タグ別アーカイブ: エクセル

イラストグラフ

 会議でグラフを説明していて、「これって何の数字?」と聞かれたことはありませんか?

 これは、読み手がグラフ自体に目が行ってしまい、他の情報がなかなか目に入らないからです

 以前の記事では、グラフ自体に画像を組み込んで、読み手にグラフ自体からグラフの情報を読み込んでもらう方法を紹介しました

 今回は、以前紹介した方法とは違う方法で画像を組み込む方法を紹介します!イラストチックなグラフの中に画像を組み込みます!

<今回のポイント>

今回は2つポイントがあります。

A.棒グラフではなく、積み上げ棒グラフを使う

 積上げ棒グラフを使うことにより、数字が可変してもグラフ部分の上部分と下部分の画像が変化しないようにします

B.ショートカットキー(Ctrl+v)を使って画像をグラフに直接コピーします

 ショートカットキーを使うとグラフに画像を直接貼ることができます

では、早速、詳細な解説に入ります

1.グラフの画像(イラスト)を作成する

 グラフの画像は3つに分けて構成するようにしましょう!

2.グラフの数字を3つに分ける

グラフの数字は1の画像にあわせて3つに分けましょう!


3.積み上げ棒グラフを作成して、各画像をコピーしましょう!

 積上げ棒グラフを作成したら、ショートカットキー(Ctrl+v)を使用して各画像をグラフにコピーしましょう!

 ショートカットキーでないとコピーが難しいのでご注意を!

3つの画像をグラフにコピーしたら完成です!

<まとめ>

 今回の解説を通じて、エクセルのグラフは様々な形でカスタマイズできることがご理解頂けたと思います

 グラフはやはり、見た目が勝負です。グラフを見せる内容と、聞き手を意識しながら、ご自分の好みでグラフをカスタマイズをしていきましょう!

 ちなみに、今回紹介した積み上げ棒グラフの場合、グラフの上に合計の数字を表示する場合には特殊な操作が必要です。詳細を知りたい方はこちらの記事をご参照下さい!

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5%値引したらどうなる?

昔、あるEC通販の会社にいた時に、よく会議でこんなやりとりを聞きました

 営業「売上が前期より落ちているから、値引きして売上を回復したい」

 管理「値引きをしたら利益が減ってしまうだろう!」

 営業「違う、売上が増えるから利益が増えるんだよ!」

どちら側も正しいのですが、議論をする上で欠けているものが1つあります

 今、利益率は何%か?

ということです

実はこの手の議論でよく勘違いされていることがあります

「5%利益率を減らしても、5%売上を増加すれば前と同じ利益が確保できる」

これは間違いです。値引きをした分、売上を増やせばいいというのはかなり乱暴な考えです

 値引した時に、前と同じ利益を確保するために、どれくらい売上を増やせばいいかは、「今、利益率は何%か?」によります

以下の表を見てください!この表をもとに2つのケース(①②)を見て見ましょう!

➀値引きをしたら売上を増やしても意味が無くなるケース

売上が100として、利益が10の場合、利益率は10%です

では、利益率が10%の時に、10%値引したらどうなるか?

利益率が上の表でいえば、利益率が10%の行の下、0%になり、いくら売上を増やしても利益は出ません!

➁値引きをしたら途方もないぐらい売上を増やさねければなくなるケース

では、利益率が20%の時に10%値引きして、利益率を10%にした場合はどうか?

値引き前は利益は20です

売上が値引き後もそのまま100の場合、値引き後の利益額は10です

つまり、売上を2倍にしないと、値引き前の利益を確保できません

今、➀と②の2つのケースを見ましたが、2つとも実は以下の数式で表すことができます

値引時・必要売上増加率=値引き前・利益率 ÷ 値引き後・利益率

試しに➀と②を上記の数式に当てはめてみましょう

➀の場合、分母が0なのでエラーになります

➁の場合、20%÷10%になり、回答は2になります

どうでしょう?

 この数式で値引き時の必要増加率を計算できる、ということはよくご理解頂けたと思います

そして、この数式では「今、利益率は何%か?」が分子になっています

 とにかく、値引きを考える上では「今、利益率は何%か?」を把握しておくことが重要なのです

 では、次に、この必要増加率を計算する数式を、もっと会議で有効に活用する方法を紹介したいと思います

これは、値引き時の必要増加率の早見表を事前に作成しておくことです

 例えば、表の一番左上に11%という数字がありますが、これは利益率が100%の時に値引きを10%した場合、売上を11%増やさないと値引き前の利益額を確保できないよ、ということです

この表を作成しておけば、冒頭に紹介したような無駄なやりとりをせずに現実的な値引政策を決定していくことが可能になります

ちなみに、この表を見て気づくことがありませんか?

利益率が高いほど、必要売上増加率は低く済むのです

つまり、戦略の自由度が高いのです

 ですから、なるべく利益率は高く保てるよう、早見表を有効活用して値引きの無駄な乱発はなくしていきましょう!

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条件付き書式の意外な使い方

 読者の皆さんが、条件付き書式の使い方としてすぐに思いつくのは、沢山データが並んだ表から、条件が合うものだけ色を変える機能だと思います

 確かにデータの整理には便利です・・・でも今回紹介するのは、プレゼン時の使い方です

例えば、会議の時、資料の説明をしていたのに「どこを説明してます?」って聞かれたことはないですか?

 そんな時のために条件付き書式を使います 

説明している箇所の色を、リストと条件付き書式を組み合わせることで自動的に変え、明確に”説明個所”を示すのです

 こんな風に説明したら結構、新鮮でないですか?このブログでは条件付き書式の意外な使い方として、他にもグラフとして使う、アイコンを表示するなどを紹介しています!

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アニメーションマクロ3

 世の中、すっかりコロナ一色ですね

この状況は私がいうまでもなく、とにかく耐えるしかないですね

辛抱の時です

 ただ、なにか新しい技術にチャレンジする機会にしたいと考えています

 チャレンジしたいことの1つは”アニメーションマクロ”です

 今回は、準備不足なのでサンプルファイルを共有するだけですが、何か一つでも、皆さんのお力になれることがあれば幸いです

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アニメーションマクロ2

 前回は、アニメーションマクロの事例として、オブジェクト(四角形などの図形)が登場するマクロを紹介しました

 今回は、オブジェクトが移動するマクロをさわりだけですが紹介します

マクロを起動させると、テキストボックスが右側から移動してきます

この仕組みのポイントだけ解説しますね!

ActiveSheet.Shapes(“Txt1”).Left

コードにするとこういう形になります

ちなみにTxt1というのは、テキストボックスにつけた名称です

名称は昨日紹介した、検索と選択で指定できます

オブジェクトに名称をつけたら、下のコードの()の中に入れ、=で結んだ右側に位置を書きます

ActiveSheet.Shapes(“Txt1”).Left=100

この位置を指定するコードを繰り返し処理の中に入れると前述のテキストボックスが移動するマクロになります

次回は、アニメーションマクロを完成したいと思います!

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2つの指標も楽々比較~双方グラフ~

 読者の皆さんの中でも、”売り上げと利益”などの複数の指標を組み合わせたグラフを作成している方も多いかと思います

 この複数の指標をグラフ化する場合、よく見られるのは上のような棒グラフと折れ線グラフを組み合わせたグラフだと思います。

 このグラフだと作成は確かに簡単ですが、見る側は指標にあわせて第一軸と第二軸を追いかけて数値を確認せねばならず、あまり見やすいとは言えません

 比べて、下の双方向グラフだと”グラフの形”が統一されているので、とても見やすくなります 

 この双方向の形だと、とてもシンプルなので、上の方へのプレゼンの際にも説明が行い易いと思います!

ぜひ、以下のテンプレートをご活用ください!

作成の仕方はまだ解説ページを作成していませんが、今度、作成した際に通知を致します!

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エクセルにもテーブルマナーを!~関数不要の集計術~

 ビジネスにデータはつきものです。現在のような巷にデータ溢れている時代であれば、エクセルでデータを扱えて当然だと思われることも多いと思います。

 でも、エクセルが苦手な人には、データ集計を行えといっても苦痛だと思います。

 明日の会議までに資料を作成しろ、と言われても関数一つ知らねーよ!!

という方の為に、奥の手がエクセルにはあります。それがテーブル機能です。

エクセル内の表をテーブルにしておけば、色々と面倒な作業が簡単にできるのです。

 今回は、フィルター機能を使って抽出条件を変えながら、合計と平均を集計する方法を解説します。

 ちなみに、今回使用するデータは”年度別”、”製品別”、”地域別”、”売上金額”のデータですが、地域別の合計金額と平均を計算しましょう!

1.まずは表をテーブルに変換しましょう

 表のどこかにカーソルを置いて”Ctrl+T”を押しましょう

 すると次のようなポップアップが出るので”先頭行をテーブルの見出しとして使用する”にチェックを入れてOKボタンを押しましょう!これで表をテーブルとして使用できます

2.集計行を作成しましょう!

 画面上のデ―ブルデザインタブで”集計行”にチェックを入れましょう!

この集計行にチェックを入れる作業だけで、既に売上金額の合計(382,666,000)が計算されています!

3.フィルターで抽出範囲を変える、集計行を平均に変える

 フィルターで地域の抽出範囲を変えただけで合計金額が変わっているのが分かりますでしょうか?このテーブル機能の集計行は完全にフィルターの集計結果と連動していますので、様々な計算結果を得られます

 では最後に、”平均”を計算して見ましょう!

実は、集計行の▼マークをクリックして”平均”に変えるだけで計算できます

<まとめ>

 エクセルには、日本ではまだあまり知られていない便利機能が沢山あります!エクセルビギナーも、どんどん便利機能を活用して、せっかくのエクセルを有効活用しましょう!

 テーブル機能をマスターしたら、次はピボットテーブルです!テーブル機能からエクセル集計をはじめることで、集計技術の幅がよりいっそう広がっていきます。ぜひテーブル&ピボットテーブルの特集記事も参照してください

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文字列から空白を取り除く_Power Query

文字列に空白が入っていて処理に困ったことってありませんか?

そういったデータに限って、大量にデータ数があったりしますので、手動で処理するのは困難です

Power Queryであれば直観的クリック操作により、一括で処理できるので、とても効率的です

今回、解説に使用するデータは次の画像のデータです

サンプルデータ

上の画像の商品名の列にある文字は最大で3文字しかないように見えます

実は空白文字が入ってるので、LEN関数で長さを測ると10文字あります

データを確認したので、これから本格的な解説を始めます!

目次

1.PQエディターを立ち上げる

2.トリミングを行う(空白を排除)

3.エディタの内容をシートに出力する

<まとめ>

1.PQエディターを立ち上げる

➀データ上にカーソルを置いて、データタブから”テーブルまたは範囲から”をクリックします

➁テーブル作成のポップアップが出たらOKをします

続きを読む 文字列から空白を取り除く_Power Query

列フィルター

エクセルの便利機能の一つにフィルター機能があります

フィルターをかけさえすれば、誰でも手軽に検索が行えます

でも、列方向にフィルターを行うにはどうしたらいいでしょう?

実は、リストとIF文、そして、列を非表示にするVBAのhiddenプロパティを組み合わせて使えば手軽に実現できます

つまり、フィルターの対象でない列を非表示にしていくのです

以下、列フィルターを行うポイントをかいつまんで解説していきます

まず、フィルターをする対象の文字をリストで網羅して表示できるようにします

ちなみにエクセルの画面はR1C1型式にしていおいた方が便利です

次に、列フィルターを行う対象範囲の最終列を取得しておきましょう

 例:LastC = .Cells(7, Columns.Count).End(xlToLeft).Column

最後に、最終列まで繰り返しを行うFor ~ Next文の中に、If文とHiddenプロパティの”組み合わせ文”を入れます。

リストの文字と一致しない場合には、該当する列を非表示にするようにします

 例:If .Cells(7, i).Value <> str Then

     Columns(i).Hidden = True

   End If

たったこれだけで、最終列がはるか遠くまで膨らんだ表でも手軽に検索が行えます

最後に注意点ですが

フィルターを解除する際には、非表示になっている列は最終列として取得できません。ですから、”セルが空欄でない場合には表示する”などのLoop文で解除するなどの工夫を行いましょう!

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魅せるピボットテーブル

 多くの読者の皆さんにとって、ピボットテーブルに期待する主な役割とは、データを集計することだと思います

 実は、ピボットテーブルには日本では、まだこれまで知られていない機能が沢山あり、十分、”魅せる表”も作成できるのです

 ピボットテーブルに付随する”スライサー”機能を使うと、魅せる表を作成するだけでなく、データを”見たい切り口”に集計し直しながら、データを魅せることができます

 

 単に、スライサーを作るだけなら、とても簡単です

 ピボットテーブル上にカーソルを置いた後、挿入タブから”スライサー”を押すだけです

 スライサー自体を利用するだけなら、とても簡単なのですが、スライサー自体も魅せたい場合には、様々なテクニックが必要です

 詳細を知りたい方は、ぜひ専門コーナーの記事を参照してください

知れば知るほど”スライサー”の奥の深さに気づくと思います!

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