前をつけます

3.オブジェクトの表示・非表示を行う

オブジェクトを表示する場合には以下のコードを書きます(以下は赤信号の事例)

非表示にする場合には以下です

上のコードを見てもよくわからないと思った人は、記録マクロで操作を記録してみてください

オブジェクトの非表示は2の”オブジェクトの検索と表示”画面で行えます

この表示と非表示の合間にSleepを入れます

以上で解説は終わります

使える機会はそんなに多くはないと思いますが、この記事がエクセルを楽しむきっかけになれば幸いです

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ちょっぴり紹介したい技~信号機~

よく人間、見た目が重要だといいます

 これまで、あらゆる機会で数値関連のプレゼンに関わってきた経験から、数字も見た目が重要だと思っています

 それは、例えどんなにいい資料でも、見てもらえないと資料の中の数字は全く意味をなさないからです

 人間、誰でも数字を見るのは苦痛なものです

 数字を見てもらうには工夫が必要なんです!

 今回は、そんな苦い経験をもとにして、数字の大きさに応じ、表示が変わる信号機を作成しました

 信号機の作成の仕方自体はとても簡単です

ポイントは2つだけです

1.IF関数で信号機の色表示を作成する 

赤、黄、青、それぞれの色表示用のセルを作成し、値に応じて表示が変わるようにIF関数を仕込んでおきます

2.各セルをテキストボックスで信号機上に表示します

 テキストボックスの中に数式を入れても機能しません。数式バーで数式を入れます

 ちなみに下のGIFでは、ハイライトする月を選択し、ハイライトされた月の数字に応じて信号機の表示が変わるようになっています

 これらのハイライト関連の過去記事は↓です

 ・INDEX関数とMATCH関数の組み合わせ

 ・条件付き書式の意外な使い方

ぜひご参考にしてください!

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