タグ別アーカイブ: ピボットテーブル

魅せるピボットテーブル術5~列ラベルから不必要な文字を抜く~

前回は条件付き書式により、信号を表の中に入れました

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4回にわたり、解説してきた新ピボットテーブル術1も仕上げに近づいてきました

今回はピボットテーブルの表の見た目を向上するため、1つだけ簡単な作業を行います

●列ラベルから不必要な文字を抜く

通常、列ラベルには計算方法が入ってしまっています

それに、同じフィールドを値として使用するとこんな文字も出てしまいます

このままだと、レポートには使いにくいですよね?

そうはいっても不必要な文字を消そうとすると、「指定したフィールド名は既に使われています」というエラーメッセージが出てしまうのです

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実は、このメッセージを出ないようにする裏技があります

文字の後ろに、空白(スペースを押す)を入力するだけで列ラベルから不必要な文字を消すことができるのです

列ラベルから不必要な文字を消すだけでも随分、見た目が良くなりますよね!

<まとめ>

今回も含めて5回にわたってピボットテーブルをそのまま報告書に盛り込める方法を解説しました

ピボットテーブルはとても便利で集計作業に重宝されていると思いますが、他の表に転記していたらとても無駄な作業になってしまします

ぜひ、今回の5回シリーズを復習して頂いて「業務削減」のヒントとして頂けると幸いです


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ピボットグラフのデザインを変える

ピボットテーブルからグラフを作成した場合には、あまり見た目が良くないですよね?

一方で、ピボットテーブルからそのままグラフを作成できたらとても便利ですよね

データを更新さえすれば、そのままグラフを報告書等の中で使用することができます

今回はピボットテーブルから作成したグラフから、無駄な表示を取り除いて「見映え」を上げる方法を解説します

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加えてピボットグラフでグラフを作成すると、作成できるグラフ種類が限定されてしまうので、ピボットテーブルのデータをそのままピボットテーブル外で使用する方法もあわせて解説します

ピボットグラフの見栄えを変える

実は「見映え」を上げる処理はクリック一つで済みます

上の画像のように「ピボットグラフ分析タブ」⇒「フィールドボタン」とクリックすると「すべて非表示」が表示されますので、こちらのチェックを外すだけです

これで通常のグラフと同じ”見栄え”になります

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ピボットテーブルのデータをそのまま活用

ピボットテーブルからそのままグラフを作成しようとすると、グラフの種類が下の画像のように限られてしまいます

このような場合には、ピボットテーブルで抽出したデータをそのままグラフデータとして活用するのが望ましいです

 ところが、そのままピボットテーブルのデータを活用すると上の画像のように「GETPIVOTDATA」と表示されてしまいまい、うまく参照ができません

この場合には、ピボットテーブルの上にカーソルを置いたまま「ピボットテーブル分析」タブをクリックして下さい

次に画面右にある下の画像の「黄色に印」を付けた箇所をクリックすると、更にオプションがクリックできるようになります

こちらをクリックすると、GETPIVOTDATAのチェックを外せるようになります

こちらのチェックを外すと、通常のセル参照が行えるようになります

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ピボットテーブルの更新を不要にする

ピボットテーブルはとても便利です!但し、厄介な事が1点あります

元データを変えたら必ず”更新”処理が必要なことです

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この更新を忘れると大きなミスにもつながりかねません

 今回は少しでも更新に関わるリスクを減らす方法として、ファイルを開いた時にピボットテーブルを必ず更新する方法を解説します

ピボットテーブル上で右クリックすると「ピボットテーブルオプション」がクリックできるようになります

こちらをクリックすると、データタブが選択できるようになります

上の画像の「ファイルを開くときにデータを更新する」にチェックを入れるとファイルを開くときに必ずピボットテーブルの更新が行われるようになります!

この工夫をするだけでも、更新ミスのリスクが軽減されます


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ExcellentなDashboard作成演習#1 ~スマホ編 4回目~

今回はスマホ編の4回目になります(1回目2回目3回目

今回はピボットテーブルのシートを作成しますが、3つのことを行います

1.ピボットテーブルを作成してデザインを整える

2.ピボットテーブルの横にNOを割り当てる

3.スライサーを追加する

キャプチャ1

まずは4分程の動画をご覧ください

http://youtu.be/gT5u3Uwhv1M

では1から詳細に解説します

まずDATAシートからピボットテーブルを作成したら、次のようにフィールドをセットします

キャプチャ2

次にピボットテーブルのデザインを変えます

まず、データを降順にします。これは最後にスマホで表示する時には販売個数の上位から見れるようにする為です

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次に総計を非表示にします。これは総計行をスマホに表示しないようにするためです

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いずれの2つもピボットテーブル上にカーソルを置いておかないと操作できませんので注意してください

次に”ピボットテーブルの横にNOを割り当てる”について説明します

最初に”ROW関数”について解説します。

これは行番号を表示する関数です。意外に使えるので覚えておくと得です。NOを手打ちで入力しておくと他の列のデータを並べ替えたときに一緒に並べ替えられたりしますが、この関数を使っておけば固定されます

使い方は単純に=ROW()とセルに入力すればいいのです

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次に=ROW()-3と入力してNOを調整するのですが、スマホで表示する時にデータが無い行にはNOを表示しないようにします

隣のセルが空白を表示する為に、IF関数を使用するのですが、動画ではIF関数の条件設定をセル<>””としましたが、セル=””としても大丈夫です。

ちなみに””は空白、<>は一致しないという条件になります

最後にスライサーについて説明します

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スライサーは”挿入”から”スライサー”をクリックすればできますが、デフォルトでは縦並びになっていますので、横並びにする方法を解説します

オプションタブ(スライサーにカーソルを置いたまま)にある列数を指定すればいいのです。指定した列分が横に並びます

例えば今回のサンプルデータで2列を指定すると2行X2列になります

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そして最後に色あいなどのスタイルを選択して今回は終了です

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ではまた次回!

 

エクセルダッシュボード作成演習 ~#1_スマホ編 1回目~

今回から6回に分けてスマホのようなダッシュボードを作成していきます。今回が1回目になります

1回目はどんなダッシュボードを作成するかについて解説します

皆さん、細かい数字が上から下まで詰め込まれた資料を見て”見る気が失せた”経験はないですか?

多い画像

誰でも、いきなり大きい情報は頭に入らないものなのです

数字は見た目が重要です

少しデータが大きいかな?と感じたら、データを区切って見た目を変える工夫をしていきましょう!

このダッシュボードでは大小2つの切り口でデータを見やすい単位に区切って魅せます!

まずは大きい切り口から、説明します

演習に使う商品の販売データは全部で297行あります。これを販売月でフィルタリングして表示できるようにします

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上のGIFでは単月で選択していますが、複数月を組み合わせることもできます。

必要な技術としては高度な技術は必要なく、ピボットテーブルでスライサーを作成するだけです

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次に小さい切り口です

常に表示行を10行以内にします。尚且つ、スクロールバーを使用して表示行を変化させていきます

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この仕組みも作成するのに高度な技術は必要ありません。

INDEX関数(選択範囲から指定した位置の値を抽出する)とMATCH関数(選択範囲から該当する値の位置を抽出する)を組み合わせるだけです

ブログ記事画像3

尚且つ、上記に加えて表示すべき行数が”どの位”あり、今、”どの辺”を示しているかを瞬時に分かるようにします

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これも基礎的な演算式と条件付き書式の機能を使用するだけです

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演習を進めやすいように下記のような作成用のデータやサンプルもダウンロードできるように用意してあります

 

尚、ダッシュボードの全体的な動きを見たい方は下記の動画をご確認ください

では、またお会いしましょう!