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魅せるピボットテーブル術4~転記・編集作業の改善_条件付き書式~

 今回は、ピボットテーブルの表の中に、条件付き書式のアイコンを挿入して、ダッシュボード化しましょう!

 条件付き書式のアイコンとピボットテーブルを組み合わせることで、見た目にメリハリがつき、1目見たときの印象が格段によくなります!

前回でピボットテーブルの表に元データに無い項目を追加する方法を解説致しました

売上金額を百万円単位で表示にし、前期比の表示方法もあわせて解説致しました

条件付き書式

 今回は下の図のように、条件付き書式の信号のアイコンを条件にあわせて表に挿入します

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今回のポイントは3つあります

今回のポイント

A.値の表示順と元データ

値の表示順は以下の画像のように左から

 ⅰ)売上金額(百万円)

 ⅱ)前期比

 ⅲ)信号

となります

但し、信号は前期比を元にして作成します

条件付き書式では「アイコンのみ表示」が指定できますので、上の表では信号のアイコンのみ表示し、前期比の数字は表示していません

B.フィールド名

A.の解説にて、信号は「前期比」から作成すると解説しました

前期比も前回の解説通り、フィールドリスト上は売上金額(百万円)から作成します

ですので、3つの「売上金額(百万円)」フィールドが必要になります

フィールドリスト上に同じフィールドを並べると末尾に番号が振られますので、縦に番号順に並ぶように調整しておくと便利です

順番の調整は、値欄を大きく表示できるようにしておいてからの方がよいでしょう

そうでないと、なかなかうまく順番が変えられません

フィールドの並び順を変える

値欄を大きくする表示については、以下の2つを参考にしておこなってください

a:フィールドセレクションを適切に設定する

フィールドセレクションを上にした方が値欄を大きく使えます

b:エリアを横に拡大する

下の画像の円部分を横に広げてください

ポイントを解説したところで、詳細な解説に入ります

下のサンプルファイルを事前にダウンロードしておいて頂けると幸いです

詳細

1.値欄を再設定

話しを分かり易くするために、一度、値欄は空欄にしてください

その後、フィールドリストに「売上金額(百万円)」を3つ設定しましょう

2.条件付き書式の設定

条件付き書式の基本設定を行いましょう

まずはピボットテーブル表上の「合計/売上金額(百万円)3」の上にカーソルを置き、ホームタブから「条件付き書式」をクリックした後、「新しいルール」をクリックしましょう

GIF12

次にルールの適用対象には、1番上の「選択したセル範囲」でなく、2番目に表示されている「合計/売上金額(百万円)3」を指定しましょう

セル範囲で指定した場合にはピボットテーブルの「更新」処理を行った時に設定が消えてしまいます

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3.ルールを設定する

ここからは機械的にルールを設定していきましょう!

・前期比が5%以上なら青信号

・0%以上なら黄色信号

・それ以外(0%未満)は赤信号

になるようにします

①アイコン種類の選択

各種内容を以下のように設定しましょう

 ⅰ)書式スタイル ⇒ アイコンセット

 ⅱ)アイコンスタイル ⇒ 信号

 ⅲ)アイコンのみ表示 ⇒ チェック

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②信号表示の条件を設定する

デフォルトでは種類のところに”パーセント”が設定されていますが、数値に変更しておきましょう

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各種設定

さて、①②を通じて以下のような形になりましたでしょうか?

<まとめ>

今回は条件付き書式を使用してピボットテーブル表上に、信号のアイコンを設定する処理を行いました

条件付き書式での設定箇所で注意して欲しい点を、もう一度おさらいします

・アイコンのみ表示 ⇒ チェック

チェックを入れることで、セルに数字は表示されずに信号のみが表示されます

・種類(数値or%)⇒数値

デフォルトでは%が入っていますが、数値にすることで信号の色を指定する条件(例:5%)を設定できます

上記の2点を注意して頂ければ、条件付き書式の設定はOKだと思います

次回からはいよいよ総仕上げになります

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意外なエク条件条件付き書式をグラフのように活用する

先日、村田諒太チャンプの防衛戦を見ました。

プレッシャーのかかる初防衛戦を見事なKOで飾りました

前途洋々な村田チャンプですが、去年の世界初挑戦した時の判定はひどいものでした

採点表を見て、いかにおかしい採点だったかを分析しようとしたところ、改めてボクシングの採点が分かりにくいということを感じました

ボクシングの採点は10-9、8-10といった形で数字を振り分けるのですが、この振分けの羅列を見てもなかなかピンと来るものがないので、条件付き書式を使い、以下のような形にしました

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条件付き書式のデータバーを活用し、グラフの様な形でラウンド毎の数字の振分けを、1、-1,2、-2という形でデータ化した上で視覚的に分かるようにしています

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ポイントは値がマイナスの時です

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マイナスの時に色を変えておかないと、+との違いが視覚化できません

上記の仕組みはスパークラインの勝敗と同様のものですが、スパークラインよりカスタマイズが効きます

では、ぜひ、データを視覚化するプロセスを楽しんでください

カーソルの位置を行列双方向でハイライトする

行列双方向で大きな表を扱っていると、今、どこを操作しているのかわからなくなり、迷子になることがあります

昨日、twitterで見つけた記事↓から、この迷子問題に対する大いなる示唆を得ました

https://hamachan.info/win7/Excel/active.html

こちらの記事を元にして、作成したのが下の表です

勤務スケジュール内で、カーソルを置いた行列がハイライトされつつ、勤務者の顔が表示され、ダイナミックに動きます

kinmusukejurue.gif

!今回のポイント

・条件付き書式の使い方

ⅰ)Cell関数とColumn関数、Row関数

Cell関数はセルの情報を返す関数です

このCell関数と列番号と行番号を返すColumn関数と、Row関数を組み合わせて条件付き書式の条件にします

ⅱ)OR条件

ハイライトしたいのは、カーソルを置いた行と列の位置です

こちらを「カーソルを置いた行」もしくは「カーソルを置いた列」

と解釈し直します

ⅰ)ⅱ)を組み合わせて設定した条件付き書式の画面が次の画像です

・イベントプロシージャ―

条件付き書式を設定しただけでは、うまくハイライトされません

カーソルの位置を変えた時に、更新処理が強制的に行われるようにイベントプロシージャ―を入れます

ⅰ)コードを表示

ⅱ)更新処理の組み入れ

下の「Worksheet」⇒「SelectionChange」から更新を行うコードを入力します

Application.ScreenUpdating = True

上のコードを入力することで、カーソルの位置を変更すると強制的に画面更新が行われ、条件付き書式もうまく稼働します

・画像のダイナミック表示

更に、2つの仕掛けを付け加えて”選択したセルにある名前”と対応する画像を表示できるようにします

こちらは、名前機能とカメラ機能を3段階で活用します

セル内の名前⇒別シートにコピー⇒別シートをカメラで参照

1.別シート(計算シート)に選択したセルの内容をコピーする

条件付き書式を強制的に稼働させるために作成したイベントプロシージャ―内に以下のコードを入れます

Worksheets(“計算シート”).Range(“C3”).Value = Target.Value

すると、計算シートにカーソルを置いたセルにある内容がコピーされます

以下は、実際に設定したコードです

複数セルが選択されると、条件付き書式がうまく動かない為、制御を入れています

Private Sub Worksheet_SelectionChange(ByVal Target As Range)
Application.ScreenUpdating = True
If Target.Count > 1 Then
MsgBox “複数のセルは選択できません!”, vbCritical
With Application
.EnableEvents = False
.Undo
.EnableEvents = True
End With
End If

Worksheets(“計算シート”).Range(“C3”).Value = Target.Value

End Sub

2.名前とカメラ機能を組み合わせて画像をダイナミック表示する

①下のような表を作成し、各画像が入ったセルに「人の名前」と同じ名前(名前管理)をつける

キャプチャ0221

こちらの名前を作成する処理は、以下の画面で簡単に設定できます

「選択範囲から作成」をクリックし、下の画像の「チェック」の箇所で設定します(上の表の名前の列が、左端列になるようにします)

②名前の管理画面にて、計算シートに入力された名前を参照する名前(名前管理)を設定する

こちらはINDIRECT関数を使用します!

③カメラ機能で②の名前を参照する(数式バーにて)

カメラ機能が参照しているセルは数式バーに表示されます

数式バーを②で作成した名前を組み入れます

カメラ機能の詳細については以下を参照してください

カメラ機能

INDIRECT関数については以下を参照してください

画像変える技術については、こちらもぜひご参照ください

以上です。ちなみに画像は以下より拝借させていただきました

http://kara1.blog92.fc2.com/blog-category-9.html

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ワッフルチャートを作成しよう 3回目

前回で仕組みは分かったと思います

ワッフルチャートを作成するのにすることは2つだけ

1.数字を均等に、且つ、順番に散りばめること

2.条件付き書式で1で作成した、数字が入ったセルの書式を変えることです

今回はワッフルらしく、且つ、グラフらしくする仕組みを解説します

実はポイントは3つだけです。

1つは同じ数字を全部で4つ作成しておきます。そして、行と列を狭くするのです
4

そうすれば、数字が引き立って見えてきます

そして2つ目、

5

罫線はセルの片側の色を濃くし、セルを立体的にしましょう!

この2つを実践すればワッフルチャートは”らしく”なります

余裕のある方はサンプルで上記の2つのポイントを確認してみてください

では!また次回

 

ワッフルチャートを作成しよう 2回目

今回は以下のような簡単なチャートを作成しましょう

GIF2

仕組みは簡単です。条件付き書式を使うだけです

条件付き書式とは、選択した範囲が条件通り、もしくは条件通りでなければ”書式”を変えるというものです

ですから、条件と書式の両方を指定します

まず、以下のようにホームタブから⇒条件付き書式、そして新しいルールをクリックしましょう

1

次に条件を指定しましょう

上記の例だと黄色の枠の中(E2セル)以下の値の場合は書式を変えるようにしましょう

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そして、書式を選択して、好きな書式を指定しましょう

3

これで終了です

今回は演習用のデータとサンプルもぜひご利用ください

次回がワッフルチャートの演習の最終回となります

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スマホのように魅せるエクセルダッシュボード

数字を見るのは苦痛です・・・

という方は多いと思います。

ましてや会議で虫メガネを使わないと読めないような小さい文字が詰まった資料を見せられるのはとにかく苦痛です

その点、このダッシュボードはスクロールバーで表示内容を表示のボリュームを一定に保ったまま、変えていていけるので便利です!

https://youtu.be/DZ2aHq7VjA0

動画を見て頂くと分かると思いますが、スクロールさせるだけでなく表示内容(販売月)も変えていけます。

全く同じ通りにダッシュボードを作成して仕事で使用したら上司に怒られそうですが、大事なのは”直感的に数字を分かり易く示す”ということです

例えば、右上は表示されていないものも含め、最終的に表示されるのは何行あり、今現在表示されているのはどの辺なのかを”一目”で分かるようになっています

電話でも”用件は3つ”です、と最初に言われると時間を調整しながら会話をしやすくできます

後、重要なのはこれらが全てエクセルの基礎的な技術で完成できることです

たかがエクセル、されどエクセル、エクセルだけでも様々な工夫ができます

そんな工夫が詰まった”エクセルダッシュボード術”を今後も紹介、解説していきます