【ファイルを共有するのにSharePointを利用されている方も多いと思います。今回はSharePointにあるエクセルファイルを、ダウンロード処理なしに直接Power BI Desktopにデータ取得する方法を解説します！】
どこにいても情報にアクセスできるSharePointを利用するメリットはとにかく高いと思います
ただSharePointを使うメリットはそれだけにとどまりません
SharePointにあるファイルは複数ファイルでもPower BI Desktopで一括取得することができます
今回の記事では、SharePointにあるファイルデータのPower BIでの取得方法を「一括取得」「個別取得」にわけて２つ解説します
＊Sharepointのリストを取得する場合はこちら
ポイント
一般的にはデータを取得するファイルを指定するには、クリック処理で該当ファイルを指定します
今回の記事では「コピー＆ペースト」で指定します
「コピー」する場所は取得方法に応じて２つあります
１つ目はSharePointのサイトからコピーします
サイトのページの詳細をクリックすると「アドレスのコピー」が表示されますので、こちらをクリックします
2つ目は取得ファイルの「情報」からコピーします
SharePointサイト内のファイルを一括取得
アドレスのコピー
1つ目の取得方法では、SharePointのサイトの「アドレス」活用します
ポイントで前述したように、まずはサイトのアドレスをコピーします
コピーしたらメモ帳に貼り付けておきます
Power BI Desktopでデータ取得
ここからPower BI Desktopでの解説になります
データを取得では「SharePointフォルダー」を選択します
次に、画面下の「接続」をクリックするとサイトURLを指定する画面が出てきますので、空欄にメモ帳に貼り付けた内容をコピー＆ペーストします
空欄にコピー＆ペーストしたら、画面右下にあるOKボタンをクリックしてください
OKボタンのクリック後に遷移する画面では、サイト内にあるファイルが全て表示されます
この画面では、サイト内にサブフォルダーを作成していても、サイト内のファイルが全て表示されます
次に下のボタンから「データの変換」を選択してクリックします
サブフォルダのフィルタ
「データの変換」をクリックするとPower Querエディタが開きます
上の画像では、Folder Pathという列名が表示されていますが、こちらの列で取得するフォルダを「フィルタ」により指定します
M関数によるデータ成型
取得対象のフォルダのファイルに絞り込んだ後は、カスタム列作成画面を使用してM関数によりデータ成型を行います
使用するM関数は「Excel.Workbook」関数になります
上の画像のようにExcel.Workbook関数で「Content列」を処理する形になります
Excel.Workbook([Content])
すると、下の画像のように取得するファイル分の「Table」ができます
その後、下の画像のようにTableがある列以外の列を削除します
この後、Tableを展開すると「Sheet」と「Table」が混在している状態になっています
こちらを「Table」のみにフィルタします
ここで最後の展開処理を行います
後は必要な列以外を削除します
特定ファイルを取得
パスのコピー
特定ファイルをSharePointから取得する場合には、該当ファイルの情報から前述したようにパスのコピーをします
パスのコピーをしたらメモ帳にコピーしておきます
Power BI Desktopでデータ取得
ここからは1つ目のSharePointからの取得方法と同様です
ただ一つ注意点があります
メモ帳の内容をそのままコピーしても有効に機能しません
URLの拡張子以降の部分は削除してからOKボタンを押します
*もし、うまく行かない場合には取得先を「Web」からにしてやり直してみてください
＜まとめ＞
今回はSharePointからPower BI Desktopにデータを取得する方法を解説しました
取得方法は「一括取得」「個別取得」に分かれますが、いずれも「選択」でなく「コピー」により取得ファイルを指定します
とにかくファイル共有しやすいSharePointはファイル数を大量に扱うのに便利です
ぜひ今回のPower BIとの連携方法は有効活用してみてください
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